Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Для большинства сотрудников запись в ней вносится работодателем‑организацией. Однако в случае с генеральным директором (ГД) возникают особые вопросы: кто считается работодателем, какие документы являются основанием записи и кто имеет право её подписать.

Правовое основание

Согласно статьям 16 и 68 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку делается на основании:

• трудового договора (или приказа о приёме на работу);
• решения учредителей (протокола общего собрания участников, решения единственного учредителя);
• других документов, которые подтверждают факт начала (или окончания) трудовых отношений.

Для генерального директора в качестве основания могут выступать:

1. Приказ (распоряжение) организации о назначении директора.
2. Протокол общего собрания участников (или решение единственного учредителя), в котором зафиксировано назначение.
3. Трудовой договор (если он заключён отдельно от приказа).

Кто является «работодателем» генерального директора?

Работодателем считается юридическое лицо, в лице учредителя (участников) организации. Поэтому:

• Если у ООО несколько учредителей – запись в книжку вносит лицо, уполномоченное учредителями (обычно это председатель правления или иной уполномоченный представитель).
• Если у организации один учредитель – он сам (в лице своего представителя) оформляет запись.

Кто имеет право подписать запись?

Подписывать запись в трудовую книжку может только лицо, обладающее полномочиями работодателя. Это может быть:

• директор (или иное лицо, назначенное учредителями) организации, если в доверенности явно указано право подписи в трудовых книжках;
• уполномоченный по доверенности сотрудник (например, главный бухгалтер, HR‑менеджер), если доверенность содержит пункт о «подписи трудовых книжек»;
• учредитель (единственный собственник) лично, если он не делегировал полномочия.

В случае, когда генеральный директор передаёт свои полномочия по доверенности, запись может внести лицо, указанное в доверенности, при условии, что в доверенности отражено право «подписывать трудовые книжки».

Как правильно оформить запись?

Содержание записи

Запись делается в разделе 2 «Сведения о работе» (или в разделе 3, если речь идёт о переизбрании). Пример формулировки:

С (дата) — по (дата) — генеральный директор — (наименование организации) — основание: приказ № Х от ДД.ММ.ГГГГ «О назначении генерального директора» (или протокол № Х от ДД.ММ.ГГГГ).

Что указывается в графе 4 (основание записи)

В графе 4 необходимо указать:

• номер и дату приказа о приёме на работу (или приказа о вступлении в должность);
• либо номер и дату протокола общего собрания участников, если в качестве основания используется решение учредителей;
• при наличии трудового договора – номер и дату договора.

Порядок внесения

1. Подготовьте документ‑основание (приказ, протокол, договор).
2. Заполните запись в трудовой книжке согласно образцу.
3. Подпишите запись уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер, лицо по доверенности).
4. При необходимости приложите копию документа‑основания к трудовой книжке.
5. Запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с момента начала работы директора.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указывать в графе 4 одновременно приказ и протокол?

Да, если оба документа являются основанием (например, протокол подтверждает решение учредителей, а приказ – официальное оформление). В таком случае указывают оба реквизита через запятую.

Что делать, если генеральный директор являеться единственным учредителем?

В этом случае запись в книжку вносится по решению единственного учредителя. В графе 4 указывается «Решение учредителя от ДД.ММ.ГГГГ», а подпись ставит лицо, уполномоченное учредителем (может быть сам учредитель).

Нужно ли вносить запись при переизбрании директора на тот же пост?

Трудовое законодательство не требует отдельной записи о переизбрании, если срок действия предыдущего приказа не истёк. Однако при изменении условий (дата начала, размер вознаграждения) рекомендуется оформить новое решение и внести запись.

Образцы документов

Приказ о назначении генерального директора

Приказ № 12 от 
О назначении генерального директора
В соответствии с решением общего собрания участников ООО «Пример» от 
Назначить Иванова И.И. на должность генерального директора ООО «Пример» с .

Протокол общего собрания участников

Протокол № 7 от 
Общее собрание участников ООО «Пример» приняло решение:
«Назначить Иванова И.И. генеральным директором ООО «Пример» с ». 

Запись в трудовой книжке

С — по наст. время — генеральный директор — ООО «Пример» — основание: приказ № 12 от «О назначении генерального директора».

Запись в трудовую книжку генерального директора вносит уполномоченный представитель организации (директор, главный бухгалтер или лицо, действующее по доверенности). Основанием может служить как приказ организации, так и протокол общего собрания участников (решение учредителя). Важно правильно оформить графу 4, указав реквизиты документа‑основания, и выполнить запись в течение пяти рабочих дней.

Дата актуализации: