Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. С 2020 года в России начался переход на электронный формат ведения трудовой деятельности, но бумажные трудовые книжки до сих пор остаются в обороте. На 2026 год сложилась четкая правовая и практическая модель, в которой сосуществуют два формата: бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, как оформляются трудовые отношения, какие документы требуются при приеме на работу, как действовать при отсутствии трудовой книжки, и каковы последствия выбора формата ведения.

Обязательность трудовой книжки при заключении трудового договора

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (если она есть);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документ об образовании и (или) квалификации;
• документ о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).

Важно: предоставление трудовой книжки не является абсолютной обязанностью — работник может выбрать, в каком формате он хочет вести свою трудовую деятельность: в бумажном или электронном виде.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки?

Ситуации, когда у кандидата отсутствует трудовая книжка, встречаются часто: это может быть первый трудовой опыт, утрата документа, или переход из страны с иной системой учета. В таких случаях работодатель обязан действовать по следующему алгоритму:

1. Уточнить причину отсутствия. Попросить работника написать заявление с объяснением, почему трудовая книжка не представлена (например: «Трудовая книжка утеряна», «Работал в частной организации, где книжка не оформлялась», «Первое место работы»).
2. Запросить подтверждающие документы. Если работник ранее трудился, необходимо попросить справки с предыдущих мест работы (с указанием периода работы, должности, основания увольнения). Это поможет восстановить трудовой стаж.
3. Оформить трудовую книжку. В зависимости от выбора работника:
   • Если работник впервые устраивается на работу — трудовая книжка оформляется только в электронном виде (согласно ст. 66.1 ТК РФ).
   • Если работник ранее имел бумажную книжку, но она утеряна — работодатель оформляет дубликат на бумажном носителе по заявлению работника.
   • Если работник выбрал электронный формат, работодатель регистрирует его в системе СФР и начинает вносить сведения в ЭТК.
4. Оформить приказ о приеме на работу. Только после выполнения всех вышеперечисленных действий издается приказ (распоряжение) о приеме на работу, который объявляется работнику под роспись.

Электронная трудовая книжка: что это и как работает?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это единая база данных, в которой хранится вся история трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, даты приема и увольнения, основания для прекращения трудовых отношений;

Хранителем базы данных является Социальный фонд России (СФР). Доступ к информации имеют:

• сам работник, через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда или портале Госуслуги;
• работодатель — через специализированную систему (например, «СФР-Работодатель»);
• госорганы, для целей начисления пенсий, социальных выплат, проверок.

Преимущества ЭТК:

• Невозможность потери или повреждения документа;
• Мгновенный доступ к данным при смене работы;
• Автоматическое формирование стажа для назначения пенсии;
• Снижение рисков ошибок при заполнении;
• Интеграция с другими государственными системами (налоговая, ФСС, ПФР).

Как проверить, есть ли у работника ЭТК?

Работодатель может:

• Запросить сведения через личный кабинет СФР;
• Попросить работника предоставить выписку из ЭТК (можно распечатать из личного кабинета на Госуслугах);
• Убедиться, что в предоставленной бумажной трудовой книжке нет записей после 2020 года — это может означать, что работник перешел на электронный формат.

Какие записи вносятся в трудовую книжку в 2026 году?

Правила заполнения трудовых книжек в 2026 году остались неизменными с учетом последних поправок ТК РФ:

• На ьном листе указываются: ФИО, дата рождения, образование, профессия, дата и номер приказа о приеме.
• Основные записи: о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении — вносятся на основании приказа работодателя.
• Совместительство: если работник трудится по совместительству, запись вносится только по его желанию, в основную трудовую книжку (бумажную или электронную).
• Вахтовый метод: запись о работе по вахтовому методу вносится, если это указано в трудовом договоре и подтверждено приказом.
• Дубликат: при утрате бумажной книжки оформляется дубликат с пометкой «Дубликат» и указанием причины замены.

Важно! Все записи должны быть сделаны чернилами черного цвета, без помарок, с указанием номера и даты приказа. Записи в электронной книжке вносятся работодателем в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа.

Выбор формата: бумажная или электронная книжка?

С 2021 года каждый работник имеет право самостоятельно выбрать формат ведения трудовой книжки:

• Работники, впервые устраивающиеся на работу в 2026 году, получают только электронную трудовую книжку. Бумажная не оформляется.
• Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку — могут:
  • остаться на бумажном формате (если не подали заявление о переходе на ЭТК);
  • перейти на электронный формат — подать заявление в отдел кадров, после чего работодатель прекращает ведение бумажной книжки и начинает вносить данные в ЭТК.

Заявление о переходе на ЭТК подается в произвольной форме. После его подачи работодатель в течение 10 дней направляет сведения в СФР.

Несмотря на цифровизацию, трудовая книжка — это не просто документ, а история профессиональной жизни человека. Она подтверждает стаж, влияет на размер пенсии, необходима при трудоустройстве в государственные структуры, военные учреждения, образовательные организации и при оформлении льгот.

Электронная трудовая книжка — это не замена, а совершенствование системы учета. Она делает процесс прозрачнее, надежнее и удобнее как для работника, так и для работодателя.

Ключевые выводы:

• При отсутствии трудовой книжки — не отказывать в приеме на работу, а оформить дубликат или ЭТК.
• Новые сотрудники с 2026 года получают только электронные трудовые книжки.
• Работники с бумажной книжкой могут перейти на ЭТК по своему желанию.
• Все записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) должны быть подтверждены приказами и оформлены в установленные сроки.
• Работодатель несет ответственность за точность и своевременность внесения сведений, ошибки могут повлиять на пенсионные права работника.

Таким образом, трудовая книжка — будь то бумажная или электронная — остается неотъемлемой частью трудовых отношений в России; Правильное ее ведение — залог законности, прозрачности и защиты прав как работника, так и работодателя.

Рекомендация для кадровиков: регулярно проверяйте, в каком формате ведется трудовая книжка у каждого сотрудника, своевременно обновляйте данные в системе СФР и обучайте сотрудников, как получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг.