Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С помощью нее можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. В условиях постепенного перехода на электронный формат ведения кадрового учета, вопрос о том, на кого возлагается обязанность по приобретению и оформлению трудовых книжек, остается актуальным для многих работодателей и сотрудников.
Законодательная база: кто обязан покупать бланк?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Из этого правила прямо вытекает обязанность по обеспечению сотрудников бланками этого документа.
Трудовое законодательство четко регламентирует: обязанность по приобретению и выдаче работникам трудовых книжек и вкладышей в них полностью возлагается на нанимателя. Это означает, что работодатель должен закупать чистые бланки за счет собственных средств предприятия. Стоимость бланка относительно невелика (в пределах 200 рублей), однако эта статья расходов является исключительно заботой компании, а не сотрудника.
Категорический запрет на бланки от сотрудников
Часто кадровые специалисты сталкиваются с ситуацией, когда новый сотрудник приносит чистый бланк трудовой книжки, купленный им самостоятельно. Оформлять трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники, категорически запрещено!
Бланки организация должна закупать только у официальных распространителей (обычно это типографии Гознака или лицензированные посредники). Это связано с защитой от подделок и строгой отчетностью каждого выданного документа. Если работник принес свой бланк, работодатель не может гарантировать его подлинность, поэтому использовать такой бланк недопустимо.
Оформление на работу впервые
Если человек устраивается на работу впервые, у него физически отсутствует трудовая книжка. В этом случае работодатель также обязан оформить этот документ. Для инициирования процедуры работник должен написать письменное заявление о выдаче трудовой книжки. На основании этого заявления кадровая служба или бухгалтерия использует заранее закупленный чистый бланк и вносит в него первую запись о приеме на работу.
Переход на электронный формат (ЭТК)
С 2021 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Специалисты по кадрам теперь обязаны вести электронный учет стажа, однако бумажная версия не отменена полностью и продолжает существовать параллельно.
Особенности ведения в переходный период
- Сохранение бумажного формата: В случае если работник не подал работодателю ни одного из заявлений (ни о переходе на ЭТК, ни о сохранении бумажной книжки), работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку наравне с электронной.
- Завершение перехода: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что весь трудовой стаж граждан теперь будет в обязательном порядке учитываться в электронном виде.
- Утеря или порча: Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан выдать дубликат, также используя бланки, приобретенные за счет организации.
Международный опыт: Украина и Узбекистан
Процесс цифровизации трудового стажа идет и в других странах СНГ, что также важно учитывать при приеме на работу иностранных граждан.
Полный переход на ЭТК в Украине
В Украине электронные трудовые книжки действуют с 10 июня 2021 года. Бумажный формат на территории страны фактически утратил свою актуальность. До 10 июня 2026 года все украинские бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. Работодатели и работники обязаны перевести данные в электронную форму.
Прием граждан Узбекистана
При приеме на работу в организацию гражданина Республики Узбекистан может возникнуть ситуация, когда бумажной трудовой книжки у иностранного сотрудника нет. В таком случае работодатель также обязан подтвердить его стаж (при наличии электронной трудовой книжки или выписок из соответствующих реестров страны прибытия) и, при необходимости, оформить документ по правилам РФ.
Финансовые аспекты и учет бланков
Хотя трудовое законодательство не содержит прямых положений о том, что работодатель обязан обеспечивать сотрудников бланками бесплатно для самого предприятия, на практике это именно так. Работодатель закупает бланки оптом, а затем может:
- Выдавать их сотрудникам безвозмездно (чаще всего так и происходит, так как стоимость невелика).
- Удерживать стоимость бланка из заработной платы работника только с его письменного согласия. Самостоятельно вычитать стоимость бланка из зарплаты без заявления сотрудника незаконно.
Все бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат строгой бухгалтерской отчетности. Учет ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.