Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это официальный документ, который:

• Подтверждает трудовой стаж работника;
• Служит основанием для начисления пенсий и социальных льгот;
• Является подтверждением трудовой деятельности при устройстве на новое место работы;
• Содержит сведения о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

История возникновения трудовой книжки

История трудовой книжки берет свое начало в 1939 году, когда в СССР была введена единая форма этого документа для всех рабочих и служащих государственных и кооперативных предприятий. С тех пор трудовая книжка претерпела множество изменений, но сохранила свою главную функцию, быть основным документом о трудовой деятельности.

Эволюция формата

1. Бумажный формат (1939-2019): Единственный официальный формат в течение 80 лет.
2. Электронная трудовая книжка (с 2020 года): Введена в России с 1 января 2020 года. Сведения хранятся в базе Социального фонда России (СФР).
3. Украина (с 2021 года): Введена электронная трудовая книжка, обязательная для всех работников с 10 июня 2026 года.
4. Казахстан: Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовую деятельность.

Современные форматы трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

До сих пор используется, особенно для работников, которые:

• Не имеют доступа к цифровым технологиям;
• Предпочитают традиционный формат;
• Работают по совместительству (ведется только по основному месту работы).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, которая:

• Хранится в базе СФР;
• Позволяет вносить изменения в режиме реального времени;
• Снижает риски потери или повреждения документа;
• Упрощает взаимодействие между работодателями и государственными органами.

Какие сведения содержатся в трудовой книжке?

Трудовая книжка включает следующие основные сведения:

• Персональные данные: ФИО, дата рождения, образование;
• Сведения о работе: Наименование организации, должность, даты приема и увольнения;
• Переводы и повышения: Изменение должности или структурного подразделения;
• Награды и поощрения: Государственные и ведомственные награды;
• Дисциплинарные взыскания: Замечания, выговоры, увольнения по соответствующим статьям;
• Основание для внесения записей: Номер и дата приказа, на основании которого внесена запись.

Кто ведет трудовую книжку?

Ответственность за ведение трудовой книжки возложена на работодателя:

• Если работа является основной, то трудовая книжка ведется по месту основной работы;
• Для совместителей трудовая книжка ведется только по основному месту работы (по желанию работника сведения о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку по основному месту работы);
• Работодатель обязан завести трудовую книжку на работника, проработавшего у него свыше 5 дней.

Как оформить трудовую книжку в 2026 году?

Для новых работников (впервые устраивающихся на работу в 2026 году)

1. Трудовая книжка открывается в электронной форме;
2. Работодатель вносит сведения в базу СФР;
3. Работник может запросить бумажную копию выписки из электронной трудовой книжки.

Для работников, уже имеющих трудовую книжку

Работник вправе выбрать:

• Продолжить ведение в бумажном формате;
• Перейти на электронный формат.

Переход на электронный формат осуществляется путем:

• Подачи заявления работодателю;
• Внесения соответствующих записей в базу СФР.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надежность: Данные хранятся в защищенной базе и не могут быть утеряны;
• Доступность: Работник может получить выписку в любое время через личный кабинет на портале СФР;
• Удобство: Быстрое внесение изменений и отсутствие необходимости физического хранения;
• Экологичность: Снижение бумажного документооборота.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Если в трудовую книжку внесена неверная запись, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений;
2. Предоставить документы, подтверждающие правильные сведения (например, копию трудового договора, приказ о приеме на работу);
3. Работодатель обязан в течение 14 дней внести исправления;
4. При отказе — обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Трудовая книжка и пенсионное обеспечение

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж для назначения пенсии. В ней фиксируются:

• Периоды работы;
• Должности и наименования организаций;
• Начисленные страховые взносы (для электронной трудовой книжки).

В случае отсутствия трудовой книжки или наличия в ней ошибок, подтверждение стажа возможно через:

• Справки с предыдущих мест работы;
• Выписки из приказов;
• Трудовые договоры;
• Свидетельские показания (в исключительных случаях).

Международный опыт

В разных странах подходы к учету трудовой деятельности различаются:

• Россия: Электронная трудовая книжка с 2020 года;
• Украина: Обязательная электронная трудовая книжка с 10 июня 2026 года;
• Казахстан: Бумажная трудовая книжка остается основным документом;
• Страны Евросоюза: Трудовые книжки не ведутся, стаж подтверждается трудовыми договорами и страховыми свидетельствами.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже, который подтверждает профессиональный путь работника. С развитием цифровых технологий она трансформируется в электронный формат, что делает ее более надежной и доступной.

Независимо от формата (бумажного или электронного), трудовая книжка остается ключевым документом для:

• Подтверждения трудового стажа;
• Назначения пенсий;
• Устройства на новое место работы;
• Получения социальных льгот.

Следите за изменениями в законодательстве, чтобы всегда иметь актуальную информацию о правилах ведения трудовой книжки.