Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника на территории Российской Федерации. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), каждый работник, принятый на работу на срок более пяти дней, обязан иметь трудовую книжку. В 2026 году в России действуют два вида трудовых книжек: бумажная и электронная. При этом бумажные бланки, выданные до 2021 года, остаются юридически действительными, но новые сотрудники, принятые на работу с 1 января 2021 года, получают только электронные трудовые книжки (ЭТК).

Официальные формы бланков трудовой книжки

Форма и порядок изготовления бланков трудовой книжки и вкладыша утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и дополнены Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н и Приказом Минфина России от 11 апреля 2022 г. № 55н.

Бланк трудовой книжки (основной документ)

Бланк трудовой книжки нового образца (с 2004 года) имеет следующую структуру:

• Обложка: герб Российской Федерации, надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА».
• Титульный лист:
  • Фамилия, имя, отчество работника
  • Дата рождения (число, месяц, год)
  • Образование
  • Профессия, специальность
  • Дата выдачи трудовой книжки
  • Подпись работника
  • Печать организации-выдавшего
• Листы для записей:
  • Графа 1, порядковый номер записи
  • Графа 2 — дата поступления на работу (число, месяц, год)
  • Графа 3 — наименование работодателя, реквизиты (ИНН, ОГРН) и основание приема (приказ, договор)
  • Графа 4 — наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации
  • Графа 5 — основание для записи (номер и дата приказа, соглашения и т.д.)
  • Графа 6 — подпись ответственного лица и печать организации
• Последний лист — сведения о выдаче трудовой книжки на руки работнику, дата, подпись, печать.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш применяется, если в основной трудовой книжке закончились свободные места для записей. Он имеет ту же форму, что и основная книжка, но с пометкой «ВКЛАДЫШ». Вкладыш не действует без основной трудовой книжки.

На вкладыше указываются:

• ФИО, дата рождения
• Образование, профессия
• Дата заполнения
• Ссылка на статью 66 ТК РФ

Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году

Заполнение трудовой книжки строго регламентировано. Нарушение правил может привести к признанию записи недействительной и проблемам при назначении пенсии.

Общие требования

• Записи вносятся только на русском языке.
• Все слова пишутся полностью (сокращения не допускаются, кроме общепринятых: ОАО, ООО, ИП и т.д.)
• Даты указываются арабскими цифрами (например: — правильно; пятнадцатое марта две тысячи двадцать шестого — неправильно).
• Записи выполняются чернилами (синими или черными), от руки или на принтере. Допускается частичное заполнение вручную (например, дата и подпись).
• Исправления допускаются только в случае ошибки и только путем внесения исправления с указанием: «Исправлено», дата, подпись, печать. Зачеркивание, замазывание, вырезание — запрещены!
• Каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если организация имеет печать).

Примеры корректных записей

1. Прием на работу:
   Принят на работу в качестве бухгалтера по приему и обработке первичной документации. Основание: приказ № 45 от .
2. Увольнение по собственному желанию:
   Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
3. Увольнение по соглашению сторон:
   Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Перевод на другую должность:
   Переведен с должности старшего бухгалтера на должность главного бухгалтера. Основание: приказ № 89 от .

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 1 января 2021 года все работники, принятые на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку. Сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде.

Как оформить ЭТК?

• Работник подает заявление о переходе на ЭТК в произвольной форме или на бланке работодателя.
• Заявление можно подать лично, через почту или в электронном виде через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги.
• После подачи заявления работодатель прекращает ведение бумажной трудовой книжки и передает сведения в ПФР.
• Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги.

Как проверить, есть ли у кандидата ЭТК?

• При приеме на работу работодатель должен запросить у кандидата трудовую книжку на бумаге или выписку из ЭТК.
• Если у работника нет бумажной книжки — значит, он имеет только электронную.
• На титульном листе бумажной книжки может быть отметка: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» — это означает, что книжка больше не ведется, все данные передаются в ПФР.

Хранение и выдача трудовой книжки

• Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовых отношений.
• При увольнении книжка выдается работнику в день увольнения под расписку.
• При утрате или повреждении книжки работодатель обязан выдать дубликат на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность.
• Бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат строгому учету в организации (книга учета бланков).

Важные изменения 2026 года

• Полный переход на ЭТК: с 2026 года все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде. Бумажные книжки остаются только для работников, принятых до 2021 года.
• Упрощение выдачи выписок: работники могут получить выписку из ЭТК в течение 1 рабочего дня через портал Госуслуги или ПФР.
• Обязательная передача данных: работодатели обязаны передавать сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня после издания приказа о приеме, переводе или увольнении.
• Штрафы за нарушения: за непредоставление ЭТК или неправильное ведение бумажной книжки предусмотрены штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Трудовая книжка — это не просто бумажный документ, а важнейший элемент системы социальной защиты работника. В 2026 году Россия находится на этапе полного перехода на цифровую форму учета трудового стажа. Однако бумажные книжки, выданные до 2021 года, сохраняют юридическую силу и не требуют замены.

Рекомендации для работодателей:

• Проверяйте, есть ли у нового сотрудника бумажная книжка или ЭТК.
• Соблюдайте правила заполнения: полные формулировки, арабские цифры, печать и подпись.
• Обеспечьте хранение и учет бланков.
• Передавайте данные в ПФР в срок.

Рекомендации для работников:

• Проверяйте запись в трудовой книжке при приеме и увольнении.
• Сохраняйте копии приказов и договоров.
• Регулярно проверяйте данные в личном кабинете ПФР или Госуслуги.

Правильное ведение трудовой книжки — залог беспроблемного оформления пенсии, компенсаций и социальных льгот. Не пренебрегайте формальностями — они защищают ваши права!

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Официальные источники: Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 225, Приказы Минтруда № 320н и Минфина № 55н.