Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её ведение, хранение и передача в архив регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ. В данной статье рассмотрим, какие документы относятся к архивным материалам трудовых книжек, как они оформляются, хранятся и используются.

Что относится к архивным документам трудовых книжек

К архивным документам относятся не только сами трудовые книжки, но и сопутствующие материалы, необходимые для подтверждения их подлинности и полноты сведений:

• Трудовые книжки (бумажные и электронные) – основные носители сведений о работе, должностях, периодах работы, наградах и взысканиях.
• Журнал учёта движения трудовых книжек – регистрирует приём, выдачу, перевод и утрату трудовых книжек в организации.
• Книга учёта бланков трудовых книжек – фиксирует поступление, расход и остатки бланков трудовых книжек.
• Приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудников – служат основанием для внесения записей в трудовую книжку.
• Справки о стаже, выслуге лет, периодах работы во вредных условиях – могут прилагаться к трудовой книжке для подтверждения отдельных периодов.
• Документы о восстановлении утраченных трудовых книжек – заявления, справки из архивов, решения комиссии по восстановлению.
• Согласия сотрудников на обработку персональных данных – требуются при ведении электронных трудовых книжек и их передаче в архив.

Нормативная база

Ведение и архивное хранение трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65, 66) – определяет обязательность ведения трудовых книжек.
2. Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – устанавливает порядок ведения журналов учёта движения трудовых книжек и бланков.
3. Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ – регламентирует обработку и защиту сведений, содержащихся в трудовых книжках.
4. Постановление Правительства РФ от № 225 – определяет порядок хранения документов кадровой службы, включая трудовые книжки.
5. Инструкция по работе с электронными трудовыми книжками (Минтруд России, 2020) – описывает особенности ведения и архивирования электронных вариантов.

Порядок формирования архивного дела

Архивное дело по трудовым книжкам формируется в соответствии с внутренними регламентами организации и типовыми номенклатурами дел. Основные этапы:

1. Приём и регистрация – при поступлении трудовой книжки в кадровую службу делается запись в журнале учёта движения.
2. Проверка completeness – специалист проверяет наличие всех обязательных записей, подписей, печатей и соответствие данным из приказов.
3. Классификация – документы распределяются по категориям: активные (у текущих сотрудников), архивные (у уволенных), требующие восстановления.
4. Подготовка к хранению – бумажные трудовые книжки помещаются в специальные папки или коробки с маркировкой (ФИО, номер книжки, период работы). Электронные версии сохраняются в защищённой информационной системе с резервным копированием.
5. Сдача в архив – после завершения срока хранения в кадровой службе (обычно 50 лет после увольнения) дело передаётся в государственный или корпоративный архив.

Сроки хранения

Сроки хранения документов, связанных с трудовыми книжками, установлены Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации» и типовыми номенклатурами:

• Трудовая книжка (бумажная) – 75 лет с момента последней записи.
• Журнал учёта движения трудовых книжек – 50 лет после последней записи.
• Книга учёта бланков трудовых книжек – 50 лет после последней записи.
• Приказы о кадровых перемещениях – 50 лет.
• Справки о стаже и периодах работы – 50 лет.
• Документы по восстановлению утраченных трудовых книжек – 75 лет.

Особенности электронных трудовых книжек

С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) изменились некоторые аспекты архивного хранения:

• ЭТК хранятся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). Доступ к ним обеспечивается через личный кабинет гражданина на портале «Госуслуги».
• Организации обязаны передавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в ПФР (ныне Социальный фонд России) в электронном виде.
• Архивное хранение сведений ЭТК осуществляется в рамках государственных информационных ресурсов со сроком хранения не менее 75 лет.
• При необходимости можно выписать бумажную выписку из ЭТК, которая затем подлежит обычному архивному хранению.

Практические рекомендации для кадровых служб

Для эффективного ведения архива трудовых книжек рекомендуется:

1. Ввести чёткую инструкцию по заполнению журналов учёта и регулярно проводить их сверку с actual данными.
2. Использовать систему штрих‑кодирования или RFID‑меток для учёта местонахождения бумажных трудовых книжек в архиве.
3. Обеспечить резервное копирование электронных данных и ограничить доступ к ним только уполномоченным сотрудникам.
4. Проводить ежегодную аудиторскую проверку соответствия архивных дел нормативным требованиям;
5. Обучать сотрудников основам работы с электронными трудовыми книжками и правилам передачи данных в Социальный фонд.

Архивные документы трудовых книжек представляют собой важный элемент кадрового документооборота, обеспечивающий подтверждение трудового стажа, прав на пенсию и другие социальные гарантии. Соблюдение нормативных требований к их ведению, хранению и передаче в архив позволяет организациям избежать штрафов, а гражданам – защитить свои трудовые права. В условиях перехода на электронные форматы важно сохранять баланс между цифровыми технологиями и традиционными бумажными носителями, обеспечивая надёжное и долгосрочное хранение всей информации о трудовой деятельности.