Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное заполнение каждой строки важно как для работника, так и для работодателя. Ниже описаны все необходимые шаги, которые помогут правильно оформить запись в трудовой книжке.

Подготовка к заполнению

Перед тем как приступить к заполнению, убедитесь, что у вас есть:

• Трудовая книжка (бумажная или электронная версия).
• Копия трудового договора.
• Сведения о месте работы (наименование организации, её код, адрес).
• Дата начала работы и, при необходимости, дата окончания.

Электронные и бумажные формы

С 2021 года в России допускается использовать только электронные трудовые книжки, однако в некоторых случаях (например, при переходе в другую организацию) может потребоваться заполнить бумажный вкладыш. Оба варианта оформляются одинаково – различается лишь способ внесения данных.

Структура строки в трудовой книжке

Каждая строка обычно состоит из следующих блоков:

1. Наименование организации (где сотрудник работает).
2. Код и номер организации (по ОКПО/ИНН).
3. Дата начала работы (день, месяц, год).
4. Должность/подразделение (полное наименование).
5. Трудовой режим (полный/частичный рабочий день, график).
6. Ставка (оклад, тарифная ставка, процент от продаж и т.д.).
7. Дата окончания работы (если сотрудник ушёл).

Пример оформления строки

Организация: ООО «Пример» (ИНН 1234567890) 

Дата начала: 

Должность: Инженер-конструктор 

Трудовой режим: Полный (40 часов/неделя) 


Оклад: 45 000 руб. 

Дата окончания: — (не указана)

Пошаговый процесс заполнения

Указание организации

В первой колонке введите полное наименование организации, в которой сотрудник будет (или находится) на работе. При необходимости добавьте код ОКПО или ИНН в скобках.

Указание даты начала

Запишите точную дату, когда сотрудник начал работать в организации. Формат – ДД.ММ.ГГГГ.

Указание должности

Введите полное наименование должности, соответствующее трудовому договору. Не сокращайте, если в договоре указано иначе.

Указание трудового режима

Укажите, полный это рабочий день или частичный, а также график (например, «сменный», «дневной», «ночной»).

Указание ставки

Впишите размер оклада или ставки, а также дополнительные надбавки, если они предусмотрены договором.

Указание даты окончания (при необходимости)

Если сотрудник уже ушёл, укажите дату увольнения. Если он продолжает работать, оставьте эту ячейку пустой.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка в дате. Проверяйте, чтобы даты были в правильном формате (ДД.ММ.ГГГГ).
• Сокращения названий. В полях «Организация» и «Должность» используйте полные наименования.
• Недостаток сведений. При заполнении вкладыша указывайте все обязательные реквизиты, иначе запись может быть признана недействительной.
• Неправильный порядок. Следуйте установленному порядку: организация → дата начала → должность → режим → ставка → дата окончания.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заполнять трудовую книжку от руки?

Да, в бумажных формах допускается ручное заполнение, однако рекомендуется использовать чернила, чтобы записи не стирались.

Что делать, если в книжке уже нет свободных строк?

В таком случае оформляют вкладыш – отдельный документ, который прикрепляют к основной книжке. В нём заполняются те же поля, что и в обычной записи.

Как оформить электронную запись?

Электронные трудовые книжки заполняются в системе «Электронный кадровый портал»>. При добавлении новой строки система автоматически подсказывает нужные поля и проверяет корректность дат.

Заполнение строки в трудовой книжке – это ответственный процесс, требующий точности и соблюдения установленного порядка. Правильно оформленная запись гарантирует:

• Прозрачность трудовой деятельности.
• Легальность отношений между работником и работодателем.
• Удобство при оформлении документов на увольнение, переводе или переходе в новую организацию.

Следуя описанным выше шагам, вы сможете без проблем оформить любую новую запись в трудовой книжке.