Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — ключевой документ, фиксирующий трудовую историю гражданина. Вопрос о том, может ли она оставаться у работника после увольнения или в процессе работы, часто вызывает споры между работодателями и сотрудниками. В статье рассмотрим нормативную базу, практику применения, а также особенности электронных трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ст. 66, 67, 71, 78 регулируют порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
Приказ Минтруда России № 354н от  г. Утверждает форму и порядок заполнения бумажной трудовой книжки.
Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (2021‑2022 годы). Описывает порядок перехода на электронный документ.
КоАП РФ, ст. 13.25. За нарушение правил хранения персональных данных (в т.ч. трудовых книжек) предусмотрены штрафы от 2 500 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 рублей для юридических лиц.

Кому принадлежит трудовая книжка?

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является личным документом работника. Однако в течение периода трудовых отношений оригинал книги, как правило, находится у работодателя. Это обусловлено необходимостью вести в ней записи о трудовой деятельности, которые вносятся только уполномоченными лицами работодателя.

Когда книжка находится у работодателя?

При приёме на работу (работник передаёт оригинал, работодатель вносит запись о начале трудового договора).
Во время трудового стажа (все изменения фиксируются работодателем).
После увольнения – до тех пор, пока работник не получит её обратно.

Когда книжка может остаться у работника?

При переходе на электронную трудовую книжку. После подачи работником заявления о переходе в электронный формат, оригинальная бумажная книга передаётся работнику, а в ней делается отметка о переводе.
Если работник отказался от получения книги. По закону работник обязан получить книгу, но в случае явного отказа (письменное заявление) работодатель может оставить её у себя до получения согласия на отправку по почте.
При утере книги работодателем. В случае утраты оригинала работник получает дубликат, а прежняя (утертая) книга, конечно, уже не может «остаться» у него.

Обязанности работодателя при выдаче трудовой книжки

При прекращении трудового договора работодатель обязан:

Внести запись о прекращении трудового договора (подпись работодателя, печать).
Сдать оригинал трудовой книжки работнику в течение трех рабочих дней после увольнения (ст. 78 ТК РФ).
Если работник не может лично забрать книжку, оформить согласие на её отправку почтой (подтверждение согласия должно быть зафиксировано в личном деле).
Сохранить документальное подтверждение передачи (акт приема‑передачи, копию согласия, почтовый трек‑номер).

Если работодатель задерживает выдачу без уважительных причин, работник имеет право требовать:

Возмещения морального вреда (судебное решение);
Денежной компенсации за нарушение трудовых прав (в случае доказательства ущерба).

Что делать, если книжка «застряла» у работодателя?

Ситуация: работник не пришёл за книгой и не дал согласия на её отправку

Работодатель обязан хранить книжку в сейфе до тех пор, пока работник не явится за ней или не подпишет согласие. При этом:

Сохраняются все записи в личном деле.
Работодатель может направить письменное напоминание с указанием сроков (обычно 10–15 дней).
Если работник игнорирует запрос более 30 дней, работодатель может оформить документ о невозможности передачи и хранить книжку в течение не более двух лет (п. 2 ст. 78 ТК РФ).

Ситуация: работник уехал за границу и не может забрать книжку

Возможные варианты:

Отправка по международной почте после получения письменного согласия (нужна нотариальная заверка).
Оформление дубликата в отделе кадров и передача оригинала в архив организации.

Ситуация: работодатель удерживает книжку незаконно

Работник может обратиться:

В трудовую инспекцию с жалобой о нарушении прав.
К адвокату за возмещением морального вреда и компенсацией за задержку.
В суд с иском о принудительном возврате книги и взыскании штрафа (ст. 13.25 КоАП).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России вводится система электронных трудовых книжек. Ключевые особенности:

Документ хранится в единой государственной базе Госуслуги.
Записи вносятся работодателем в электронном виде, а работник получает доступ через личный кабинет.
Перевод из бумажной формы в электронную возможен только по заявлению работника. После подтверждения перехода оригинальная бумажная книжка передаётся работнику, а в ней делается отметка «Переведено в электронную форму».
Работодатель не имеет права «возобновлять» ведение бумажной книжки после перехода в электронный формат, если только работник не отзовет заявление о переходе.

Что делать, если работник отказался от получения бумажной книги после перехода?

В этом случае оригинал остаётся у работника, а все будущие записи вносятся только в электронный реестр. Работодатель обязан:

Сохранить копию отметки о переводе в личном деле.
Обеспечить работнику доступ к электронному документу (логин/пароль, инструкцию).

Утрата трудовой книжки

Если книжка утеряна, независимо от того, где она находилась (у работника или у работодателя), порядок действий одинаков:

Работник подаёт заявление в отдел кадров о потере.
Работодатель оформляет дубликат в соответствии с п. 66 ТК РФ.
В дубликате делается пометка «Дубликат», а в оригинале (если найден) ставится отметка о его недействительности.
Если утрата произошла по вине работодателя, он несёт финансовую ответственность за оформление дубликата.

Практические рекомендации

Для работников

Всегда проверяйте запись о приёме и увольнении в книжке.
При переходе на электронную форму требуйте письменное подтверждение передачи оригинала.
Если книжка не выдана в установленный срок, направьте работодателю официальное письмо с требованием и сохраните копию.
В случае отказа работодателя обратитесь в трудовую инспекцию или к юристу.

Для работодателей

Ведите реестр всех выданных и находящихся у вас трудовых книжек.
Сохраняйте подтверждения передачи (акты, подписи, почтовые трек‑номера).
Не задерживайте выдачу книги более трех рабочих дней без уважительной причины.
При переходе на электронную форму обеспечьте полное информирование сотрудников о новых правилах.

Трудовая книжка — личный документ работника, но в течение трудовых отношений она хранится у работодателя для внесения обязательных записей. После увольнения оригинал должен быть возвращён работнику, за исключением случаев перехода на электронную форму, когда оригинал передаётся после отметки о переводе. Незаконное удержание книжки может стать основанием для взыскания компенсаций и штрафов. Поэтому как работникам, так и работодателям важно знать свои права и обязанности, а также соблюдать установленные сроки и процедуры.

Дата актуализации: 21 мая 2026 г.