Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника: приём на работу, переводы, повышения, отпуска, увольнения и др. Правильное заполнение книжки важно как для работодателя, так и для работника, поскольку из неё берутся сведения при расчёте стажа, пособий, пенсии и иных выплатах.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых отвечает за определённую категорию сведений. Ниже представлен типовой шаблон, который используется при оформлении новой записи.
Шапка (верхняя часть)
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Пол
- Гражданство
- Адрес регистрации
- Табельный номер
- Дата приёма на работу
- Должность
- Подразделение (отдел)
- Разряд (оклад/ставка)
История трудовой деятельности
Здесь фиксируются все места работы, даты начала и окончания, а также причины увольнения. Каждый новый рабочий место вводится в отдельной строке.
Сведения о воинском учёте (если применимо)
Для граждан, подпадающих под обязательную воинскую службу, в книжке вносятся данные о призыве, отсрочке и т.д.
Сведения о профсоюзном участии
Если сотрудник состоит в профсоюзе, указываются даты вступления и выхода, а также членские взносы.
Сведения о премировании и надбавках
Здесь фиксируются данные о премиях, надбавках, надёжных надбавках и иных дополнительных выплатах.
Сведения о отпуске и отпускных
Указываются даты предоставления оплачиваемого отпуска, количество дней отпуска и размер отпускных выплат.
Сведения об образовании и квалификации
В этом разделе вносятся сведения о месте получения образования, степени, специальности и профильных курсах.
Подписи сторон
В конце каждой записи ставятся подписи работника и работодателя (или уполномоченного лица);
Пример заполнения отдельной страницы
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Пол: Мужской
Гражданство: РФ
Адрес регистрации: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Табельный номер: 0012345
Дата приёма на работу:
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
Разряд: 45 000 руб.
Место работы №1: Организация: ЗАО «Бухгалтерия-Инвест»
Дата начала:
Дата окончания:
Причина увольнения: Сокращение штата
Место работы №2: Организация: ОАО «ТехноСервис»
Дата начала:
Дата окончания: по настоящее время
Должность: Ведущий бухгалтер
Разряд: 60 000 руб.
Воинский учёт: Не подлежит учёту (отсрочка по состоянию здоровья)
Профсоюз: Член профсоюза с
Образование: Высшее, экономика, МГИМО, 2008 г.
Премии и надбавки:
- Премия за 2023 г. – 15 000 руб.
- Нормативная надбавка – 5 000 руб.
Размер отпускных: 30 000 руб.
Подпись работника: ______________________ Дата:
Подпись руководителя: ______________________ Дата:
Как оформить копию трудовой книжки
Если сотрудник просит копию своей трудовой книжки, работодатель обязан выдать её в течение 30 календарных дней с момента подачи заявления. Копию следует заверить подписью и печатью организации, а также указать дату выдачи.
Пошаговая инструкция
- Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче копии.
- Работодатель проверяет наличие всех нужных страниц в оригинале.
- Копию оформляют на отдельном листе, копируя все записи без изменений.
- В конце копии ставятся подпись и печать работодателя.
- Копию передают сотруднику, получая его подпись о получении.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить данные в уже заполненной книжке? – Да, но только с согласия работника и с указанием даты изменения и подписи обеих сторон.
- Что делать, если в книжке пропущена страница? – В таком случае в конце документа вставляют дополнительный лист, который также подписывается и печатается.
- Сколько страниц должно быть в книжке? – По нормативам – минимум 12 страниц, однако в практике часто используют более объёмные варианты.
- Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде? – С 2022 года допускается электронный трудовой договор, однако оригинальная бумажная запись всё равно должна быть сохранена.
Точное и аккуратное заполнение трудовой книжки – гарантия того, что все трудовые отношения будут зафиксированы правильно. Это особенно важно при переходе в новый коллектив, при расчёте пенсии или при оформлении документов на увольнение. Приведённый выше образец заполненной трудовой книжки может служить шаблоном для практического использования, а также поможет избежать ошибок и недоразумений в будущем.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или заполнению отдельных разделов, рекомендуем обратиться в отдел кадров или к юридическому консультанту организации.