Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершился переходный период. Это означает, что теперь все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде. Однако старые бумажные трудовые книжки до сих пор имеют юридическую силу, и их местоположение — важный вопрос для работников и работодателей.

Где может находиться трудовая книжка в 2026 году?

В зависимости от статуса работника и этапа его трудовой деятельности, трудовая книжка может находиться в одном из следующих мест:

У работника (лично у сотрудника)

• Если работник не трудоустроен (находится в поиске работы, в отпуске без сохранения зарплаты, в декрете и т.д.), трудовая книжка хранится у него лично.
• Это также актуально для тех, кто отказался от электронной трудовой книжки и сохранил бумажный вариант.
• Работник обязан беречь документ: он является документом строгой отчетности, и его утрата может повлечь сложности при оформлении пенсии, трудоустройстве или получении льгот.

У текущего работодателя

• Если работник официально трудоустроен и работает по трудовому договору, его трудовая книжка (бумажная или электронная) находится у работодателя.
• Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан хранить трудовую книжку на протяжении всего периода трудовых отношений.
• При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Задержка выдачи, нарушение, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности, включая выплату компенсации за вынужденный прогул.

В электронной форме в Пенсионном фонде РФ (ПФР)

• С 2021 года все новые трудовые отношения оформляются в электронном виде.
• С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки не выдаются новым сотрудникам — если только работник не подал заявление о сохранении бумажного варианта.
• Все сведения о трудовой деятельности (даты приема, увольнения, должности, награды) автоматически передаются в Единую информационную систему Пенсионного фонда.
• Работник может проверить свою электронную трудовую книжку через:
• Личный кабинет на сайте www.pfrf.ru
• Портал Госуслуги (gosuslugi.ru)
• Мобильное приложение «Пенсионный фонд РФ»

В архиве бывшего работодателя

• Если организация ликвидирована, а работник уволился до 2021 года, его бумажная трудовая книжка может быть передана в государственный архив.
• В Москве, например, можно обратиться в Главархив Москвы для поиска архивных данных о трудовой деятельности.
• Для получения информации из архива необходимо подать письменное заявление с указанием ФИО, даты рождения, периода работы и названия организации.

В суде или у нотариуса (в исключительных случаях)

• Если возник спор между работником и работодателем (например, отказ в выдаче трудовой книжки, иск о компенсации за задержку), документ может быть изъят судом в качестве доказательства.
• В случае смерти работника трудовая книжка передается родственникам для оформления пенсии по потере кормильца, в этом случае она может находиться у нотариуса при открытии наследства.

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Потеря трудовой книжки — серьезная проблема, но решаемая:

1. Обратитесь к последнему работодателю, он обязан выдать дубликат на основании имеющихся документов (приказы, справки, выписки из лицевых счетов).
2. Если работодатель ликвидирован, обратитесь в архив или в Пенсионный фонд для получения подтверждения стажа.
3. ПФР может предоставить выписку из ЭТК — она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книжка.
4. Дубликат выдается на бланке установленного образца и заверяется печатью и подписью руководителя.

Важно помнить!

• Электронная трудовая книжка — это не просто цифровой аналог, а полноценный документ, который автоматически формируется на основе данных, передаваемых работодателями в ПФР.
• Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку — подайте заявление в ПФР до 31 декабря 2025 года. После этой даты новый работник не сможет выбрать бумажный вариант.
• Никогда не передавайте трудовую книжку третьим лицам без официального поручения (например, «для оформления кредита»). Это нарушение закона и риск подделки.
• Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку — это поможет вовремя выявить ошибки в стаже, которые могут повлиять на размер пенсии.

В 2026 году трудовая книжка может находиться:

• У работника — если он не трудоустроен или сохранил бумажный вариант;
• У работодателя — если он трудоустроен;
• В Пенсионном фонде — в электронном виде (основной формат для новых сотрудников);
• В архиве — если организация ликвидирована;
• В суде или у нотариуса — в исключительных правовых ситуациях.

С переходом на электронные трудовые книжки риск потери данных о стаже сведен к минимуму. Однако бумажные книжки до сих пор имеют юридическую силу, и их сохранность — прямая ответственность как работника, так и работодателя. Регулярно проверяйте свои данные в ПФР и не забывайте: ваш трудовой стаж — это ваша будущая пенсия.

Если вы не знаете, где находится ваша трудовая книжка — начните с запроса в Пенсионный фонд. Там вы получите полную картину вашей трудовой истории — в электронном виде, надежно и без риска потери.