Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим стаж и характер трудовой деятельности гражданина. Для генерального директора (единоличного исполнительного органа) порядок внесения записей имеет свои уникальные особенности, связанные с тем, что он одновременно является и работником, и лицом, уполномоченным подписывать документы от имени работодателя. Ниже приведена подробная инструкция, актуальная на текущий момент.
Кто подписывает запись о приеме генерального директора?
Это самый важный вопрос, который возникает при оформлении руководителя. Поскольку генеральный директор принимает на работу сам себя (формально решение принимает собственник или совет директоров), возникает ситуация, когда один и тот же человек выступает в двух ролях.
Согласно сложившейся практике и разъяснениям Роструда, запись в трудовой книжке генерального директора подписывает он же сам, но в разных графах:
- В графе 4 («Документ-основание») он ставит подпись как лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (должностное лицо).
- В графе 11 («Подпись лица, заполняющего трудовую книжку») он также ставит свою подпись.
Важно: В некоторых случаях, если в организации есть другой уполномоченный сотрудник (например, заместитель директора по кадрам или главный бухгалтер), имеющий соответствующую доверенность или приказ о делегировании полномочий по ведению трудовых книжек, подпись может поставить этот сотрудник. Однако чаще всего генеральный директор подписывает документ самостоятельно.
Пошаговый алгоритм внесения записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Необходимо соблюдать следующую последовательность действий:
- Проверка основания. Запись вносится только на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу. Приказ издается на основании решения единственного участника общества, протокола общего собрания участников или решения совета директоров.
- Графа 1 и 2. Указывается порядковый номер записи и дата приема на работу (число, месяц, год). Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе.
- Графа 3. Вносится запись о приеме. Формулировка должна быть точной:
«Принят на должность генерального директора» (или «Принят на работу в качестве генерального директора»).
Здесь же можно указать полное или сокращенное наименование организации, если это первая запись в данном разделе. - Графа 4. Указываются реквизиты приказа: его номер и дата. Например: «Приказ от № 15-к».
- Подпись. Генеральный директор ставит свою подпись в графе для подписи лица, заполняющего трудовую книжку. Расшифровка подписи (фамилия и инициалы) также обязательна.
Пример заполнения полей
Рассмотрим, как это выглядит визуально в бланке:
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»). Принят на должность генерального директора.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
- Подпись: (Личная подпись) Иванов И.И.
Типичные ошибки и как их избежать
При оформлении документов для первых лиц компании часто допускаются следующие ошибки:
- Отсутствие печати. С 2023 года печать организации не является обязательным реквизитом, если ее наличие не закреплено в уставе компании. Если печать есть, ее ставят. Если нет, запись действительна и без нее.
- Неверная формулировка основания. В графе 4 нельзя писать «Решение собрания», если принят отдельный приказ. Основанием для записи в трудовой книжке служит именно приказ о приеме на работу.
- Использование сокращений. Не допускается использование сокращений в записях (например, «ген. дир.» вместо «генерального директора»). Все слова должны быть написаны полностью.
- Запись раньше даты приказа. Дата приема на работу не может быть раньше даты выхода приказа.
Электронные трудовые книжки
Не стоит забывать, что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. После внесения записи в бумажный вариант (если сотрудник не отказался от него в пользу электронного), работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР). Для генерального директора процедура аналогична: данные о приеме передаются в отчете ЕФС-1 (раздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документов и беспроблемный учет стажа для будущей пенсии руководителя.