Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем. Её правильное оформление, ведение и хранение регулируются строгими нормами Трудового кодекса РФ и специальными правилами. В этой статье разберём, куда деваются трудовые книжки, как их следует хранить, какие есть особенности выдачи и какие юридические риски могут возникнуть.
Основные понятия и правовые основы
Для начала уточним, что под трудовой книжкой понимается документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника; В соответствии с п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, уполномоченное лицо (как правило, отдел кадров) обязано вести, хранить и выдавать эти документы.
- Трудовая книжка – оригинальный документ, в котором вносятся сведения о приёме на работу, местах работы, датах увольнения и т.д.
- Дубликат – копия оригинала, выдающаяся в случае потери оригинала.
- Электронная трудовая книжка – современный формат, который может быть использован вместо бумажной (по решению работодателя).
Нормативные акты, регулирующие трудовые книжки
В законодательстве РФ трудовые книжки регулируются следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65, 66).
- Постановление Правительства РФ № 225 от г. «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
- КонсультантПлюс: П. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
- Судебные практики (например, решение судов о хранении копий трудовых книжек после увольнения).
Куда деваются трудовые книжки после увольнения сотрудника?
Вопрос о куда деваются трудовые книжки возникает у многих работодателей, особенно в ситуациях увольнения, смерти работника или его перехода на электронный формат. Рассмотрим основные сценарии.
Выдача при увольнении
По правилам, в день увольнения работник (или его законные представители) имеет право получить оригинал своей трудовой книжки. Если сотрудник не забирает документ, он считается невостребованным и переходит в категорию «хранятся до востребования».
Типичные варианты действий:
- Выдача оригинала – вручную в отделе кадров или по почте.
- Передача электронного варианта – если работник выбрал переход на электронную форму.
- Хранение дубликата – в случае потери оригинала выдаётся дубликат, оформленный в соответствии с установленными формами.
Что делать, если сотрудник не забрал книжку?
Если после увольнения работник не потребовал выдачу своей трудовой книжки, документ остаётся в архиве организации. По п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, такие книжки хранятся «до востребования». Это значит, что в любой момент (даже спустя годы) работник или его наследники могут обратиться за получением документа.
Хранение после смерти работника
В случае смерти сотрудника трудовая книжка переходит к его близким родственникам. В этом случае:
- Право на выдачу переходит к наследникам;
- Необходимо оформить заявление от имени родственника (образец – см. ниже).
- Документ выдаётся после подтверждения прав наследования.
Электронная трудовая книжка
С 2021 г. в РФ допускается ведение электронных трудовых книжек. При переходе сотрудника на электронный формат:
- Оригинальная бумажная книжка может быть уничтожена после получения подтверждения о переходе.
- Электронный документ хранится в защищённой системе (например, в личном кабинете сотрудника или в корпоративной базе).
- При увольнении электронная книжка также передаётся сотруднику (или его представителям).
Как правильно оформить выдачу и отказ от получения
Для юридической чистоты при выдаче (или отказе в выдаче) трудовых книжек используются официальные формы.
Образец уведомления работнику о необходимости забрать книжку
УВЕДОМЛЕНИЕ РАБОТНИКУ О НЕОБХОДИМОСТИ ЗАБРАТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ Вниманию: ________________________ (ФИО работника) От: _____________________________ (Наименование организации) Уважаемый(ая) ________________________! В связи с прекращением вашего трудового договора, вы имеете право получить оригинал вашей трудовой книжки. Просим обратиться в отдел кадров в период с ____ по ____ (указать срок) для получения документа. С уважением, _______________________ (Подпись, печать)
Акт об отказе от получения трудовой книжки
Если работник сознательно не забирает книжку, в организации составляется Акт об отказе. В нём фиксируются:
- ФИО работника и дата увольнения.
- Сведения о том, что работник был уведомлен о возможности получения документа.
- Подписи уполномоченного лица и свидетеля.
Заявление родственника умершего работника
Образец заявления:
ЗАЯВЛЕНИЕ РОДСТВЕННИКА УМЕРШЕГО РАБОТНИКА О ВЫДАЧЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Я, ________________________ (ФИО родственника), являюсь (укажите степень родства) умершего ________________________ (ФИО работника). Прошу выдать мне оригинал его трудовой книжки в связи с наследством. Подпись: ________________________
Хранение трудовых книжек: требования и практические рекомендации
Одним из самых часто задаваемых вопросов является куда депонировать трудовые книжки и как обеспечить их сохранность.
Требования к месту хранения
Согласно нормативным актам, в помещении, где хранятся трудовые книжки, должны соблюдаться следующие условия:
- Документы должны находиться в закрытом помещении, доступном только уполномоченным лицам.
- Для дополнительной защиты рекомендуется использовать металлический сейф или огнеупорный шкаф.
- Необязательно устанавливать решётки на окнах, однако документы должны быть защищены от пожара и влаги.
Где хранить невостребованные книжки?
Невостребованные трудовые книжки (т.е. те, которые не были забраны сотрудником после увольнения) хранятся до момента, пока работник или его представители не заявят о желании получить их. Практически:
- Книжки размещаются в отдельном архиве, оформленном как «Хранение трудовых книжек».
- Ведётся журнал учёта: номер, ФИО, дата выдачи, статус (выдана/невыдана).
- При появлении запроса документ выдаётся в течение установленного срока (обычно 30 дней).
Срок хранения
Согласно п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, невостребованные книжки хранятся «до востребования». Практически это значит, что:
- Срок хранения не фиксирован законом, но обычно организации хранят их в течение 5‑10 лет.
- После истечения срока, если документ так и не был запрошен, его можно уничтожить (после согласования с бухгалтерией и юридическим отделом).
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать юридических проблем, рекомендуется учитывать следующие нюансы:
- Несоблюдение сроков выдачи. Если работник не получил книжку в установленный срок, это может привести к претензиям.
- Отсутствие оформления акта отказа. Без официального акта трудно доказать, что работник был уведомлен.
- Неправильное хранение. Держать книжки в обычном шкафу без защиты от огня и влаги – нарушение требований.
- Неучёт электронных форматов. При переходе на электронную форму необходимо зафиксировать решение в приказе и уведомить сотрудника.
Таким образом, куда деваются трудовые книжки зависит от множества факторов: способа увольнения, желания сотрудника получить документ, наличия наследников и выбранного формата (бумажный/электронный). Правильное оформление выдачи, своевременное уведомление и надлежащее хранение позволяют избежать споров и обеспечить соблюдение Трудового кодекса.
Для контроля и аудита рекомендуется:
- Регулярно проверять журнал учёта трудовых книжек.
- Сохранять все уведомления и акты в архиве.
- Обновлять внутренние регламенты в соответствии с последними изменениями законодательства.
Соблюдая эти простые правила, вы сможете эффективно управлять трудовыми книжками, минимизировать риски и обеспечить законность всех кадровых процессов в вашей организации.
Автор: кадровый консультант, 23 мая 2026 г.