Дата публикации: 03:37:20
Общие положения
Трудовая книжка (или электронная трудовая книжка, ЭТК) – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника․ Её хранение регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов․
Кто хранит трудовые книжки?
Согласно действующему законодательству, трудовые книжки хранятся в той организации, которая является работодателем сотрудника по трудовому договору․ Это может быть:
- Организация, в которой сотрудник работает по основному трудовому договору;
- Подразделение или дочерняя компания, если они также являются работодателем;
- Отдельный архив организации, если она прекратила своё существование, но обязала сохранить документы․
Требования к оформлению и содержанию
С 1 января 2023 года введена новая форма трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России № 320Н от ․ Основные изменения:
- Упрощённый дизайн, но сохраняются все обязательные реквизиты;
- Возможность перехода на электронный вариант (ЭТК);
- Усилена защита от подделок и утрат․
Что должно быть указано в книжке?
В каждой записи фиксируются:
- ФИО работника;
- Дата и место рождения;
- Сведения о месте работы и должностях;
- Дата начала работы;
- Сведения о воинском учёте (если применимо);
- Сведения о премиях, надбавках и отпуске;
- Подпись работника и печаль организации․
Сроки и порядок хранения
Согласно статье 64 ТК РФ, трудовые книжки сохраняются в течение всего срока действия трудового договора и после его прекращения – минимум 5 лет․ При этом:
- Если работник уходит на пенсию, книжка хранится до окончания всех выплат;
- При прекращении деятельности организации – в архиве successor‑а или в государственном архиве․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ ЭТК предоставляют следующие преимущества:
- Моментальная проверка передачи данных в ПФР и ФСС;
- Сокращение риска потери или порчи бумажного документа;
- Удобный доступ к информации для работника и работодателя․
По данным региональных новостей, в Самарской области 40,7 тысячи жителей уже перешли на ЭТК, а в Республике Коми большинство сотрудников также выбрали электронный формат․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли вносить записи в трудовые книжки после увольнения сотрудника?
Ответ: Нет․ По закону, работодатель не имеет права вносить изменения в книжку после прекращения трудовых отношений․ Все изменения вносятся только в период действия договора․
Вопрос: Что делать, если оригинальная книжка потеряна?
Ответ: В случае утери оригинала работник может запросить выписку из ЭТК или попросить работодателя выдать копию с подписью и печатью․ При необходимости можно оформить дубликат в соответствии с установленной формой․
Перспективы развития
По мнению экспертов, дальнейшее развитие системы хранения трудовых книжек будет направлено на:
- Полный переход на электронные формы;
- Интеграцию с другими государственными базами данных (например, ФНС, ПФР);
- Упрощение процедуры оформления новых сотрудников․
Таким образом, правильное хранение трудовых книжек – важная часть обеспечения прозрачности и законности трудовых отношений в России․