Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Её выдача на руки сотруднику регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов․ Ниже приведён подробный алгоритм действий работодателя, а также рекомендации по оформлению и хранению․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (выдача трудовой книжки), ст․ 84․1 (хранение и ведение трудовых книжек)․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи их работникам»․
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части улучшения условий труда» (в части электронных трудовых книжек)․

Когда выдаётся трудовая книжка?

1. При приёме на работу – если у сотрудника ещё нет трудовой книжки (первый трудовой договор)․
2. При переводе на другую работу – при смене работодателя, если трудовая книжка находится у предыдущего работодателя․
3. При увольнении – в последний день работы (или в день, следующий за днём увольнения, если последний день – выходной)․
4. По требованию сотрудника – в случае необходимости (например, для оформления кредита, пособия по безработице и т․д․)․

Подготовка к выдаче

Проверка документа

• Убедиться, что трудовая книжка заполнена корректно: все записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и поощрениях сделаны согласно Правилам ведения трудовых книжек․
• Проверить наличие подписи уполномоченного лица (директора, кадровика) и печати организации․
• Убедиться, что в книжке нет пустых строк, которые могли бы быть использованы для подделки․

Оформление сопроводительного документа

При выдаче трудовой книжки рекомендуется оформить расписку о получении (можно в виде отдельного листа или записи в журнале учета выдачи трудовых книжек)․ В расписке указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата выдачи;
• Номер и серия трудовой книжки;
• Подпись сотрудника и получателя (кадровика/бухгалтера);
• Примечание о состоянии документа (например, «без замечаний»)․

Пошаговая процедура выдачи

1. Уведомление сотрудника – заранее informировать о дате и времени выдачи (например, за 1‑2 дня до увольнения)․
2. Подготовка документа – выдать трудовую книжку из личного дела, проверить её состояние․
3. Вручение – передать книжку сотруднику лично под расписку․ Если сотрудник отсутствует, можно направить её почтой с уведомлением о вручении, но только с его согласия․
4. Фиксация факта выдачи – внести запись в журнал учёта выдачи трудовых книжек (или в электронную систему кадрового учёта)․
5. Хранение копии – при необходимости сделать копию трудовой книжки для внутреннего архива (с согласия сотрудника)․

Особенности выдачи при разных ситуациях

При увольнении

Согласно ст․ 84․1 ТК РФ, трудовая книжка выдаётся в день увольнения․ Если последний рабочий день приходится на выходной или праздничный день, выдача производится в первый последующий рабочий день․

При электронной трудовой книжке

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР․ В этом случае:

• Сотрудник получает выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) на бумажном носителе по его запросу․
• Оригинал остаётся в электронном реестре ПФР; бумажный документ имеет лишь информационный характер․

При утере или порче документа

Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работодатель обязан:

1. Составить акт о утере/порче (в двух экземплярах)․
2. Выдать сотруднику дубликат трудовой книжки на основании сведений из личного дела и приказов о приёме, переводах, увольнениях;
3. Уведомить ПФР о выдаче дубликата (при электронной форме – внести корректировки в реестр)․

Ответственность за нарушение порядка выдачи

• Административная ответственность – штрафы для должностных лиц и организации по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)․
• Гражданско‑правовая ответственность – возмещение ущерба сотруднику (например, упущенная выгода из‑за невозможности трудоустройства)․
• Репутационные риски – негативное влияние на имидж компании и доверие сотрудников․

Рекомендации для HR‑службы

1. Вести журнал учёта выдачи трудовых книжек с указанием даты, ФИО, номера книжки, подписи получателя и ответственного лица․
2. Периодически проводить инвентаризацию трудовых книжек, хранящихся в отделе кадров, чтобы выявить недостачи или повреждения․
3. Обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в трудовой книжке (запрет на разглашение без согласия сотрудника)․
4. Обучать сотрудников отдела кадров актуальным изменениям в законодательстве (например, переход на электронные трудовые книжки)․
5. Использовать шаблоны расписок и актов для унификации оформления․

Примерный шаблон расписки о получении трудовой книжки

РАСПИСКА
Я, _______________________ (ФИО сотрудника), паспорт № ____________, выдан ____________, 
получил(а) на руки трудовую книжку серии ________ № ____________, 
выданную организацией _______________________ (наименование работодателя) 

в день «___» __________ 20__ г․

Подпись сотрудника: ______________________
Получил(а) от: _______________________ (ФИО ответственного лица, должность)
Подпись: ______________________

Выдача трудовой книжки на руки сотруднику – это не просто формальность, а важное юридическое действие, защищающее права обеих сторон․ Соблюдение установленного порядка, тщательная проверка документа и правильное оформление сопроводительных бумаг помогут избежать споров, штрафов и репутационных потерь․ Рекомендуется регулярно обновлять внутренние инструкции и проводить обучение кадрового персонала, чтобы процесс выдачи оставался прозрачным и соответствующим действующему законодательству․