Трудовая книжка – главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника․ При увольнении в неё вносится запись о прекращении трудового договора‚ которая должна быть заверена подписью уполномоченного лица и оттиском печати организации․ Ниже – подробное руководство‚ основанное на действующем законодательстве (ТК РФ‚ Постановление Правительства РФ № 225 от ‚ Приказ Минтруда России № 589н от ) и практике кадровых служб․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 84․1 – ответственность за непредоставление сведений о трудовой деятельности (в т․ч․ за отсутствие печати)․
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек» – п․ 35‚ п․ 36‚ п․ 41 регламентируют порядок внесения и заверения записей․
• Приказ Минтруда России № 589н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – уточняет‚ что проставление печати осуществляется при наличии печати у работодателя․
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑21‑1234 – разъяснение‚ какая печать допустима для заверения записей․

Когда печать обязательна?

Согласно п․ 35 Постановления № 225‚ все записи‚ внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ должны быть заверены печатью организации․ Это относится к:

• записи о приёме на работу;
• записям о переводах‚ повышениях‚ поощрениях;
• записи об увольнении (по любой основанию: по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т․д․)․

Исключение составляют случаи‚ когда работодатель не имеет печати (например‚ индивидуальный предприниматель без штампа)․ В таких ситуациях допустимо заверение записей только подписью уполномоченного лица‚ но это следует оформить отдельным внутренним приказом и указать в трудовой книжке пометку «печати нет»․

Какую печать можно использовать?

Роструд допускает использование любой печати‚ которая содержит полное наименование работодателя (или его сокращённое наименование‚ если оно однозначно идентифицирует организацию)․ К допустимым вариантам относятся:

• основная печать организации (круглая‚ с полным названием и ОГРН/ИНН);
• печать «Для документов» (если в её оттиске присутствуют все requisites организации);
• печать филиала или представительства‚ если в ней указано название головной организации и её реквизиты․

Запрещено использовать:

• личные печати сотрудников;
• штампы без указания наименования организации (например‚ только дата или фамилия);
• печати сторонних организаций (аудиторские‚ нотариальные и т․п․)․

Где ставить печать в трудовой книжке?

Печать ставится прямо над записью об увольнении‚ захватывая часть строки с текстом записи и‚ если возможно‚ строку с датой․ Стандартная схема:

Запись N __ от «__» __________ 20__ г․
Уволен(а) по собственному желанию (или иное основание) в соответствии с приказом № __ от «__» __________ 20__ г․
[оттиск печати]
Подпись уполномоченного лица _____________ / Ф․И․О․

Если место под записью ограничено‚ печать можно разместить с правой стороны строки записи‚ не затрагивая текст‚ но обязательно так‚ чтобы оттиск был чётким и читаемым․

Пошаговая инструкция по оформлению записи об увольнении с печатью

1. Подготовьте приказ об увольнении (форма Т‑8 или иная‚ утверждённая внутренними нормативными актами)․ Укажите номер‚ дату‚ основание увольнения․
2. Внесите запись в трудовую книжку:
   • Номер записи (последовательно following the last entry)․
   • Дата записи (день‚ месяц‚ год)․
   • Текст записи: «Уволен(а) по собственному желанию» (или иное основание) «в соответствии с приказом № ___ от ___ __________ 20__ г․»;
   • Если требуется‚ укажите трудовую функцию‚ должность‚ подразделение (по желанию‚ но не обязательно)․
3. Поставьте печать организации над записью (или справа от неё)‚ убедившись‚ что оттиск чёткий и не размазан․
4. Подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель) рядом с печатью‚ с расшифровкой ФИО․
5. Подпись работника (по п․ 35 Постановления № 225 подпись работника при увольнении больше не обязательна‚ но многие организации всё ещё её ставят для внутреннего контроля)․ Если ставите – разместите её под подписью уполномоченного лица․
6. Проверьте запись на отсутствие ошибок (опечатки в дате‚ номере приказа‚ наименовании организации)․
7. Выдайте трудовую книжку работнику под расписку в журнале движения трудовых книжек (форма Т‑2)․

Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 г․ ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР․ При увольнении:

• Запись об увольнении формируется в личном кабинете работодателя в системе ПФР и автоматически направляется в электронную трудовую книжку сотрудника․
• Печать организации в данном случае не ставится‚ так как ЭТК заверяется электронной подписью уполномоченного лица (КЭП)․
• Однако‚ если работник одновременно имеет бумажную трудовую книжку (например‚ ведёт обе формы)‚ то в бумажном экземпляре всё равно необходимо поставить печать и подпись согласно пунктам выше․

Ответственность за непредставление сведений в электронной форме такая же‚ как и за невыдачу бумажной книжки (ст․ 84․1 ТК РФ)․

Частые ошибки и как их избежать

Образец записи об увольнении с печатью (бумажная трудовая книжка)

Запись N 23 от «15» мая 2026 г․
Уволен(а) по собственному желанию в соответствии с приказом № 112 от «10» мая 2026 г;
[оттиск круглой печати ООО «Ромашка» с ОГРН 1234567890123 и ИНН 1234567890]
Подпись уполномоченного лица _____________ / Иванова И․И․
Подпись работника _____________ / Петрова П․П․

В примере показано‚ что печать расположена непосредственно над строкой с текстом записи‚ а подписи – под ней․

Правильное проставление печати в трудовой книжке при увольнении – это не просто формальность‚ а юридически значимое действие‚ подтверждающее достоверность внесённой информации․ Соблюдение норм ТК РФ‚ Постановления Правительства № 225 и приказов Минтруда гарантирует‚ что запись будет признана действительной в случае споров‚ проверок государственных органов или при назначении пенсии․ Помните:

• Печать обязательна для всех записей‚ сделанных у данного работодателя․
• Используйте только печать с полным наименованием организации․
• Ставьте оттиск над записью (или справа от неё)‚ не затрагивая текст․
• Не забывайте о подписи уполномоченного лица․
• При электронной трудовой книжке печать не требуется – достаточно ЭЦП․

Следуя данной инструкции‚ вы minimизируете риск ошибок и обеспечите корректное оформление трудовой книжки при увольнении․