Согласно действующему законодательству РФ, трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При расторжении трудового договора работодатель обязан вернуть её сотруднику в день увольнения или в течение трех рабочих дней после этого, если сотрудник отсутствовал на работе. Если книжка не была получена, возникает вопрос: где она может находиться и как её вернуть?

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1) – порядок выдачи и хранения трудовых книжек;
• Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (требования к подтверждению стажа);
• Приказ Минтруда России от № 697н «О ведении трудовых книжек» (электронные и бумажные формы);
• Внутренние локальные нормативные акты организации (инструкции по кадрам).

Возможные места хранения невостребованной трудовой книжки

Если работник не забрал трудовую книжку, она может находиться в следующих местах:

1. В отделе кадров (службе персонала) организации. Обычно книжки хранятся в сейфе или закрытом шкафу, доступ к которому имеют только уполномоченные сотрудники.
2. В архиве организации. После определенного срока (обычно 5 лет после увольнения) бумажные документы могут быть переданы в архив предприятия.
3. У бывшего руководителя или непосредственного начальника. Иногда книжка остаётся у руководителя, который отвечал за оформление увольнения.
4. В электронном виде (если велась электронная трудовая книжка). С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам заполняют только электронные трудовые книжки в системе «Социальное страхование» (СФР). Бумажный дубликат может не выдаваться, но данные доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в ПФР.
5. В службе доставки или курьерской компании. Если работодатель отправлял книжку по почте или курьером, она могла задержаться в пути.

Как выяснить, где находится трудовая книжка

Следуйте пошаговой инструкции:

1. Обратитесь в отдел кадров бывшего работодателя. Напишите письменный запрос (можно электронным письмом) с просьбой указать место хранения и сроки выдачи документа.
2. Уточните, велась ли электронная трудовая книжка. Если да, войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» → «Социальное обеспечение» → «Электронная трудовая книжка» и скачайте выписку.
3. Проверьте архив организации. Если компания крупная, архив может находиться в отдельном здании или у сторонней организации-хранителя.
4. Направьте запрос в Пенсионный фонд РФ (СФР). Фонд может предоставить сведения о периодах работы, указанных в электронной трудовой книжке, что поможет восстановить трудовой стаж.
5. При необходимости подайте жалобу в трудовую инспекцию. Если работодатель отказывается вернуть документ без законных оснований, это нарушение ст. 62 ТК РФ.

Что делать, если трудовая книжка утеряна

Если после всех запросов книжка не найдена, необходимо:

• Получить справку о стаже и местах работы от бывшего работодателя (она выдаётся по форме № 182н);
• Обратиться в ПФР (СФР) для восстановления электронной трудовой книжки на основании справок и трудовых договоров;
• При оформлении новой работы предоставить копии трудовых договоров, приказов о приёме и увольнении, а также справки о стаже.

Рекомендации для работников

• При увольнении всегда требуйте расписку о получении трудовой книжки (или электронной выписки) в день расчёта;
• Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов и справок – они помогут восстановить стаж в случае утери документа;
• Регулярно проверяйте наличие записи о своей трудовой деятельности в личном кабинете «Госуслуги»;
• Если работаете удалённо или в филиале, уточните у HR, где именно хранится ваша бумажная книжка.

Трудовая книжка – важный документ, и её хранение регулируется строго нормативными актами. Если при увольнении вы не получили её, сначала обратитесь в отдел кадров бывшего работодателя, уточните, велась ли электронная трудовая книжка, и при необходимости воспользуйтесь архивом или государственными сервисами. При невозможности вернуть оригинал – восстанавливайте стаж через справки и электронные выписки, а при нарушении прав работника обращайтесь в трудовую инспекцию. Соблюдение этих шагов поможет избежать проблем с подтверждением трудового стажа при приёме на новую работу, оформлении пенсии или получении социальных выплат.