Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему востребованы работодателями. В этой статье мы подробно разберем, где приобретать бланки, как отличить подделку от оригинала и какие правила учёта действуют в 2026 году.
Новые бланки трудовых книжек: что изменилось с 2023 года
С 1 января 2023 года в России были введены трудовые книжки нового образца. Новые бланки начали печататься Гознаком именно с января 2023 года, а новые требования и правила ведения и хранения трудовых книжек вступили в силу еще раньше — с 1 сентября 2021 года (согласно Приказу Минтруда РФ от N 320н).
Самое главное, что нужно помнить работодателям: введение новых бланков не требует обязательного обмена ранее выданных трудовых книжек прежнего образца. Работники могут продолжать пользоваться старыми документами, а работодатели вправе использовать имеющиеся у них запасы старых бланков без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ № 1250).
Таким образом, теоретически компании могут делать запасы пустых трудовых книжек образца 2003 года и использовать их по мере необходимости, наравне с новыми бланками.
Где покупать бланки трудовых книжек?
Приобретение бланков — ответственная задача. Работодатели не могут купить их в обычном канцелярском магазине, так как это защищенная полиграфическая продукция. Для приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в неё необходимо обращаться к официальным распространителям.
- Официальные распространители: информация о них размещается на сайте изготовителя (Гознака). Покупка у официальных лиц гарантирует подлинность документа.
- Специализированные интернет-магазины: например, «Канцмир» или «СпецБланк» в Москве и Санкт-Петербурге предлагают купить бланки официально и с доставкой.
Примерные цены на бланки
Стоимость бланков может варьироваться в зависимости от распространителя и объема заказа. На текущий момент ориентировочные цены составляют:
- Бланк трудовой книжки — от 290 до 350 рублей.
- Бланк вкладыша в трудовую книжку — около 350 рублей.
Как отличить настоящий бланк от поддельного?
Использование поддельных бланков влечет за собой серьезные негативные последствия для работодателя. Чтобы защитить себя, необходимо:
- Покупать только у официальных распространителей. Это главная гарантия защиты от подделки.
- Проверять защитные знаки. На сайте Гознака размещены подробные материалы: «Определение подлинности бланка Трудовой книжки» и «Сравнительная таблица отличий между подделкой и оригиналом». Настоящие бланки имеют уникальные серии и номера, водяные знаки и другие степени защиты.
Учёт и хранение бланков: требования закона
Учет трудовых книжек — строгая обязанность работодателя, регламентированная Постановлением Правительства РФ. В организации должны вестись специальные книги учета:
Приходно-расходная книга по учету бланков
Эта книга ведется бухгалтерией организации. В неё вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Обязательно указываются серия и номер каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
В этой книге фиксируется прием и выдача документов работникам. Например, если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправляется почтой (по его заявлению), об этом обязательно нужно внести запись в книгу движения трудовых книжек.
Электронные и бумажные трудовые книжки: параллельное существование
Госдума РФ утвердила законопроект о введении цифровых трудовых книжек с 1 января 2021 года. Однако часть третья статьи 22.1 ТК РФ не исключает возможности применения электронного формата совместно с бумажным. Работник сам решает, сохранять ли ему бумажную трудовую или перейти полностью на ЭТК.
Если работник отказывается от бумажного варианта, работодатель выдает ему документ на руки. Если сохраняет — работодатель обязан продолжать вести и хранить бумажную трудовую книжку, своевременно закупая новые бланки и вкладыши при необходимости.
Образцы заполнения в 2026 году
Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году соответствует новому порядку их ведения и хранения. Работодателям важно знать, какие записи следует вносить, и как правильно оформить ьный лист. Образцы заполнения можно скачать на профильных юридических порталах, но следует помнить, что пустые бланки для самостоятельной распечатки не подходят — они являются строгой отчетностью и печатаются исключительно Гознаком.
Работа с бланками трудовых книжек требует внимательности и строгого соблюдения законодательства. Покупайте документы только у официальных распространителей, тщательно проверяйте их на подлинность и не забывайте вносить серию и номер каждого бланка в приходно-расходную книгу. Наличие старых бланков образца 2003 года не является нарушением, однако при их окончании логичнее приобретать новые бланки 2023 года, чтобы всегда быть в рамках актуальных правовых норм.