Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Записи в ней, особенно о заключении трудового договора, должны быть составлены безупречно, так как от их корректности зависит признание стажа, назначение пенсии и решение многих кадровых вопросов. В этой статье рассмотрим, как правильно оформить ключевые записи, приведем актуальные образцы и разберем частые ошибки.
Правовая основа и общие правила заполнения
Все записи вносятся на основании реальных кадровых документов: приказов о приеме, увольнении, переводе (форма Т-5 или локальный приказ). Основные требования:
- Ясность и однозначность. Формулировки должны исключать двусмысленность.
- Полнота информации. Указываются дата, должность, структурное подразделение, основание (номер и дата приказа).
- Подлинность. Запись делается ручью (синим или черным чернилами) без исправлений, помарок и сокращений, кроме общепринятых.
- Ответственность. Запись завершается подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника) и скрепляется печатью организации.
Запись о приеме на работу (заключении трудового договора)
Это самая первая запись при трудоустройстве. Она фиксирует начало трудовых отношений.
Образец записи (на постоянную работу):
«Принят(а) на работу [ДД.ММ.ГГГГ]
[Должность, например: инженер отдела разработки]
[Подразделение, например: ОРД]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]».
Подпись: _________________ / [Фамилия И.О.] /
Печать организации
Образец записи (на неполное время / 0,5 ставки):
«Принят(а) на работу [ДД.ММ.ГГГГ]
[Должность, например: бухгалтер]
[Подразделение, например: бухгалтерия]
на 0,5 ставки (неполное рабочее время)
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]».
Образец записи (по срочному трудовому договору):
«Принят(а) на работу [ДД.ММ.ГГГГ]
[Должность, например: менеджер по продажам]
[Подразделение, например: отдел продаж]
по срочному трудовому договору на срок до [ДД.ММ.ГГГГ]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]».
Важно! В графе «Сведения о работе» (раздел III) также указывается дата и номер приказа о приеме. Если работник переходит из другой организации, запись о предыдущем работодателе переносится в раздел «Сведения о предыдущей работе» (раздел IV).
Запись об увольнении
Запись об увольнении делается на основании приказа об увольнении (форма Т-5 или приказ) и заявления работника (если увольнение по инициативе работника). Указывается точная формулировка основания из Трудового кодекса РФ.
Образец записи (увольнение по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ):
«Уволен(а) по собственному желанию [ДД.ММ.ГГГГ]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]».
Образец записи (увольнение по соглашению сторон, ст. 78 ТК РФ):
«Уволен(а) по соглашению сторон [ДД.ММ.ГГГГ]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]».
Образец записи (увольнение в связи с истечением срока договора, ст. 79 ТК РФ):
«Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора [ДД.ММ.ГГГГ]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]».
Запись о переводе в другое подразделение или на другую должность
Перевод оформляется приказом и влечет за собой внесение новой записи в трудовую книжку. Старая запись не зачеркивается.
«Переведен(а) [ДД.ММ.ГГГГ]
на должность [новая должность]
в [новое подразделение]
На основании приказа № [номер] от [ДД.ММ;ГГГГ]».
Особенности заполнения при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для большинства работодателей. Запись в электронную книжку идентична записи в бумажную по содержанию, но имеет дополнительные реквизиты:
- Вместо подписи и печати указывается электронная подпись (ЭП) уполномоченного лица.
- В графе «Основание» обязательно указывается номер и дата электронного приказа.
- Дата внесения записи в ЭТК фиксируется системой автоматически.
Важно: При переходе с бумажной на электронную книжку все имеющиеся записи переносятся в ЭТК в соответствии с Порядком ведения ЭТК. Новая запись о приеме на работу в ЭТК не делается, если трудовые отношения продолжаются. Запись делается только при первом приеме у работодателя, ведущего ЭТК.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неполная дата. Указывается только день и месяц без года. Решение: Всегда писать полную дату (ДД.ММ.ГГГГ).
- Нет ссылки на приказ. Запись без номера и даты приказа не имеет юридической силы. Решение: Обязательно указывать «На основании приказа № … от …».
- Неправильная формулировка увольнения. Например, «Уволен по сокращению штата» вместо «Уволен в связи с ликвидацией организации или сокращением численности (штата) работников (п. 1 или 2 ст. 81 ТК РФ)». Решение: Использовать точную формулировку из текста приказа и ТК РФ.
- Исправления и помарки. Зачеркивание, подчистки, использование корректора. Решение: При ошибке запись полностью вычеркивается (одной вертикальной чертой, сохраняя читаемость) и делается новая. Ошибка и исправление заверяются подписью и печатью.
- Отсутствие подписи и печати. Без них запись недействительна. Решение: Проверять наличие подписи ответственного лица (часто начальник ОК) и печати организации.
Правильное оформление записей в трудовой книжке — это защита прав и интересов как работника, так и работодателя. Каждая запись должна быть точной, полной и подтверждена соответствующим кадровым документом (приказом). При переходе на электронный формат соблюдаются те же принципы, но с использованием электронной подписи. В случае сомнений всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда).
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.