Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В Республике Беларусь, как и в России, ведётся как в бумажном, так и (с недавнего времени) в электронном виде. Эта статья подробно разберет, как и где можно заказать (приобрести или оформить) трудовую книжку в РБ, какие существуют форматы, и на что обратить особое внимание.

Текущая ситуация: бумажная vs. электронная трудовая книжка в РБ

Важно понимать ключевое отличие от российской системы:

• В Республике Беларусь основным и практически единственным форматом остаётся бумажная трудовая книжка установленного образца. Полноценная nationwide-система электронных трудовых книжек (аналог ЭТК в РФ) на федеральном уровне ещё не внедрена. Некоторые крупные компании могут вести внутренние электронные кадровые базы, но они не имеют статуса официального документа по Трудовому кодексу РБ.
• В Российской Федерации с 2021 года активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в базе Социального фонда России (СФР). Записи вносятся в режиме реального времени, а работник может получить выписку через портал Госуслуг в форматах PDF или XML. Этот опыт важен для понимания будущих тенденций, но в РБ действует иная нормативная база.

Как и где заказать (приобрести) бланк бумажной трудовой книжки в РБ

Бланк трудовой книжки, это специальный защищённый документ, который изготавливает Государственное производственное объединение «Белгосзнак» (аналог российского Гознака). Приобрести его можно только у официальных распространителей.

Официальные каналы приобретения

• Через официальных дилеров и распространителей. «Белгосзнак» заключает договоры с фирмами, которые имеют право продавать бланки. Список актуальных дилеров нужно уточнять на сайте «Белгосзнака» или по их контактному телефону.
• В специализированных канцелярских магазинах и киосках печати, которые имеют соответствующие лицензии и договоры. Очень важно: Покупка бланка у неофициального продавца может привести к проблемам, так как документ может быть неоригинальным или с дефектами, что чревато отказом в приёме на работу или проблемами при ведении учёта.
• Через службы доставки защищённой полиграфической продукции. Некоторые дистрибьюторы предлагают услугу курьерской доставки бланков.

Что нужно для заказа?

Для приобретения бланка, как правило, требуется:

1. Наличие реквизитов организации (для юридических лиц и ИП). Частное лицо, желающее оформить книжку на себя (например, для учёта неофициального стажа), может столкнуться с ограничениями. Обычно бланки продаются организациям.
2. Оформление заявки/договора с продавцом.
3. Оплата по счёту или наличными (в зависимости от условий продавца).

Цены зависят от количества заказываемых бланков, вида (обычная или с enhanced защитой) и дилера. На 2026 год стоимость одного бланка составляет примерно от 5 до 10 белорусских рублей и выше.

Кто и как заполняет?

После приобретения чистого бланка его заполняет работодатель (отдел кадров) на основании предоставленных работником документов (паспорт, диплом, военный билет и т.д.). Заполнение строго регламентировано Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек в РБ.

Если у работника уже есть старая книжка, то при переходе на новую работу он должен предъявить её новому работодателю. Работодатель обязано сделать в новой книжке запись о прежней работе на основании представленной старой книжки или иных документов.

«Заказать» в смысле «получить выписку/копию» своей трудовой деятельности

Если вам нужна не новая книжка, а копия или выписка из уже существующей (например, для подачи в пенсионный фонд или при смене работы), то порядок действий следующий:

• Обращение к последнему или текущему работодателю. Это основной и самый быстрый способ. На основании вашего заявления отдел кадров выдаст заверенную копию или выписку.
• Обращение в архив организации, где вы работали ранее, если текущий работодатель не имеет архивных данных.
• В будущем (потенциально): Если в РБ будет создана единая государственная база данных о трудовой деятельности (аналог СФР в РФ), то, вероятно, появится возможность получить официальную выписку через единый портал госуслуг РБ или через МФЦ. На данный момент такой возможности на федеральном уровне нет.

Сравнительная таблица: Трудовая книжка в РБ vs. РФ (на примере ЭТК)

Пошаговая инструкция: что делать, если трудовой книжки нет?

Ситуация: вам требуют трудовую книжку, а её физически нет (утеряна, никогда не было).

1. Определите последнего работодателя. Обратитесь в отдел кадров той организации, где вы работали последней.
2. Подайте письменное заявление. На имя руководителя с просьбой выдать дубликат трудовой книжки (если она была утеряна) или оформить новую (если её никогда не было).
3. Работодатель обязан оформить дубликат на основании вашего заявления, приложив к нему документы (паспорт, возможно, справки о стаже). Стоимость дубликата (бланк + работа) устанавливается локальным нормативным актом организации (чаще всего это платная услуга).
4. Если организация ликвидирована, обращайтесь в архивное управление по месту её нахождения или в государственный орган, осуществляющий надзор за трудом (в РБ — местные комитеты по труду и социальной защите).

Критические ошибки и важные предупреждения

• Не покупайте бланки «с рук» или в сомнительных местах. Риск получить подделку или неактуальный образец очень высок. Убедитесь в наличии у продавца договора с «Белгосзнаком».
• Не заполняйте трудовую книжку самостоятельно. Все записи вносятся только уполномоченным лицом работодателя (кассиром, специалистом отдела кадров) с подписью и печатью организации. Самостоятельные записи не имеют юридической силы.
• Не теряйте трудовую книжку. Это ваш главный документ по учёту стажа. Храните её в надёжном месте. При утере немедленно оформляйте дубликат.
• Проверяйте записи. При приёме на работу всегда сверяйте данные в новой книжке со старой (если она есть) и с вашими документами. Ошибки в ФИО, датах или наименованиях организаций нужно сразу исправлять через работодателя.

В Республике Беларусь процесс «заказа» трудовой книжки в 2026 году сводится в основном к приобретению защищённого бланка у официального дилера «Белгосзнака» и последующему его заполнению работодателем. Полноценная система электронных трудовых книжек, аналогичная российской, пока не функционирует. Поэтому ключевые шаги — это:

1. Найти лицензированного продавца бланков.
2. Приобрести необходимый бланк (или несколько для организации).
3. Передать бланк в отдел кадров для корректного заполнения на основании предоставленных вами документов.

Для получения копий или выписок из уже существующей книжки обращайтесь напрямую к работодателю или в архив. Следите за изменениями в законодательстве РБ — внедрение элементов электронного документооборота в кадровую сферу возможно в будущем.