Оформление трудовых отношений с руководителем организации, который одновременно является ее единственным учредителем, всегда вызывает множество вопросов у кадровиков и самих предпринимателей. Специфика этой ситуации заключается в том, что одно и то же лицо выступает сразу в двух ролях: работодателя и работника. Из-за этого возникают сложности с документальным оформлением, особенно при заполнении трудовой книжки.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись в трудовую книжку генерального директора, если он единственный учредитель ООО, какие документы служат основанием и нужно ли заключать трудовой договор.
Особенности статуса: нужен ли трудовой договор?
Прежде чем говорить о трудовой книжке, необходимо прояснить вопрос с трудовым договором. Долгое время ведутся споры о том, может ли единственный учредитель заключить трудовой договор сам с собой.
Согласно актуальной позиции трудового законодательства и судебной практике, трудовое законодательство выделяет директоров-единственных учредителей в отдельную категорию. Закон позволяет им работать без заключения трудового договора. Это связано с тем, что подписание договора одной и той же персоной с обеих сторон юридически бессмысленно.
Однако отсутствие трудового договора не лишает руководителя права на запись в трудовой книжке и не освобождает от обязанности ее сделать. Трудовые отношения фактически возникают с момента фактического допуска к работе или вступления в должность.
Нормативная база
Внесение сведений о назначении на должность генерального директора-единственного учредителя производится в порядке, который предусмотрен Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69. Заполняется бумажная трудовая книжка установленного образца (или формируется электронная).
Какие документы указать в качестве основания?
Это самый частый вопрос: что писать в графе 4 трудовой книжки (основание), если трудового договора нет?
Для генерального директора, являющегося единственным учредителем, в качестве основания для приема на работу можно указать:
- Решение единственного учредителя о создании общества и назначении генерального директора (или просто о назначении на должность).
- Приказ о вступлении в должность, который директор издает на основании своего же Решения.
На практике кадровики чаще всего указывают оба этих документа, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов. Это абсолютно законно и логично: Решение подтверждает волю учредителя, а Приказ — факт вступления в должность.
Пошаговая инструкция: как заполнить трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Разберем заполнение по графам на конкретном примере.
Пример ситуации:
Гражданин Иванов И.И. принял Решение о создании ООО «Ромашка» 15 января 2000 года. Этим же решением он назначил себя генеральным директором. В этот же день он издал Приказ о вступлении в должность.
- Графа 1 (№ записи) — ставится порядковый номер записи (например, 1, если это первая запись у данного работодателя).
- Графа 2 (Дата) — указывается дата назначения на должность (в нашем примере ).
- Графа 3 (Сведения о приеме) — в заголовке (без номера и даты) пишется полное и сокращенное наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»). Под заголовком вносится запись о приеме: Назначен на должность генерального директора.
- Графа 4 (Основание), указываются реквизиты документов-оснований. Запись может выглядеть так: Решение учредителя Общества от № 1, Приказ от № 1-ПР.
Образец заполнения:
…
Графа 1: 1
Графа 2: 15 01 2000
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
Назначен на должность генерального директора
Графа 4: Решение учредителя Общества от № 1, Приказ от № 1-ПР
…
Важные нюансы и частные случаи
Дата решения и дата регистрации ООО
Часто решение о назначении принимается раньше, чем ООО регистрируется в налоговой (например, избран , а общество зарегистрировано ). В трудовой книжке датой вступления в должность логичнее указывать дату, указанную в Решении (или Приказе), так как трудовые отношения возникают с момента принятия решения, а государственная регистрация — это лишь формальность для третьих лиц.
Работа по совместительству
Если директор, работая в фирме «А», основал фирму «Б», где также стал единственным учредителем и генеральным директором, он принимается в фирму «Б» по совместительству. В графе 3 трудовой книжки (которая хранится по основному месту работы) будет указано: «Назначен на должность генерального директора по совместительству».
Смена руководства и перевод на другую должность
Если в фирму входит еще один учредитель, и единственный учредитель переизбирается, а бывший генеральный директор переводится на должность коммерческого директора, в трудовой книжке сначала делается запись о прекращении полномочий генерального директора (увольнении), а затем — о приеме на должность коммерческого директора;
Кто подписывает трудовую книжку?
Еще одна дилемма: кто должен подписать запись в трудовой книжке, если директор назначил сам себя?
Поскольку генеральный директор является единоличным исполнительным органом, он же и несет ответственность за ведение кадрового учета. Следовательно, запись в трудовой книжке подписывает сам генеральный директор, и он же ставит свою подпись и печать (при наличии) на ьном листе или при увольнении. Это стандартная практика, подтвержденная разъяснениями Роструда.
Внесение записи в трудовую книжку генеральному директору, который является единственным учредителем, — процесс несложный, если знать правовые нюансы. Главное — помнить, что:
- Трудовой договор в данном случае не обязателен.
- Основанием для записи служат Решение единственного учредителя и/или Приказ о вступлении в должность.
- Запись вносится строго по правилам Инструкции Постановления Минтруда РФ № 69.
- Подписывает трудовую книжку сам руководитель.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки руководителя.