Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В зависимости от формы (бумажная или электронная) порядок её оформления и ведения имеет свои особенности. Ниже представлено подробное руководство, которое поможет вам правильно «установить» трудовую книжку newly hired сотрудника, соблюдая все требования трудового законодательства РФ.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются:

• сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях;
• информация о профессии, должности, квалификации;
• периоды работы и стаж;
• иные сведения, предусмотренные законодательством (например, награды, поощрения).

Книжка служит доказательством трудового стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат, подтверждении опыта при трудоустройстве и т.д.

Виды трудовых книжек в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант на бумажном носителе. Ведётся в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 225 (с изменениями).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Введена в рамках цифровизации трудовых отношений. С 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки при приёме на работу, однако в определённых ситуациях (например, при работе у индивидуального предпринимателя без доступа к системе ЭТК) допускается ведение бумажного варианта.

Переход на ЭТК начался в 2020 году, когда работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. По данным на 2026 год в России около 24 млн работников переведены на электронные трудовые книжки.

Когда необходимо установить трудовую книжку

• При приёме на работу нового сотрудника (первая запись – о приёме).
• При переводе сотрудника на другую постоянную работу (внутри организации или внешней).
• При восстановлении утерянной или повреждённой книжки.
• При необходимости внесения изменений (например, изменение наименования организации – запись в графе 3).

Важно: передавать трудовую книжку через бывших коллег работника запрещено. Это подтверждено письмом Минтруда России от г. № 14-2/ООГ-7143.

Как установить бумажную трудовую книжку: инструкция

1. Подготовка бланка – приобрести официальный бланк трудовой книжки (форма ТД-1) у уполномоченного поставщика или в канцелярии.
2. Заполнение ьного листа – указать ФИО сотрудника, дату рождения, образование, профессию, специальность, а также данные документа, удостоверяющего личность (паспорт).
3. Заполнение графе 1 – дата приёма на работу, номер и дата приказа о приёме.
4. Заполнение графе 2 – название структурного подразделения, профессия (должность), тарифный разряд или оклад.
5. Заполнение графе 3 – при изменении наименования организации записываем новое название; если изменений нет, графу оставляем пустой (в некоторых случаях, как указано в источниках, графа 1 и 2 не заполняются, а графа 3 содержит запись о переименовании).
6. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
7. Вручение сотруднику – трудовая книжка выдается работнику под расписку в день увольнения или при первом запросе.

При ведении бумажной книжки следует избегать исправлений, зачёркиваний и использования корректирующих жидкостей. Если ошибка допущена, делается новая запись с пометкой «исправлено» и ссылкой на первоначальную запись.

Как подключить сотрудника к электронной трудовой книжке (ЭТК)

1. Регистрация в системе ЭТК – работодатель должен иметь доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» или в системе ПФР/ФСС, где ведётся ЭТК.
2. Получение согласия сотрудника – оформляется письменное согласие на ведение электронной трудовой книжки (можно в виде электронного документа с ЭЦП).
3. Внесение первой записи – в системе указываются данные о приёме на работу (дата, приказ, должность, подразделение).
4. Подтверждение записи – после ввода данных система генерирует уведомление, которое направляется сотруднику в личный кабинет Госуслуг.
5. Обновление сведений – при переводе, увольнении, изменении наименования организации и т.д. вносятся соответствующие записи в ЭТК.
6. Выдача выписки – по запросу сотрудника работодатель предоставляет выписку из ЭТК (в электронном виде или на бумаге после распечатки).

Согласно разъяснениям Минтруда, при оформлении записи в трудовой книжке мобилизованного сотрудника о приостановлении или возобновлении трудовой деятельности следует указывать основание (приказ о mobilisation) и дату.

Требования к записям в трудовой книжке

• Записи делаются чётким, разборчивым почерком (для бумажного варианта) или вводится в систему без ошибок (для ЭТК).
• Каждая запись должна содержать: дату, основание (приказ, договор), наименование организации, должность, а при необходимости – изменения в условиях труда.
• Запрещено оставлять пустые строки между записями без причины.
• Если вносится запись о переименовании организации, в графе 3 указывается новое наименование, а в графе 1 и 2 могут оставаться незаполненными (как отмечено в некоторых источниках).
• Трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить сведения о надомной работе, если такая работа не оформлена трудовым договором.

Ответственность за нарушения ведения трудовой книжки

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь:

• административные штрафы для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• дисквалификацию на срок от 6 месяцев до 1 года;
• возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтвердить стаж сотрудника.

Поэтому важно соблюдать порядок оформления, своевременно вносить записи и выдавать документы сотруднику по требованию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, в некоторых случаях допускается ведение обеих форм (например, если сотрудник работает у нескольких работодателей, один из которых использует бумажный вариант, а другой – электронный). Однако основной трудовой стаж должен отражаться в одной из форм, чтобы избежать дублирования и противоречий.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Сотрудник должен написать заявление об утере. Работодатель выдаёт дубликат на основании приказа о выдаче дубликата и сведениях, хранящихся в личном деле или в системе ЭТК. Дубликат имеет такую же юридическую силу, как оригинал.

Нужно ли вносить запись о совместительстве?

Да. При приёме на работу по совместительству в трудовой книжке делается отдельная запись с указанием места работы по совместительству, должности и периода работы.

Как правильно оформить запись о переводе на другую должность внутри организации?

В графе 1 указывается дата перевода и номер приказа о переводе. В графе 2 – новое структурное подразделение и должность. Графа 3 заполняется только при изменении наименования работодателя.

Какие сведения не вносятся в трудовую книжку?

Сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (если они не связаны с прекращением трудового договора), а также данные о личных качествах сотрудника, не влияющие на трудовую функцию, не вносятся.

Установка трудовой книжки – важный кадровый процесс, требующий внимательного отношения к деталям и знания нормативных требований. Независимо от того, выбираете ли вы бумажный вариант или переходите на электронную форму, соблюдение установленного порядка обеспечит корректное отражение трудового стажа ваших сотрудников, защитит организацию от возможных штрафов и споров, а также упростит взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки, рекомендуется обратиться к актуальным нормативным документам (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 225 от , приказы Минтруда и Письма ведомств) либо проконсультироваться с квалифицированным юристом по трудовому праву.