Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональный путь. Вопрос о том, где должна находиться эта книжка – у работодателя или у самого работника – часто вызывает споры. Ниже подробно рассматриваются законодательные нормы, практические нюансы и возможные исключения.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67, пункт 2;
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ № 225 от  г. «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»;
• Инструкции, утверждённые Минтрудом, Минюстом и Минсоцзащитой от  г.

Все эти акты указывают, что трудовая книжка должна находиться у работодателя, а не у работника, за исключением строго определённых случаев.

Что говорит Трудовой кодекс?

Согласно ст. 67 ТК РФ:

1. Работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки работников.
2. Трудовая книжка выдается работнику при приёме на работу и возвращается при увольнении.
3. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до их востребования.

Приказ Минтруда № 320н

В пункте 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» указано, что:

• Ведётся приходно‑расходная книга, где фиксируются выдача и возврат бланков.
• Уполномоченное лицо (назначаемое приказом работодателя) отвечает за учёт, хранение и выдачу книжек.

Общий порядок хранения

Согласно нормативным актам, трудовые книжки находятся в специальных помещениях (сейфы, металлические шкафы, отдельные кабинеты отдела кадров). Хранение должно обеспечивать:

• Защиту от порчи, утраты и несанкционированного доступа;
• Возможность быстрого доступа по требованию работника или контролирующего органа;
• Ведение приходно‑расходной книги с указанием серии, номера, даты выдачи и возврата.

Исключения: когда книжка может находиться у работника?

В редких случаях законодательство допускает хранение трудовой книжки у работника:

1. Выдача дубликата по желанию работника. Если оригинал утерян, повреждён или работник требует дубликат, работодатель обязан выдать его, а оригинал может быть возвращён работнику.
2. Согласие работодателя. При взаимном согласии стороны (например, в небольших фирмах) работодатель может передать книжку работнику, но обязан вести её учёт и обеспечить возможность её возврата.
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2026 г. полностью завершён переход на электронный формат. В этом случае «бумажная» книжка может быть заменена цифровой записью, а оригинал хранится у работодателя или уничтожается по согласованию.

Во всех перечисленных случаях рабочий обязан вернуть книжку работодателю при увольнении, смерти или по требованию контролирующего органа.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2026 г. в России завершён переход к электронным трудовым книжкам. Основные особенности:

• ЭТК хранится в информационной системе «Госуслуги» и доступна работнику через личный кабинет;
• Работодатель вносит записи в электронный реестр, а не в бумажный документ;
• Работник может предъявлять ЭТК в любой момент, без необходимости получения бумажного дубликата;
• Бумажные трудовые книжки, если они ещё существуют, остаются в архиве работодателя и выдаются только по требованию.

ЭТК упрощает процесс контроля и уменьшает риск потери документов, однако обязанность работодателя вести учёт и хранить оригиналы (если они есть) сохраняется до полного перехода на электронный формат.

Ответственность за нарушение правил

Нарушение порядка хранения трудовых книжек влечёт за собой административную ответственность:

• Штраф для работодателя – от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Возможные санкции в виде предписаний о приведение учёта в соответствие с нормативными актами;
• В случае утраты или порчи книжки – возмещение работнику стоимости дубликата.

Практические рекомендации

Для работодателей

1. Назначьте уполномоченное лицо, ответственного за учёт и хранение трудовых книжек.
2. Ведите приходно‑расходную книгу в электронном виде (например, в 1С).
3. Обеспечьте хранение книжек в сейфах или металлических шкафах с ограниченным доступом.
4. При переходе на ЭТК своевременно информируйте персонал и обучайте кадровый персонал работе с системой.
5. При выдаче дубликата оформляйте соответствующее распоряжение и фиксируйте его в учётных документах.

Для работников

1. Приём на работу – проверьте, что в книжке указаны все необходимые сведения (дата, подпись, печать).
2. При увольнении требуйте возврат оригинала книжки и проверьте её состояние.
3. Если вы хотите держать книжку у себя, обсудите этот вопрос с работодателем и оформите письменное согласие.
4. Пользуйтесь электронным кабинетом «Госуслуги» для контроля записей в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли оставить трудовую книжку у себя после увольнения?
  По закону – нет. Книжка должна быть возвращена работодателю. Исключение – дубликат, выданный по согласованию.
• Что делать, если книжка потеряна?
  Работодатель обязан оформить дубликат и внести в него запись о потере оригинала. Дубликат выдается работнику.
• Можно ли хранить книжку в личном сейфе?
  Только при наличии письменного согласия работодателя и при условии, что оригинал будет возвращён по требованию.
• Как проверить, что мои данные внесены в ЭТК?
  Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги», раздел «Трудовая книжка», и просмотрите записи.
• Кому следует обращаться в случае нарушения порядка хранения?
  В инспекцию труда по месту нахождения организации или в суд в случае спора о трудовом стаже.

Согласно действующему законодательству России, трудовая книжка должна храниться у работодателя. Исключения – это дубликаты, согласованные передачи и электронные версии. Нарушение правил влечёт административную ответственность, поэтому как работодателям, так и работникам важно знать свои права и обязанности.

Переход на электронные трудовые книжки упрощает процесс учёта и снижает риск потери документов, но пока бумажные книжки остаются в архиве работодателя. При любых сомнениях рекомендуется обращаться к специалистам по трудовому праву или в инспекцию труда.

Дата публикации: