В современном деловом мире многие руководители совмещают работу в нескольких организациях. Для генерального директора это может означать наличие двух должностей: основной в одной компании и дополнительной в другой. Вопрос о том, как правильно оформить трудовую книжку в такой ситуации, часто вызывает затруднения. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на законодательстве РФ и практических рекомендациях.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Трудовая книжка, официальное документальное подтверждение трудового стажа работника.
• В ней фиксируются даты начала и окончания работы, должности, оклады, а также сведения о повышениях и переводах.
• Для руководителей, особенно генеральных директоров, трудовая книжка важна не только для пенсионного обеспечения, но и для подтверждения опыта работы при открытии новых проектов.

Правовые основы

Основные положения, регулирующие ведение трудовой книжки, содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ):

• Трудовая книжка ведется только по основному месту работы.
• В случае работы по совместительству сведения о работе в другой организации вносятся в трудовую книжку по месту основной работы.
• Если работник имеет несколько должностей в одной организации, то трудовая книжка ведется в рамках одной организации.

Как вести трудовую книжку при работе в двух фирмах

Существует два основных сценария:

1. Директор работает в двух разных компаниях. В этом случае одна из компаний считается основным местом работы, а другая, местом совместительства. В трудовую книжку по основной компании вносится запись о работе по совместительству.
2. Директор занимает две должности в одной организации. Здесь трудовая книжка ведется только в рамках одной компании, и дополнительная должность фиксируется в той же книге без необходимости отдельного места работы.

Что нужно для оформления в первом случае?

• Документы, подтверждающие работу в основной компании: приказ о назначении, трудовой договор.
• Справка о работе по совместительству из второй компании.
• Согласие руководства второй компании (если требуется).
• Паспорт, СНИЛС, (если ведется электронная трудовая книжка – STД‑Р или STД‑СФР).

Что нужно для оформления в случае одной компании?

• Трудовой договор, в котором указаны обе должности.
• Приказ о приеме на работу с указанием окладов и режимов работы.
• Письменное подтверждение о совместительстве (если одна из должностей считается совместительством).

Практический чек‑лист

1. Получить от кандидата все необходимые документы (паспорт, СНИЛС, справка о работе в другой компании).
2. Принять решение о назначении и оформить приказ о назначении на должность.
3. Подписать трудовой договор, в котором четко прописан режим работы и оклад.
4. Издать внутренний приказ о приеме с информацией об окладе для бухгалтерии.
5. Ознакомить нового директора с порученной работой и провести вводный инструктаж по охране труда.
6. Передать дела новому директору и оформить запись в трудовой книжке.
7. Зарегистрировать личную карточку T‑2 (если ведется в организации).
8. Обновить список аффилированных лиц и уведомить органы и организации.

Особенности оформления генерального директора

Для генерального директора важны следующие нюансы:

• В качестве основания для приема в трудовой книжке можно указать реквизиты приказа о вступлении в должность либо реквизиты протокола общего собрания участников (акционеров) (решения единственного участника, протокола совета директоров).
• Если директор работает по совместительству, в трудовом договоре обязательно прописать режим и часы работы/отдыха.
• При работе в двух компаниях, одна из них должна быть признана основным местом работы, а другая – совместительством.

Совместительство и его запись в трудовой книжке

При работе по совместительству:

• В трудовой книжке по основной компании вносится запись о работе по совместительству.
• Внутренний приказ о приеме должен содержать сведения об окладе и режиме работы.
• Если трудовая книжка ведется в электронном виде, необходимо предоставить STД‑Р или STД‑СФР.
• Для военнообязанных требуется военный учет.

Электронная трудовая книжка

Если в компании используется электронная трудовая книжка, то:

• Необходимо оформить STД‑Р (систему трудовой документации в России) или STД‑СФР (систему финансовой и кадровой отчетности).
• Запись о работе по совместительству вносится в электронную книгу по основному месту работы.
• Все документы, подтверждающие работу в другой компании, должны быть сканированы и загружены в систему.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли вести две трудовые книжки? Нет, по закону трудовая книжка ведется только по основному месту работы.
2. Что делать, если обе компании находятся в разных регионах? Выбирается одна из них как основное место работы; запись о работе по совместительству вносится в книгу по основной компании.
3. Нужно ли получать согласие от второй компании? Да, обычно требуется справка о работе по совместительству и согласие руководства.
4. Как оформить запись, если я единственный участник общества? Достаточно резолюции единственного участника о разрешении заниматься дополнительной работой.
5. Можно ли вести трудовую книжку в бумажном виде, если работаю в двух компаниях? Да, но запись о работе по совместительству будет в книге по основной компании.

Для директора, работающего в двух фирмах, ключевое правило: трудовая книжка ведется только по основному месту работы. Работа по совместительству фиксируется в той же книге, а не в отдельной. При правильном оформлении всех документов и соблюдении требований ТК РФ можно избежать конфликтов с налоговыми и пенсионными органами, а также обеспечить прозрачность трудового стажа.

Если возникнут вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учету или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.