Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности гражданского служащего. Правильное заполнение её страниц регламентируется рядом нормативных актов, начиная с Постановления Совмина СССР и ВЦСПС от N 656 и заканчивая современными инструкциями, утвержденными Министерством труда РФ.

Кто подпадает под правила ведения трудовой книжки

По Постановлению Совмина СССР и ВЦСПС от N 656 (редакция от ) трудовые книжки ведутся:

• на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций;
• проработавших более 5 дней;
• в т.ч. на сезонных и временных должностях;
• а также на нештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Таким образом, любой государственный гражданский служащий, принятый к работе по трудовому договору, обязан иметь оформленную трудовую книжку.

Правовая основа

Ключевые нормативные документы:

1. ФЗ-79 – Федеральный закон «О государственной гражданской службе»;
2. Постановление Госкомтруда СССР от 09 июля 1958 г. № 620 (редакция от ) – Инструкция о порядке ведения трудовых книжек;
3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 320н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
4. Постановление Госстрада от № 162 – Приложение 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек;
5. Постановление Минтруда РФ от № 69 – Уточнение требований к оформлению записей.

Эти документы определяют, какие сведения должны быть внесены в трудовую книжку, как оформлять увольнение, перевод, повышение квалификации и т.д.

Что именно записывается в трудовую книжку

Согласно III. Заполнение сведений о работе (КонсультантПлюс), в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• выполняемой работе;
• переводе на другую постоянную должность;
• квалификации;
• награждениях (в т.ч. государственных), благодарностях и почетных грамотах;
• увольнении;
• восстановлении в прежнем месте работы;
• периодах работы по гражданско‑правовым договорам (ГПД) – только если они сопровождаются трудовым договором.

Записи вносятся на основании соответствующего приказа или трудового договора.

Как правильно оформить запись при увольнении гос.служащего

Согласно разъяснениям Минтруда (КонсультантПлюс, 2014‑06‑30), при расторжении служебного контракта по инициативе представителя нанимателя в трудовую книжку государственного гражданского служащего вносится запись:

1. Об освобождении от замечаемой должности;
2. Об увольнении с государственной службы;
3. Указывается дата увольнения и основание (например, «по достижению пенсионного возраста», «по собственному желанию», «в связи с сокращением штата»).

Важно не зачеркивать и не стирать уже сделанные записи – они считаются недействительными (см. разъяснения Минтруда).

Примеры правильных записей

Пример 1. Приём на работу

Принят слесарем 
Образование: высшее, инженер-механик
Квалификация: 3‑й разряд

Пример 2. Перевод на другую должность

Перевод с должности инженера‑конструктора в отдел автоматизации 

Пример 3. Награждение

Награждён благодарностью Президента Российской Федерации 

Пример 4. Увольнение

Освобождён от должности старшего аналитика 
Уволен с государственной службы в связи с переходом на пенсионное обеспечение

Частые ошибки при заполнении

• Неправильное указание должности vs. профессии. Для точного определения используют ОКПДТР и классификаторы профессий.
• Заполнение без даты. Дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Запись в электронном виде до 2021 года. До допускалось только бумажное оформление; после этой даты – только электронные формы.
• Запись о работе по ГПД. В трудовую книжку вносятся только сведения о работе по трудовому договору; работы по ГПД фиксируются отдельно.
• Стирание/зачеркивание записей. Такие действия делают запись недействительной.

Электронные трудовые книжки с 2021 года

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако:

• В отдельных случаях (например, при увольнении, когда требуется подтверждение стажа) может потребоваться печатная копия.
• Если трудовая книжка утеряна, её можно восстановить, предоставив копии приказов, договоров и справок.
• Электронные записи также могут быть использованы для расчёта пенсионного стажа, выплаты по социальному страхованию и другим целям.

Правильное оформление записей в трудовую книжку государственных гражданских служащих – гарантия юридической защищённости как работодателя, так и самого служащего. Соблюдение требований Постановления Совмина СССР и ВЦСПС от N 656, ФЗ-79 и современных инструкций Министерства труда позволяет:

• точно фиксировать все этапы трудовой деятельности;
• подтвердить стаж и квалификацию при расчёте пенсионных выплат;
• избежать споров при увольнении и переходе на новую должность;
• сохранить документальную цепочку, которая будет использоваться в случае проверок и судебных разбирательств.

При ведении трудовых книжек необходимо внимательно следовать установленным форматам, указывать полные и достоверные сведения, а также избегать любых изменений, которые могут сделать запись недействительной.

Для более детального ознакомления с образцами заполнения и типовыми формами рекомендуеться обратиться к официальным документам и консультантам по персоналу.