Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С момента приема на работу и до передачи в архив после увольнения за ней закреплён строгий порядок хранения и оформления. В последние годы система претерпела значительные изменения из-за перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Данная статья подробно разберет‚ кто и как должен хранить бумажные трудовые книжки‚ какие сроки установлены‚ и как работает новый электронный формат.
Кто обязан хранить трудовые книжки?
Согласно действующему законодательству‚ хранение трудовых книжек (в бумажном или электронном виде) — это прямая обязанность работодателя.
- На период работы сотрудника: Трудовая книжка (бумажная) хранится у работодателя в отделе кадров. Если ведётся ЭТК‚ сведения находятся в защищённой информационной системе.
- После увольнения: Бумажную трудовую книжку работодатель обязан передать в архив организации по истечении установленного законом срока хранения (обычно 75 лет). Архив принимает документ и обеспечивает его сохранность.
Таким образом‚ фраза «архивы принимают трудовые книжки» означает финальный этап жизненного цикла бумажного документа — его передачу на долгосрочное хранение после прекращения трудовых отношений.
Сроки хранения трудовых книжек в архиве
Общий срок хранения документов по личному составу‚ включая трудовые книжки‚ составляет 75 лет с даты увольнения работника. Этот срок установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в процессе деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций.
Важно: если организация ликвидируется‚ её архив‚ включая трудовые книжки уволенных сотрудников‚ передаётся в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2020 года начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года для впервые устраивающихся на работу граждан работодатели обязаны вести исключительно электронную форму. Для работников‚ уже имеющих бумажную книжку‚ возможен двойной вариант (по их выбору) до 2025 года‚ но с 2025 года планируется полный переход на ЭТК.
Как это влияет на архивы?
- Бумажные книжки: По-прежнему передаются в архив после увольнения по истечении срока хранения у работодателя (обычно 5 лет после увольнения‚ если нет иного требования).
- Электронные сведения: Хранятся в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Работодатель обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД) при каждом кадровом изменении. Архивированием электронных данных занимается ПФР на бессрочной основе.
Особые случаи и частые вопросы
Работник впервые устраивается на работу (молодежь‚ выпускники)
С 2021 года таким гражданам не заводят бумажную трудовую книжку. Все сведения формируются в электронном виде в ПФР. Работодатель обязан уведомить работника о выборе способа ведения (в данном случае, только электронный) и получить от него согласие на обработку персональных данных.
Иностранные граждане и лица без гражданства
Если у иностранного гражданина‚ принимаемого на работу в РФ‚ нет бумажной трудовой книжки (например‚ гражданин Узбекистана)‚ работодатель оформляет его как впервые принятого на работу и заводит для него ЭТК. Бумажный документ не требуется.
Запрос на выдачу копии бумажной трудовой книжки
Если у работника есть бумажная трудовая книжка и он уволен‚ он вправе получить её копию (не оригинал!). Работодатель обязан выдать заверенную копию. Порядок заверения: копия должна быть точной‚ с отметкой «Верно»‚ подписью ответственного лица‚ наименованием должности‚ датой выдачи и печатью организации.
Что делать с уже имеющейся бумажной книжкой при переходе на ЭТК?
Если работник уже имеет бумажную книжку‚ он может:
- Продолжать вести её (бумажный вариант). В этом случае работодатель продолжает делать в неё записи‚ а после увольнения передаёт в архив.
- Перейти на электронную. В этом случае работодатель делает последнюю запись в бумажную книжку (о переходе на ЭТК)‚ закрывает её‚ а все дальнейшие сведения вносятся в электронный документ. Бумажная книжка после этого возвращается работнику на руки‚ а в архив не передаётся.
Важно помнить!
- Ответственность за правильное ведение‚ хранение и передачу в архив трудовых книжек лежит на работодателе (ст. 66‚ 67 Трудового кодекса РФ).
- Архив принимает только бумажные трудовые книжки после их закрытия и истечения срока хранения у работодателя.
- Электронные сведения хранятся в ПФР и не передаются в архив организации в бумажном виде.
- Для впервые принимаемых на работу с 2021 года бумажная книжка не заводится.
Таким образом‚ система хранения трудовых книжек находится в процессе трансформации. Архивы по-прежнему принимают и хранят бумажные трудовые книжки как исторические документы‚ но их число будет сокращаться с каждым годом в связи с повсеместным внедрением электронных аналогов. Работодателям необходимо чётко соблюдать процедуры: правильно оформлять записи‚ учитывать выбор работника (бумага или электроника)‚ своевременно передавать сведения в ПФР и‚ в конечном итоге‚ организовать передачу бумажных носителей в архив после увольнения сотрудников.