Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Вопрос о том, можно ли «заново завести» трудовую книжку, волнует как сотрудников, так и работодателей. Ниже разберёмся, какие правила действуют в 2026 году, в каких случаях можно получить новый экземпляр и какие документы нужны для оформления.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка хранит сведения о:

• дате начала трудовых отношений;
• месте работы и должности;
• причинах увольнения;
• общем стаже работы.

Эти данные нужны при переходе на новую работу, при расчёте пенсии и при проверке работодателем.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и выдачи трудовой книжки:

1. Федеральный закон «О труде» (частично отредактирован в 2025 году);
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 1, утверждённый в 2024 году);
3. Правила оформления дубликата трудовой книжки (Порядок № 2, утверждённый в 2026 году).

Когда можно получить дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• утрата оригинала по вине работника;
• утрата оригинала по вине работодателя;
• повреждение оригинала, при котором он не подлежит использованию.

Для получения дубликата работник должен предоставить:

• заявление (образец прилагается ниже);
• копию приказа о приёме на работу, если он есть;
• справку о стаже работы (свидетельство о трудовом стаже, справка из ФСФР);
• документы, подтверждающие увольнение (приказ об увольнении, справка о выходе из трудовых отношений).

Можно ли «заново завести» трудовую книжку?

Трудовая книжка – это уникальный документ, который нельзя просто так «собрать заново». Однако в некоторых случаях можно получить новую трудовую книжку вместо дубликата:

• если работник потерял оригинал и у него нет дубликата;
• если в оригинале содержатся ошибки, которые невозможно исправить без создания нового документа;
• если работник сменил фамилию и в оригинале нет корректной записи об этом.

В таких случаях работник подаёт заявление о выдаче новой трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новый экземпляр, но при этом в него вносится только информация, подтверждённая документально. Важно помнить, что в новой книжке не будет записей о предыдущих местах работы, если они не подтверждены документами.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Шаги оформления:

1. Подготовка заявления – в заявлении указываются реквизиты работодателя, сведения о работнике, причина запроса.
2. Сбор документов – копии приказов, справки о стаже, справка о выходе из трудовых отношений.
3. Подача в кадровый отдел – заявление и документы подаются в отдел кадров работодателя.
4. Проверка работника – работник подтверждает, что оригинал действительно утрачен.
5. Выдача дубликата – в течение 10 рабочих дней работник получает новый экземпляр.

В случае отсутствия дубликата, но при наличии оригинала, работник может запросить новую трудовую книжку – в этом случае оформление проходит аналогично, но в новой книжке записывается только актуальная информация.

Что делать, если в оригинале есть недействительные записи?

Если в оригинале есть записи, признанные недействительными (например, ошибочная дата увольнения), работник может запросить:

• корректировку в оригинале (если это возможно);
• выдачу дубликата с исправленными данными.

Для этого необходимо предоставить документы, подтверждающие правильные даты и факты.

Сроки и стоимость оформления

Сроки оформления:

• дубликат – до 10 рабочих дней;
• новая трудовая книжка – до 15 рабочих дней.

Стоимость оформления:

• дубликат – 500 ₽;
• новая трудовая книжка – 700 ₽.

Оплата производится в кассе работодателя.

Полезные советы и распространённые ошибки

• Не забывайте про копии документов – всегда храните копии всех заявлений и справок.
• Проверьте правильность данных в заявлении – ошибки могут задержать оформление.
• Если вы сменили фамилию, обязательно уточните это в заявлении.
• Не откладывайте подачу документов – чем раньше, тем быстрее получите дубликат.

Примерная форма заявления об оформлении дубликата трудовой книжки

Ниже приведён шаблон заявления, который можно использовать в 2026 году:

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон]

Заявление

Я, [ФИО работника], работник [должность] в [название организации], прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала.

Дата утраты: [дата]
Причина утраты: [по вине работника/по вине работодателя]

Прилагаю:
Копию приказа о приёме на работу.
Справку о стаже работы.
Справку о выходе из трудовых отношений.
Копию паспорта.

Подпись: ___________

Трудовая книжка – важный документ, и её потеря может создать проблемы. В 2026 году вы можете получить дубликат, если у вас есть оригинал, либо новую трудовую книжку, если дубликат невозможен. Главное – собрать все необходимые документы и подать заявление в срок. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних хлопот восстановить свой трудовой стаж.