Дата публикации: 14:21:30

Трудовая книжка (далее – ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданского служащего. С 1 января 2020 года в РФ действует закон о электронных трудовых книжках (ЭТК), однако бумажные формы до сих пор используются в ряде случаев. В данной статье подробно рассматриваем, какие сведения заносятся в ТК гражданского служащего, как правильно их оформлять и какие особенности действуют в 2026 году.

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон от № 426‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 320н «Об образце заполнения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от № 215 «Порядок ведения трудовых книжек гражданских служащих».
• Консультации Роскомнадзора и ПФР по вопросам хранения и передачи данных.

Все перечисленные документы регламентируют перечень записей, формат датирования и правила оформления ьного листа.

Структура и содержание трудовых книжек

ьный лист

На ьном листе указываются:

1. ФИО работника (фамилия, имя, отчество).
2. Дата рождения (число, месяц, год).
3. Образование и квалификация (специальность, степень).
4. Должность, на которую назначена гражданская служба.
5. Наименование государственного органа (полное, прописью или штампом).

ьный лист оформляется подписью уполномоченного должностного лица работодателя.

Раздел «Сведения о работе»

В этот раздел вносятся сведения о:

• Приёме на работу (дата, основание, должность).
• Переводах на другую постоянную работу.
• Увольнении (дата, основание).
• Периодах работы в разных подразделениях.
• Воинской службе (по контракту или по призыву) – только если это предусмотрено служебным расписанием.
• Награждениях, благодарностях, почетных грамотах.

Записи о датах оформляются арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, ).

Раздел «Сведения о награждении»

Заносяться сведения о:

• Государственных и ведомственных наградах.
• Почётных грамотах и благодарностях.
• Датах вручения и номерах указов.

Раздел «Стаж работы»

Общий стаж (в годах, месяцах, днях) суммируется без указания конкретных работодателей. При этом в электронных ТК стаж отображается автоматически, но в бумажной форме требуется вручную.

Порядок заполнения записей

Приём на государственную службу

Для первой записи в ТК необходимо оформить заявление о поступлении на гражданскую службу и анкету установленной формы. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование госоргана.

Переводы и смены должностей

При переводе на другую постоянную должность в ТК вносится новая запись, а старая отмечается как «перенос в другое подразделение». При этом указываются даты начала и окончания предыдущей работы.

Увольнение

Увольнение фиксируется записью с указанием даты, основания (по статье ТК, по собственному желанию, по сокращению и т.д.) и номера приказа об увольнении.

Награждения

Запись о награждении оформляется в отдельном пункте, где указываются:

• Наименование награды.
• Номер и дата указов.
• Дата вручения.

Военная служба

По новому порядку (письмо Минтруда от ) запись о прохождении военной службы включается в ТК только при условии, что служебные обязанности связаны с гражданской службой. В противном случае данные не заносятся.

Электронные и бумажные формы

С года в РФ вводится обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом:

• Все сведения о работнике и его трудовой деятельности формируются работодателем и передаются в ПФР для хранения.
• Если работник был принят до года и отказался перейти на ЭТК, работодатель обязан вести бумажную форму.
• Электронные записи оформляются в том же формате (дата – DD.MM.YYYY), но хранятся в защищённой базе данных.

Переход на ЭТК упрощает контроль за стажем, упрощает расчёт пенсионных выплат и уменьшает риск потери документов.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильный формат даты. Используйте только DD.MM.YYYY (двухзначный месяц и день, четырёхзначный год).
2. Отсутствие подписи уполномоченного лица. На ьном листе должна быть подпись руководителя или уполномоченного должностного лица.
3. Неучтённый перевод. При каждом переводе в ТК вносится отдельная запись, даже если перевод происходит в том же подразделении.
4. Путаница с воинской службой. Записывайте данные о военной службе только при наличии официального приказа о направлении в государственную службу.
5. Неправильный расчёт общего стажа. Стаж суммируется, но не указываются отдельные периоды работы, если они не требуются для расчёта пенсии.

Краткое резюме

Трудовая книжка гражданского служащего – это документ, в который заносятся:

• Персональные данные (ФИО, дата рождения, образование).
• Сведения о работе (приём, переводы, увольнение).
• Информацию о награждениях и почётных грамотах.
• Общий стаж работы.
• Данные о военной службе (при необходимости).

Записи оформляются в строгом порядке, даты указываются арабскими цифрами, а ьный лист подписывается уполномоченным лицом. С 2020 года возможен переход на электронную форму, однако бумажные ТК остаются обязательными для тех, кто не желает переходить на цифровой формат;

Соблюдение указанных правил позволяет избежать ошибок при расчёте пенсии, упростить процесс аудита и обеспечить юридическую защиту как работодателя, так и работника.

Для более детального ознакомления с образцами заполнения и типовыми формами рекомендуем обратиться к официальным ресурсам:

• Сайт Министерства труда и социальной защиты РФ.
• Портал Роскомнадзора.
• КонсультантПлюс – база нормативных актов.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, оставляйте их в комментариях – мы постараемся дать развернутый ответ.