Вопросы, связанные с трудовой книжкой в период декретного отпуска, часто вызывают путаницу как у сотрудниц, так и у кадровиков. Многие задаются вопросами: нужно ли вносить запись об отпуске по уходу за ребенком? Как заверить копию трудовой книжки, если женщина находится в декрете? Можно ли работать в декрете и сохранить пособие? В этой статье мы подробно разберем все аспекты, связанные с трудовой книжкой и декретом в 2026 году, с учетом актуальных норм трудового законодательства РФ.
Нужно ли вносить запись об отпуске по беременности и родам (БиР) и по уходу за ребенком в трудовую книжку?
Ответ: НЕТ.
Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225), записи об отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком в трудовую книжку не вносятся.
Почему? Потому что эти периоды не являются прекращением трудовых отношений. Работница сохраняет за собой место работы, должность и статус сотрудника организации. Все время декретного отпуска засчитывается в трудовой стаж, включая страховой стаж для начисления пенсии.
В трудовую книжку вносятся только следующие записи:
- Прием на работу (по основному месту работы);
- Переводы на другую работу;
- Увольнение;
- Награды и поощрения (по желанию работодателя);
- Назначение на должность (если это сопровождается изменением должности).
Таким образом, даже если женщина уходит в декрет на 3 года — в трудовой книжке не будет ни одной строки об этом. Но это не означает, что отпуск не существует: он фиксируется в приказах, табелях и личном деле сотрудника.
Как вносить запись о временной замене декретницы?
Да, запись о временной замене вносится, и это обязанность работодателя!
Если на время отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком основной сотрудницы на ее должность принимается временный работник — работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку этого временного сотрудника.
Пример записи:
- Основание: Приказ № 45 от
- Содержание: Принят на работу на период отпуска по уходу за ребенком основного работника Ивановой И.И. на должность бухгалтера.
При окончании декретного отпуска основной сотрудницы, временный работник увольняется. В его трудовую книжку вносится запись об увольнении по окончании срока трудового договора.
Важно: Нарушение этого требования — нарушение трудового законодательства. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как заверить копию трудовой книжки, если сотрудник находится в декрете?
Если сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, запросила копию трудовой книжки (например, для получения пособий, визы, кредита или при переезде), работодатель обязан предоставить ей заверенную копию в течение 3 рабочих дней.
Правила заверения копии трудовой книжки в 2026 году:
- Копия должна быть полной, включать все страницы с записями, включая ьный лист и лист учета.
- На каждой странице копии внизу проставляется надпись: «Копия верна».
- Указывается:
- Должность ответственного лица (например, «Начальник отдела кадров»);
- ФИО ответственного лица;
- Подпись;
- Расшифровка подписи (ФИО печатными буквами);
- Дата заверения;
- Печать организации (если она есть).
- Печать должна частично заходить на копию и на подпись — это подтверждает, что документ заверен именно этим документом, а не скопирован отдельно.
- На последней странице (или отдельно) можно добавить запись: «Работает по настоящее время» — если сотрудник не уволен и продолжает числиться в организации. Это особенно важно при запросе копии для банка или органов соцзащиты.
Образец заверения (текст):
Копия верна
Должность: Начальник отдела кадров
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Подпись: ___________ /М.С. Петрова/
Расшифровка: Петрова Мария Сергеевна
(печать организации)
Электронная трудовая книжка и декрет
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если сотрудник оформил переход на ЭТК, то все записи (включая прием, перевод, увольнение) вносятся в электронный формат.
Для декретницы:
- Электронная трудовая книжка не содержит записей об отпуске по БиР и уходу за ребенком — как и бумажная.
- Копию ЭТК можно получить через Госуслуги или через работодателя.
- В МФЦ можно получить выписку из ЭТК на бумажном носителе — она заверяется печатью и подписью уполномоченного лица.
Важно: электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная. Заверять ее нужно по тем же правилам — с указанием «Копия верна», подписью, датой и печатью.
Можно ли работать в декрете и получать пособие?
Да, можно!
С 2022 года вступили в силу изменения, позволяющие женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, работать на условиях неполного рабочего времени или на дому, не теряя право на пособие.
При этом:
- Работа не обязывает увольняться из декрета;
- Зарплата за работу и пособие по уходу за ребенком выплачиваются одновременно;
- Работодатель должен оформить трудовой договор на условиях неполного дня (например, 4 часа в день) или дистанционно;
- В трудовую книжку вносится запись о работе — но только если это новая запись (например, перевод на другую должность или дополнительная работа).
Важно: если женщина работает на полную ставку — пособие выплачиваться не будет. Поэтому рекомендуется оформлять работу на условиях неполного рабочего времени.
Что делать, если работодатель отказывается заверить копию трудовой книжки?
Отказ в предоставлении заверенной копии трудовой книжки — нарушение статьи 62 ТК РФ. Сотрудник имеет право:
- Написать письменный запрос на получение копии;
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд);
- Обратиться в прокуратуру или суд.
Работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли вносить запись о декрете в трудовую книжку при увольнении?
Нет. При увольнении в трудовую книжку вносится только запись об увольнении. Периоды декрета не отражаются, но они учитываются в стаже автоматически.
Вопрос 2: Можно ли заверить копию трудовой книжки без печати?
Да, если организация не имеет печати — заверение возможно только подписью и расшифровкой. Печать — не обязательна, но желательна.
Вопрос 3: Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?
Срок действия не установлен законом. Однако организации (банки, загсы, МФЦ) часто требуют, чтобы копия была заверена не ранее 1–3 месяцев до подачи документов. Уточняйте требования у получателя.
Вопрос 4: Можно ли заверить копию трудовой книжки за сотрудницу, которая находится в декрете?
Да. Работодатель может заверить копию по письменному запросу сотрудницы, даже если она не выходит на работу. Запрос можно направить по почте, электронной почте или через доверенное лицо.
Трудовая книжка — важный документ, но она не является «дневником» всех периодов жизни сотрудника. Декретный отпуск — это не увольнение, а временное приостановление трудовых обязанностей с сохранением места работы. Поэтому в трудовую книжку записи об отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком не вносятся.
Однако:
- Запись о временной замене декретницы — обязательна;
- Заверение копии трудовой книжки, обязанность работодателя;
- Работа в декрете с сохранением пособия — законное право;
- Электронная трудовая книжка — равнозначна бумажной.
Соблюдение этих правил защищает как права сотрудницы, так и интересы работодателя. Не забывайте: кадровая документация — это не формальность, а основа правовой защиты всех сторон трудовых отношений.
Помните: ваша трудовая книжка, это история вашей профессиональной жизни. Даже если в ней нет слов о декрете — он есть в вашем стаже, в вашем опыте, в вашем праве на достойную пенсию.