Трудовая книжка – это документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России действует двойная система учёта: бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК). В зависимости от выбранного формата и от того, подал ли работник заявление о переходе на электронный учёт, книжка может находиться в разных местах. Ниже подробно рассмотрены все возможные варианты расположения трудовой книжки и способы получения сведений из неё.
Бумажная трудовая книжка
Бумажный вариант продолжает вестись только у тех сотрудников, у которых книжка была оформлена до 1 января 2021 года. После этой даты новый сотрудник получает исключительно электронную трудовую.
Где хранится бумажная книжка?
- У работодателя – основное место хранения во время трудоустройства. По закону (Постановление Правительства РФ от № 225) работодатель обязан вести и хранить трудовую книжку у себя в течение всего периода работы сотрудника.
- У сотрудника – если работник написал заявление о переходе на электронную форму и получил обратно свою бумажную книжку с отметкой о переходе, она остаётся у него на руках. В этом случае работодатель больше не ведёт бумажный учёт.
- В архиве бывшего работодателя – после увольнения бумажная книжка передаётся сотруднику на руки (с отметкой о дате увольнения). Если сотрудник не забрал её, она остаётся в личном деле бывшего работодателя и может быть запрошена позже.
Как проверить, где находится ваша бумажная книжка?
- Уточните у текущего работодателя, ведётся ли у него бумажный учёт.
- Если вы получали книжку обратно после подачи заявления о переходе – она у вас.
- При увольнении запросите справку о месте хранения книжки (можно через отдел кадров).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это единая база данных, где хранится вся информация о трудовой деятельности гражданина. Оператором базы является Социальный фонд России (СФР) (ранее Пенсионный фонд РФ). Доступ к сведениям возможен через несколько каналов.
Где находится электронная трудовая книжка?
- В личном кабинете на портале Госуслуг – после авторизации можно заказать выписку из ЭТК или посмотреть краткие сведения о трудовой деятельности.
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР) – аналогично Госуслугам, но с более полным набором данных (включая историю всех периодов страхования).
- У работодателя – при оформлении кадровых документов (приём, перевод, увольнение) работодатель передаёт сведения в ЭТК через систему взаимодействия с СФР. Сам работодатель не хранит полную копию ЭТК, но имеет возможность запрашивать выписки для внутренних нужд.
- В Многофункциональном центре (МФЦ) – сотрудники МФЦ могут распечатать выписку из ЭТК по запросу гражданина.
- В клиентской службе СФР (ПФР) – при личном обращении можно получить справку или выписку.
Как получить сведения из ЭТК?
- Через Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Заказать выписку» и укажите нужный период.
- Выписка будет доступна для скачивания в PDF или отправлена на электронную почту.
- Через Сайт СФР:
- Авторизуйтесь через ЕСИА (Госуслуги) или логин/пароль СФР.
- Перейдите в раздел «Мои данные» → «Трудовая книжка».
- Сформируйте выписку.
- Через работодателя:
- Напишите заявление о предоставлении выписки из ЭТК (можно в свободной форме).
- Отдел кадров формирует запрос в СФР и выдаёт вам распечатку.
- Через МФЦ:
- Предъявите паспорт и СНИЛС.
- Сотрудник оформит запрос в СФР и выдаст готовую выписку (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).
- Через клиентскую службу СФР:
- При личном визите предоставьте паспорт и СНИЛС.
- Получите выписку на месте или запросите её отправку почтой.
Что делать, если трудовая книжка отсутствует?
Если у вас нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки (например, вы никогда не работали официально или данные не были переданы), следует:
- Запросить выписку из ЭТК через любой из перечисленных каналов (Госуслуги, СФР, МФЦ, работодатель).
- Если выписка пуста, обратиться в бывшие места работы с запросом о предоставлении справок о трудовой деятельности (форма СТД‑Р или аналогичные).
- При необходимости восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя: он обязан выдать дубликат или справку о периодах работы.
Нормативная база
Основные документы, регулирующие хранение и предоставление сведений о трудовой книжке:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (в редакции от ) – правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек.
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности граждан» – введение электронной трудовой книжки.
- Приказ Минтруда России от № 644н «Об утверждении Правил ведения и хранения электронных трудовых книжек».
- Федеральный закон от № 212‑ФЗ «О Пенсионном фонде Российской Федерации» – определяет СФР как оператора базы данных ЭТК.
Краткие рекомендации для сотрудников
- Проверьте формат своей трудовой: если вы приняты на работу после – у вас должна быть только ЭТК.
- Сохраняйте доступ к личному кабинету Госуслуг и СФР – это самый быстрый способ получить выписку.
- При переходе на электронную форму обязательно получите отметку в бумажной книжке и храните её в безопасном месте (она может понадобиться для подтверждения стажа в некоторых ведомствах).
- Если меняете работодателя, убедитесь, что новый работодатель принял вашу бумажную книжку (если она есть) и продолжит вести учёт либо переведёт вас на ЭТК.
- При увольнении требуйте отдела кадров справку о периоде работы и, если необходимо, выписку из ЭТК.
Трудовая книжка может находиться в нескольких местах одновременно: бумажный экземпляр – у работодателя или у сотрудника (при переходе на электронный учёт); электронная версия – в единой базе Социального фонда России, доступной через Госуслуги, сайт СФР, МФЦ или клиентские службы. Знание того, где именно хранится ваша трудовая книжка и как получить из неё нужные сведения, поможет избежать задержек при оформлении пенсии, получении социальных выплат, подтверждении стажа для аккредитации и других официальных процедур.