Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения на протяжении профессионального пути: прием на работу, переводы, увольнения, а также награждения. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. В эпоху цифровизации кадрового делопроизводства вопрос о том, где физически находится документ и как в него вносятся записи, становится особенно актуальным.
Где хранится бумажная трудовая книжка?
Согласно действующему законодательству (Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда РФ от N 320н), бумажная трудовая книжка работника хранится у работодателя по основному месту работы. Выдавать ее на руки работникам работодатель не вправе (за исключением случаев увольнения или оформления дубликата/выписки).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке.
Требования к хранению в организации
Работодатель обязан обеспечить сохранность документов. В зависимости от размера компании требования к месту хранения отличаются:
- Для малых и средних предприятий: Выбирайте сейф для хранения трудовых книжек с оборудованным ключевым механизмом и трейзером — внутренним отделением, которое можно запереть на отдельный замок. Для удобства хранения трудовых в сейфе должны быть установлены полки. Отлично подходят сейфы, которые комплектуются разноуровневыми выдвигающимися неглубокими ящиками, что значительно облегчает поиск нужного документа.
- Для крупных предприятий: На предприятиях с количеством сотрудников более тысячи человек книжки разрешено хранить в специально оборудованных кладовых. Главное требование, трудовые не смогут намокнуть, сгореть, заплесневеть или попасть в руки любому стороннему сотруднику.
Что делать с невостребованными трудовыми книжками?
Часто возникает ситуация: уволенный работник не забрал свой документ. В этом случае трудовые книжки, которые сотрудники не забрали, нужно вложить в конверты и подшить в личные дела (если их ведут в организации). Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек. Если подписи нет — документ остается на хранении у работодателя.
Как делается запись, если трудовая хранится у работодателя?
Поскольку трудовая книжка находится у работодателя, именно он несет ответственность за внесение записей. У совместителя или работника, у которого документ хранится по основному месту работы, может возникнуть необходимость внести сведения о работе по совместительству. В таком случае:
- Работник по основному месту работы предоставляет справку или копию приказа от работодателя по совместительству.
- Кадровик по основному месту работы вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку.
- Государственная инспекция труда подчеркивает: у работодателя по совместительству отсутствует физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, так как выдавать ее на руки работникам он не вправе.
Каждое движение документа (прием на хранение, выдача при увольнении, выдача вкладыша) обязательно фиксируется в книге учета движения трудовых книжек. Именно эта книга служит доказательством того, где находится документ в данный момент.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): где хранятся данные?
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2021 года в России появились электронные трудовые книжки. В ЭТК содержатся те же данные о работодателях, должностях и приказах, что и в бумажной версии. Разница заключается лишь в форме.
Бумажная трудовая хранится у сотрудника (на руках или у работодателя), а цифровая, на серверах Социального фонда России (СФР).
Вся информация о трудовой деятельности, включая записи о приеме и увольнении с указанием причин, хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР) (до 2023 года данные находились в системе Пенсионного фонда РФ).
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Работнику не нужно ждать выдачи документа на руки, чтобы проверить свои записи. Посмотреть ЭТК можно онлайн:
- На сайте СФР (ПФР): Необходимо зайти в «Личный кабинет гражданина» прямо со стартовой страницы. Авторизация проходит через портал Госуслуг. Далее нужно кликнуть на пункт «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
При увольнении сотрудник имеет право выбрать, в каком виде получить сведения о своей работе. Если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой, за хранение его данных полностью отвечает СФР. При этом, если позже сотрудник запросит бумажную трудовую книжку, в нее будет внесена соответствующая запись о выборе ЭТК.
Что делать, если в записи допущена ошибка, а организация ликвидирована?
Ситуации бывают разные. Например, в трудовой книжке работника была неверно указана его должность, но организация уже ликвидирована. Кто вправе исправить запись?
В таком случае работник должен обратиться в государственный архив, где хранятся документы ликвидированной организации, и на основании архивных справок внести изменения текущим работодателем.
Особенности для иностранных граждан
Если в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан (или другого иностранного государства), у которого нет бумажной трудовой книжки российского образца, работодатель обязан завести ему новый документ. При этом записи о предыдущем стаже за рубежом в российскую трудовую не вносятся.
- Бумажная трудовая книжка находится у работодателя по основному месту работы в сейфе или специальной кладовой.
- Запись в документ вносит кадровик по основному месту работы, а факт передачи документа фиксируется в книге учета движения трудовых книжек.
- Электронная версия документа хранится на серверах Социального фонда России (СФР) и доступна для просмотра в любое время через Госуслуги.
Соблюдение правил хранения и учета трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работника на подтверждение своего стажа и опыта работы.