Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки, но бумажные экземпляры до сих пор актуальны для тех, кто уже имел их до 2020 года или выбрал сохранение бумажного варианта. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остались неизменными в основных положениях, но появились важные нюансы, связанные с электронным документооборотом. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнить трудовую книжку при приёме на работу — как для новичков, так и для сотрудников, устраивающихся по совместительству или впервые.
Основные принципы заполнения трудовой книжки
Все записи в трудовой книжке должны вноситься в строгом соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от № 69 (в редакции от ). Ключевые требования:
- Записи ведутся только на русском языке.
- Используются арабские цифры для дат: число и месяц — двузначные, год — четырёхзначный (например: ).
- Записи выполняются чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (не красными, не карандашом).
- Использование исправлений, зачёркиваний и корректирующих средств запрещено. При ошибке вносится новая запись с указанием причины и даты.
- Записи должны быть понятными, полными и точными.
Кто должен получать трудовую книжку при приёме на работу в 2026 году?
В 2026 году действует следующее правило:
- Сотрудники, впервые устраивающиеся на работу — получают только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная книжка им не выдаётся и не оформляется.
- Сотрудники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, продолжают её использовать. Работодатель вносит в неё записи о приёме, увольнении, переводе и т.д.
- Сотрудники, выбравшие сохранение бумажной трудовой книжки — после подачи заявления в Пенсионный фонд РФ (до ) продолжают использовать бумажный вариант.
Важно! Работодатель обязан запросить у нового сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная), если сотрудник ранее не имел трудовой книжки. Если заявление не подано — автоматически открывается электронная трудовая книжка.
Как заполнить трудовую книжку при приёме на работу: пошаговая инструкция
Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Ниже — пошаговая инструкция.
Шаг 1: Проверьте наличие трудовой книжки
- Если сотрудник впервые устраивается на работу, оформите электронную трудовую книжку через личный кабинет ПФР или через работодателя.
- Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку — проверьте её на наличие пустых страниц, целостность печатей, отсутствие повреждений и несанкционированных записей.
Шаг 2: Заполнение ьного листа
ьный лист заполняется только при первом трудоустройстве (если книжка новая) или при замене утерянной/повреждённой.
В графах ьного листа указываются:
- Графа 1, Фамилия, имя, отчество: полностью, как в паспорте.
- Графа 2 — Дата рождения: в формате ДД.ММ.ГГГГ (например: ).
- Графа 3 — Образование: указывается по документу (например: «Среднее профессиональное», «Высшее»).
- Графа 4, Специальность: по диплому или документу об образовании.
Важно! Графы 1–4 заполняются рукописно или с помощью штампа. Штамп должен содержать полные данные, соответствующие паспорту и документам. Не допускается использование печатей с сокращениями, если они не соответствуют официальным данным.
Шаг 3: Внесение записи о приёме на работу
Запись о приёме вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:
- Графа 1 — Номер записи: проставляется порядковый номер (например, 1, 2, 3…). Первая запись — «1».
- Графа 2 — Дата приёма на работу: указывается дата, когда сотрудник приступил к работе. Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Пример: .
- Графа 3 — Наименование организации: указывается полное наименование юридического лица в соответствии с уставом, а затем в скобках — сокращённое. Пример:
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис» (ООО «Альфа-Сервис») - Графа 4 — Основание приёма: указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приёме на работу. Пример:
Приказ № 15 от
Пример записи в трудовой книжке:
1.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис» (ООО «Альфа-Сервис»)
Приказ № 15 от
Особенности приёма на работу по совместительству
Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию сотрудника. Если сотрудник не просит внести такую запись — её не вносят.
Если сотрудник просит внести запись о внешнем совместительстве:
- Запись оформляется по тем же правилам, что и при основной работе.
- В графе 3 указывается наименование организации, где сотрудник работает по совместительству.
- В графе 4 — основание: приказ о приёме на работу по совместительству.
Важно! Запись о внутреннем совместительстве (работа по дополнительной должности в той же организации) не вносится в трудовую книжку — достаточно приказа о совмещении.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
Если сотрудник пришёл на работу без трудовой книжки или она повреждена:
- Сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель запрашивает сведения о трудовом стаже в ПФР.
- На основании данных ПФР оформляется дубликат трудовой книжки.
- Все ранее сделанные записи копируются в дубликат с указанием: «Дубликат» и даты выдачи.
Электронная трудовая книжка: как оформить в 2026 году
Для сотрудников, впервые устраивающихся на работу в 2026 году, бумажная трудовая книжка не оформляется. Вместо неё создаётся электронная трудовая книжка (ЭТК).
Алгоритм действий работодателя:
- Получить от сотрудника заявление о выборе ЭТК (если сотрудник ранее не имел бумажной книжки — заявление подаётся автоматически при трудоустройстве).
- Внести сведения о сотруднике в систему «Электронная трудовая книжка» через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
- Сообщить сотруднику его идентификатор ЭТК (номер СНИЛС).
- Все последующие записи (приём, увольнение, перевод) будут автоматически передаваться в ПФР.
Совет: Работник может проверить свою ЭТК через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
Частые ошибки при заполнении и как их избежать
- Ошибка: Неправильный формат даты (например, или ).
Исправление: Только ДД.ММ.ГГГГ — . - Ошибка: Указание только сокращённого наименования организации.
Исправление: Обязательно полное наименование + сокращённое в скобках. - Ошибка: Внесение записи о временном переводе.
Исправление: Запись вносится только при постоянном переводе на другую должность или в другое подразделение. - Ошибка: Использование корректора или зачёркиваний.
Исправление: Если ошибка допущена — вносится новая запись с пометкой: «Запись № X признана недействительной» и указывается причина.
Ответственность работодателя
Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт за собой:
- Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц).
- Риск признания записи недействительной, это может повлиять на начисление пенсии сотрудника.
- Судебные споры при увольнении, если стаж не подтверждён.
Рекомендация: Всегда сохраняйте копии приказов о приёме, увольнении и переводе — они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку.
Правильное заполнение трудовой книжки, это не просто формальность, а важный элемент обеспечения прав работника на пенсионные и социальные гарантии. В 2026 году переход на электронные трудовые книжки продолжается, но бумажные экземпляры остаются актуальными для тех, кто их уже имеет. Главное — соблюдать требования закона, использовать только официальные формулировки, не допускать ошибок и всегда действовать в интересах сотрудника.
Помните: Каждая запись в трудовой книжке — это часть истории жизни человека. Отнеситесь к ней с ответственностью.
Для удобства рекомендуем скачать актуальный образец заполнения трудовой книжки с сайта КонсультантПлюс или использовать шаблоны в системе «Главбух».
Если вы — работодатель — не уверены в правильности заполнения, обратитесь к кадровому специалисту или юристу. Лучше перепроверить один раз, чем исправлять ошибки потом — это дороже и опаснее.