Трудовая книжка и документы‚ подтверждающие трудовую деятельность‚ являются ключевыми для каждого работника. Они необходимы для подтверждения стажа‚ получения пенсии‚ социальных выплат и при трудоустройстве. Законодательство РФ четко регламентирует обязанность работодателя по их выдаче. Основным нормативным актом здесь является статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации «Выдача документов‚ связанных с работой‚ и их копий».
Что говорит статья 62 ТК РФ?
Статья 62 устанавливает два ключевых права работника:
- Право на получение трудовой книжки (в определенных случаях).
- Право на получение заверенных копий документов‚ связанных с работой.
Выдача трудовой книжки
Часть 1 ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему трудовую книжку.
Важное уточнение: Эта норма применяется в первую очередь для целей обязательного социального страхования (обеспечения)‚ то есть для подачи документов в Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС).
Исключение: Трудовую книжку не выдают‚ если на работника не ведется трудовая книжка (например‚ если он работает по гражданско-правовому договору или является индивидуальным предпринимателем). В этом случае сведения о трудовой деятельности формируются в форме Сведений о трудовой деятельности (СТД) по форме СЗВ-ТД‚ которые также должны быть выданы работнику.
Выдача копий документов‚ связанных с работой
Часть 2 ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов‚ связанные с работой.
Какие документы относятся к «связанным с работой»?
Закон не дает исчерпывающего списка‚ но из практики и разъяснений к ним относятся:
- Копии приказов о приеме на работу‚ об увольнении‚ о переводах.
- Копии трудового договора и его дополнительных соглашений.
- Копии должностных инструкций.
- Копии документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование (выписки из ПФР‚ СЗВ-СТАЖ‚ СЗВ-М).
- Копии справок о заработной плате‚ о стаже.
- Копии документов‚ подтверждающих обучение‚ повышение квалификации.
- Иные документы‚ содержащие информацию о работнике и его трудовой деятельности.
Форма заявления и сроки
Заявление должно быть письменным. Устные заявления не подлежат исполнению. Срок исчисления начинается на следующий день после фактической подачи заявления в отдел кадров или бухгалтерию (дата входящего номера).
Три рабочих дня — это максимальный срок. Работодатель вправе выдать документы и раньше.
Заверение копий
Копии должны быть заверены надлежащим образом. Обычно это означает:
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера.
- Оттиск печати организации (если используется).
- Отметку «Верно» с датой заверения и подписью лица‚ совершившего заверение.
Заверенная копия должна быть читаемой и полной.
Право на истребование документов в период работы
Важно понимать: право на получение копий документов‚ связанных с работой‚ не ограничено моментом увольнения. Работник обладает им в любое время в течение всего периода работы у данного работодателя (п. 2 ст. 62 ТК РФ).
Что происходит при увольнении? (ст. 84.1 ТК РФ)
При прекращении трудового договора (увольнении) у работодателя есть дополнительные обязанности по выдаче документов:
- В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику:
- Его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД‚ если трудовая книжка не ведется).
- Справку о заработной плате за последние три календарных месяца‚ предшествующих месяцу увольнения (по форме 182н или иной‚ содержащей requisite для назначения пенсии);
- По письменному заявлению уволенного работника работодатель также обязан выдать ему заверенные копии иных документов‚ связанных с работой (например‚ копии приказов‚ договора). Срок — также 3 рабочих дня.
Хранение копий документов работодателем
Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки? Нет. Статья 62 ТК РФ не обязывает работодателя хранить копию трудовой книжки у себя после ее выдачи работнику. Однако копии других документов‚ которые были выданы работнику по его заявлению‚ могут храниться в личном деле‚ если их изготовление было инициировано самим работодателем (например‚ для внутреннего пользования).
Ответственность работодателя за нарушение
Неисполнение обязанностей по выдаче документов влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов‚ содержащих нормы трудового права».
Для должностных лиц и юридических лиц предусмотрены значительные штрафы. Кроме того‚ работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принудительного исполнения требований о выдаче документов.
Практические рекомендации для работника
- Подавайте письменное заявление. Составьте заявление в двух экземплярах‚ на одном укажите дату подачи и попросите поставить входящий номер и подпись принявшего лица. Оставьте копию заявления у себя.
- Четко указывайте‚ какие документы вам нужны. Например: «Прошу выдать заверенные копии приказа о приеме на работу №… от …‚ трудового договора от …‚ справки о заработной плате за … месяц 20.. года».
- Контролируйте сроки. Работодатель обязан выдать документы в течение 3 рабочих дней. Если срок пропущен‚ направьте письменную претензию с требованием исполнить обязательство и угрозой обращения в ГИТ/суд.
- При увольнении не забывайте получить все положенные документы в последний день. Трудовую книжку и справку о заработной плате должны выдать обязательно.
Статья 62 ТК РФ является важным инструментом защиты прав работника на информацию о своей трудовой деятельности. Работодатель обязан оперативно и в полном объеме исполнять требования по выдаче как самой трудовой книжки (для целей ПФР)‚ так и любых заверенных копий иных кадровых документов. Знание своих прав и правильный подход (письменное заявление‚ контроль сроков) позволяют работнику легко получить необходимые документы. В случае отказа или задержки закон предусматривает эффективные механизмы защиты‚ включая административную и судебную.
Дата актуальности информации: 23 мая 2026 года. Обратите внимание‚ что законодательство может меняться. Для получения точной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу.