Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ряде ситуаций (при оформлении новой работы, получении кредита, загранпаспорта, оформлении визы и т.д.) требуется не самая книжка, а её заверенная копия, выданная работодателем. Ниже подробно описан порядок получения такого документа, правовые основания, требования госорганов и банков, а также приведён образец заявления и пошаговая инструкция.

Нормативная база

• Статья 62 ТК РФ – право работника запросить у работодателя копию трудовой книжки (или выписку из неё) в письменной форме.
• Статья 84.1 ТК РФ – гарантия выдачи копии трудовой книжки при увольнении.
• Статья 89 ТК РФ – право на получение справок и документов, подтверждающих трудовую деятельность.
• ФЗ‑№ 125 «О трудовой книжке» (с изменениями на 2025 г.) – регламентирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.

С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять электронные трудовые книжки, однако бумажный вариант остаётся действительным и часто требуется для заверения;

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

• Устройство на новую работу (особенно в госструктуры и крупные компании).
• Получение банковского кредита или ипотеки.
• Оформление загранпаспорта, визы, вида на жительство.
• Подтверждение стажа при назначении пенсии или пособий.
• Участие в судебных спорах о трудовом праве;
• Предоставление в нотариальную контору для заверения сделок.

Требования к заверенной копии

Для того чтобы копия имела юридическую силу, она должна соответствовать следующим условиям:

1. Копия должна быть сделана с оригинала трудовой книжки (или с её заверенной выписки).
2. На каждой странице копии ставится печать организации (круглую печать с наименованием работодателя).
3. Подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) с расшифровкой ФИО и должности.
4. Внизу копии делается надпись: «Копия верна» (или «Верно») с указанием даты заверения.
5. Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы и скреплены скрепкой или лентой, а на последнем листе ставится печать и подпись.

Примечание: некоторые банки и госорганы требуют, чтобы заверение было выполнено не позднее 30 дней с момента выдачи оригинала.

Пошаговая инструкция получения заверенной копии

1. Подготовьте письменное заявление на выдачу копии трудовой книжки (образец см; ниже).
2. Подайте заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю) в двух экземплярах: один остаётся у вас, второй – у работодателя.
3. Дождитесь ответа. Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления (при отсутствии уважительных причин).
4. Получите копию трудовой книжки и проверьте наличие:
• полного соответствия содержания оригиналу;
• печати организации на каждой странице;
• подписи уполномоченного лица и надписи «Копия верна» с датой;
• отметки о количестве листов (если копия многостраничная).
5. При необходимости сделайте нотариальное заверение копии (если требует конкретная организация).

Образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон, актуальный на 2025 год.

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[ИНН/КПП]

От: _______________________
 [ФИО сотрудника]
 [Должность]
 [Подразделение]
 [Тел. для связи]
«___» __________ 2025 г.

Заявление
о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) за период с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г. в связи с _______________________________
[указать причину: устройство на новую работу, получение кредита, оформление загранпаспорта и т.д.].

Согласно ст. 62 ТК РФ, я имею право на получение указанного документа.

Приложение:
Копия паспорта (страница с фото и регистрацией) – при необходимости.

Подпись _____________ /[ФИО]/

После заполнения заявления распечатайте его в двух экземплярах, подпишите и передайте в отдел кадров.

Особенности заверения в 2025 году

• Электронные трудовые книжки: если у работника ведётся исключительно электронная книжка, заверенная копия формируется из выписки из электронного реестра (ФНС России) и также заверяется печатью и подписью работодателя.
• Дистанционное получение: многие организации допускают подачу заявления через корпоративный портал или электронную почту с последующим получением готового документа в офисе или курьерской доставкой.
• Срок хранения копии: заверенная копия считается действительной бессрочно, однако некоторые банки требуют, чтобы дата заверения не превышала 6 месяцев на момент подачи заявления.

Что делать, если работодатель отказывает?

1. Напишите повторное заявление с указанием нарушения ст. 62 ТК РФ и требованием предоставить копию в установленный срок.
2. Обратитесь к руководителю организации или непосредственно к генеральному директору.
3. Если отказ сохраняется, подайте жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру.
4. В качестве крайней меры можно обратиться в суд с иском о восстановлении нарушенного права на получение документа.

Судебная практика показывает, что суды чаще всего удовлетворяют такие требования, поскольку право на получение копии трудовой книжки прямо закреплено законодательством.

Получение заверенной копии трудовой книжки по месту работы – процедура, регламентированная Трудовым кодексом РФ и не требующая сложных бюрократических процедур, если знать свои права и правильно оформить запрос. Следуя представленной инструкции, используя образец заявления и учитывая требования к заверению, вы сможете оперативно получить документ, необходимый для трудоустройства, кредитования, оформления загранпаспорта и многих других жизненных ситуаций.

Помните: ваше право на копию трудовой книжки защищено законом, а работодатель обязан оказать содействие в её выдаче в разумные сроки.

Информация актуальна на май 2026 года. Для уточнения отдельных нюансов рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом отдела кадров вашей организации.