Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное ведение и обеспечение бланками — прямая обязанность каждого работодателя. Несоблюдение установленного порядка может повлечь административную ответственность. Данная статья подробно разбирает, как юридически грамотно получать, учитывать и хранить бланки трудовых книжек и вкладышей.
Законодательная база: на что опираться?
Основными документами, регулирующими данный вопрос, являются:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» — устанавливает общие правила.
- Приказ Минфина России от № 117н — утверждает Порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Именно он детально описывает процедуру.
- Приказ Минфина России от № 55н (вступает в силу с ), вносит актуальные изменения в Порядок.
Важно: данные правила действуют для всех работодателей — юридических и физических лиц, включая индивидуальных предпринимателей.
Кто изготавливает и поставляет бланки?
Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей является монополией государства.
- Изготовитель: Федеральное государственное унитарное предприятие «Гознак» (и его уполномоченные структуры).
- Распределение: Бланки поставляются работодателям не напрямую с ГОЗНАКа, а через сеть уполномоченных дистрибьюторских компаний, аккредитованных Минфином России. Эти компании осуществляют продажу бланков на платной основе.
Таким образом, работодатель должен обращаться только в официальные пункты продаж, имеющие соответствующие лицензии и документы.
Пошаговый порядок получения бланков
Процедура обеспечения бланками стандартизирована и включает следующие этапы:
Подготовка документов для заявки
Для оформления заявки в дистрибьюторскую компанию потребуются:
- Заявка на поставку бланков (форма устанавливается поставщиком).
- Копия свидетельства о постановке на налоговый учёт (или выписка из ЕГРИП для ИП).
- Копия документа, подтверждающего полномочия лица, подписывающего заявку (например, выписка из Устава или протокол об избрании директора).
- Копия паспорта руководителя (или индивидуального предпринимателя).
- Код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) организации.
Оформление и оплата заказа
После согласования количества и номенклатуры (трудовая книжка, вкладыш) sides:
- Стороны подписывают договор поставки.
- Работодатель производит 100% предоплату на основании счёта, выставляемого поставщиком.
- После поступления оплаты поставщик формирует партию и организует доставку.
Доставка осуществляется, как правило, через службы доставки защищённой полиграфической продукции или курьерскими службами, сотрудники которых имеют право на проверку документов при передаче.
Учёт и хранение бланков на предприятии
Полученные бланки — это ценные бумаги строгой отчётности (хотя сами бланки ТК не относятся к документам строгой отчётности, но обращение с ними требует повышенного контроля).
Учёт
Необходимо вести журнал учёта движения бланков (можно в электронном виде), где фиксируются:
- Номера бланков (с серией и номером).
- Дата получения от поставщика.
- ФИО и подпись ответственного лица, принявшего бланки.
- Дата и номер приказа (распоряжения) о передаче бланка в отдел кадров.
- ФИО работника, которому выдан бланк (вкладыш) для оформления.
- Дата заполнения и выдачи трудовой книжки работнику.
Хранение
Бланки хранятся в отделе кадров или бухгалтерии в:
- Сейфе, металлическом шкафу с надёжным замком.
- Помещении с ограниченным доступом.
- Условиях, исключающих порчу, утрату или кражу.
За хранение и сохранность бланков несёт ответственность руководитель организации и конкретный материально ответственный сотрудник (часто это начальник отдела кадров или бухгалтер).
Списание и уничтожение
Неиспользованные бланки (например, с браком, с ошибками в серии/номере) не подлежат самостоятельному уничтожению. Они должны быть:
- Списаны по акту в установленном порядке.
- Переданы на уничтожение в специальную организацию, имеющую лицензию на работу с конфиденциальной информацией.
- В акте должны быть указаны серии и номера списанных бланков.
Важно! При ликвидации организации все неиспользованные бланки, а также дубликаты трудовых книжек, подлежат передаче в государственный архив по месту нахождения организации в соответствии с законодательством об архивном деле.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка приобретения, учёта или хранения бланков может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) — штрафы для должностных лиц и юридических лиц.
- Гражданско-правовую ответственность — если из-за утраты бланка работнику придётся восстанавливать документ за свой счёт или возникают иные убытки.
- Уголовную ответственность — в случае злоупотребления полномочиями, например, продажи бланков третьим лицам или их подделки.
Порядок обеспечения бланками трудовой книжки чётко регламентирован. Ключевые шаги для работодателя:
- Обращаться только к аккредитованным дистрибьюторам (не к посредникам).
- Тщательно вести учёт каждого бланка с момента получения до момента выдачи работнику или списания.
- Хранить в надёжном месте с ограничением доступа.
- Соблюдать процедуру списания и передачи при ликвидации.
Следование этим правилам минимизирует риски для организации и гарантирует законность оформления такого важного документа, как трудовая книжка.