Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат остается актуальным и требует строгого соблюдения нормативных актов. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила ведения‚ учета и хранения трудовых книжек‚ а также порядок обеспечения ими работодателей.

Нормативная база

С 1 сентября 2021 года действуют новые правила‚ утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Этот документ объединил в себе форму трудовой книжки‚ а также порядок ее ведения и хранения. Он пришел на смену устаревшим постановлениям Правительства РФ № 225 и № 69‚ упразднив многие избыточные требования и упростив кадровый документооборот.

Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек

Работодатель обязан иметь в наличии достаточный запас чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним‚ чтобы своевременно выдавать их сотрудникам. Этот процесс строго регламентирован:

• Приобретение бланков: Работодатель имеет право закупать бланки только у официальных изготовителей или распространителей. Самостоятельно печатать или приобретать бланки с рук категорически запрещено.
• Учет бланков: Для контроля за движением бланков работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них‚ а также Книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• Бумажный формат учетных книг: Важно помнить‚ что вести книги учета бланков и движения трудовых книжек нужно исключительно на бумажном носителе. Электронный формат для этих книг не допускается. Книги должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
• Финансирование: Расходы на приобретение бланков несет сам работодатель. При выдаче трудовой книжки или вкладыша впервые работодатель вправе удержать с работника стоимость бланка (кроме случаев порчи бланка не по вине сотрудника).

Правила ведения трудовых книжек

Ведение трудовой книжки — это обязанность работодателя по основному месту работы. Процесс заполнения должен соответствовать следующим ключевым правилам:

Оформление новых сотрудников

1. Если сотрудник устраивается на работу впервые‚ работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента начала работы.
2. Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка‚ работодатель просто вносит в нее запись о приеме на работу.
3. Если сотрудник перешел на ЭТК и отказался от бумажной‚ работодатель более не ведет ее (даже если она осталась на хранении).

Общие требования к заполнению

• Записи производятся на государственном языке РФ (русском).
• Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными (например‚ ).
• Записи должны вноситься перьевой‚ капиллярной или гелевой ручкой световодостойкими чернилами. Допускаются чернила черного‚ синего или фиолетового цвета.
• Сокращения слов не допускаются (например‚ нельзя писать «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение»‚ «перев.» вместо «переведен»). Это одно из важнейших требований‚ за которым следит инспекция труда.

Сведения о работе

В раздел «Сведения о работе» вносятся данные о:

• Приеме на работу с указанием должности‚ профессии‚ специальности и квалификации.
• Переводе на другую постоянную работу.
• Увольнении с указанием причин и со ссылкой на статью ТК РФ.
• Присвоении новых квалификационных разрядов‚ классов‚ категорий.

Сведения о награждениях

В этот раздел вносятся данные о государственных наградах‚ почетных званиях‚ а также о поощрениях за трудовые заслуги‚ предусмотренных законодательством или уставом организации. Записи о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся (за исключением увольнения в качестве взыскания).

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки и их дубликаты‚ не полученные работниками при увольнении‚ хранятся у работодателя.

Сроки хранения

• Невостребованные книжки: Хранятся в течение 50 лет (согласно актуальным правилам архивного хранения).
• Книги учета: Хранятся также длительное время (50 лет)‚ так как содержат персональные данные и подтверждают стаж.

Порядок хранения

Трудовые книжки должны храниться в сейфах‚ металлических шкафах или специальных помещениях‚ исключающих доступ посторонних лиц и обеспечивающих сохранность документов от порчи (влаги‚ огня).

Выдача трудовой книжки

При увольнении работника работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если работник отсутствует или отказывается забирать документ‚ работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения‚ учета‚ хранения и обеспечения бланками трудовых книжек влечет за собой серьезные последствия:

• Административная ответственность: Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Для должностных лиц и ИП штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей‚ для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.
• Материальная ответственность: В случае задержки выдачи трудовой книжки при увольнении‚ работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки.
• Уголовная ответственность: В случае умышленного уничтожения‚ повреждения или сокрытия трудовой книжки‚ совершенного из корыстной или иной личной заинтересованности‚ виновные лица могут быть привлечены к уголовной ответственности по ст. 325 УК РФ.

Ведение трудовых книжек требует от кадровых специалистов и руководителей предельной внимательности. Приказ Минтруда № 320н значительно упростил жизнь работодателям‚ исключив ряд избыточных требований‚ однако базовые принципы сохранности‚ строгого учета на бумажных носителях и точности записей остаются неизменными. Регулярный аудит наличия бланков и правильности заполнения книг учета поможет избежать штрафов и судебных разбирательств с сотрудниками.