Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Согласно действующему законодательству Российской Федерации, трудовая книжка должна храниться у работодателя, а не на руках у сотрудника (за исключением случаев, когда работник является совместителем или впервые устраивается на работу после 2020 года и выбрал электронный формат). В данной статье мы подробно разберем, как именно работодатель должен организовать хранение этого важного документа.
Нормативная база
Основными документами, регламентирующими порядок ведения и хранения трудовых книжек, являются:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225 (с учетом изменений, включая Постановление от № 132).
- Приказ Минтруда России от № 320н, который утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Разъяснения государственных органов (в частности, Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5304 и позиции специалистов Роструда).
Требования к месту хранения: сейф или шкаф?
Один из самых частых вопросов у работодателей, особенно в сфере малого бизнеса: должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Обязательны ли решетки на окнах в помещении?
Согласно п; 43 Правил, трудовые книжки и дубликаты должны храниться у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению. Законодательство прямо не требует наличия именно несгораемого сейфа или решеток на окнах. Однако нормативные акты предписывают обеспечивать сохранность документов от порчи и хищения. На практике это означает:
- Металлический шкаф или сейф, обязательное условие. Документы должны находиться в запираемом оборудовании.
- Опечатывание — желательно, чтобы шкаф или сейф опечатывался (опломбировался) на время отсутствия ответственного лица.
- Охрана и доступ — помещение, где хранятся книжки, должно быть защищено от несанкционированного доступа посторонних лиц. Наличие решеток на окнах остается на усмотрение работодателя с учетом оценки рисков, но не является строгим требованием закона.
Учет трудовых книжек
Просто сложить трудовые книжки в шкаф недостаточно. Работодатель обязан организовать их строгий учет. Для этого работодатель должен вести две книги (согласно п. 40 Правил):
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней отражается движение чистых бланков: их закупка, списание испорченных бланков и выдача работникам.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этот журнал вносятся записи о приеме трудовой книжки от работника при поступлении на работу и о ее выдаче при увольнении.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).
Назначение ответственного лица
Работодатель не может просто повесить замок на шкаф и забыть. За сохранность трудовых книжек несет ответственность конкретный сотрудник. Как правило, это:
- Специалист отдела кадров;
- Бухгалтер (в небольших организациях);
- Сам руководитель (в микропредприятиях).
Назначение ответственного лица оформляется приказом (распоряжением) работодателя. В случае увольнения этого сотрудника, трудовые книжки и бланки должны быть переданы по акту приема-передачи новому ответственному лицу.
Хранение невостребованных трудовых книжек
Часто возникают ситуации, когда работник при увольнении не забирает свою трудовую книжку (например, из-за конфликта или переезда), либо работник умер. Как быть в этом случае?
Пунктом 43 Правил четко установлено:
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению.
Сколько хранить?
Невостребованные документы хранятся до востребования. Однако согласно архивным правилам (Перечень типовых управленческих архивных документов), невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве организации не менее 50 лет. Если работник или его родственники так и не обратились за документом, по истечении этого срока книжка подлежит уничтожению по акту.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Стоит отметить, что с 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Сведения о трудовой деятельности теперь передаются работодателем напрямую в Пенсионный фонд РФ (СФР). Однако:
- Работники, выбравшие бумажный формат, продолжают вести традиционную трудовую книжку.
- Работники, выбравшие электронный формат, забирают бумажную книжку на руки, и работодатель больше не несет ответственности за ее хранение.
Краткие итоги
Организация хранения трудовых книжек — это не просто формальность, а обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать проблем, помните главное:
- Книжки хранятся в запираемом металлическом шкафу или сейфе, исключающем хищение.
- Обязательно ведутся две учетные книги (приходно-расходная и книга движения).
- Назначается ответственное лицо, с которого взят подписка и которое имеет ключи от шкафа.
- Невостребованные при увольнении документы остаются в компании и хранятся десятилетиями.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит любой организации, от крупной корпорации до индивидуального предпринимателя, обеспечить сохранность важнейших кадровых документов.