Трудовая книжка (ТК), ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Правильный приём и оформление этого документа на этапе трудоустройства — прямая обязанность работодателя, регулируемая статьёй 66 Трудового кодекса РФ. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам как для сотрудника (неверный стаж), так и для компании (штрафы).
Основные правила приёма трудовой книжки
Согласно законодательству, работодатель обязан принять у работника его трудовую книжку в день приёма на работу и сделать в ней соответствующую запись. Процедура зависит от типа документа (бумажный или электронный) и от того, первое ли это трудоустройство для сотрудника.
Стандартный случай (работник с опытом)
Если у сотрудника уже есть трудовой стаж, он, как правило, должен предоставить бумажную трудовую книжку (если он не перешёл на электронную). Алгоритм действий:
- Приём документа. Проверить, что это оригинал, а не копия. Убедиться в отсутствии повреждений, подчисток, незаверённых исправлений.
- Проверка записей. Внимательно изучить все предыдущие записи: даты приёма и увольнения, наименования организаций, должности. Особое внимание — на последнюю запись об увольнении. Она должна быть заверена подписью и печатью предыдущего работодателя.
- Оформление приёма. В день фактического допуска к работе (часто совпадает с датой подписания трудового договора) в ТК вносится запись о приёме. Образец записи:
«Принят(а) на работу [должность] с [дата]». - Заверение записи. Запись заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации.
- Выдача экземпляра приказа. Работнику под расписку выдаётся копия приказа о приёме на работу.
Первое трудоустройство (новичок без стажа)
Если человек впервые устраивается на работу (например, выпускник вуза или студент), у него может не быть трудовой книжки. В этом случае:
- Бумажная ТК не заводится. Согласно разъяснениям, если у работника нет никакого трудового стажа, заводить бумажную трудовую книжку не требуется.
- Необходимые документы. При приёме на работу запросите: паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании (диплом, аттестат).
- Оформление. Трудовой договор и приказ о приёме оформляются стандартно. Сведения о работе этого работника в будущем будут вноситься в его электронную трудовую книжку (ЭТК), которую заведёт первый работодатель.
Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
С 1 января 2021 года все новые трудовые книжки заводятся только в электронном виде. Работник, у которого уже есть бумажный документ, может перейти на электронный формат.
Если работник принёс бумажную ТК, но хочет перейти на ЭТК
Это его право. Процедура:
- Работник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК и о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан:
- Внести сведения о приёме на работу в Федеральную государственную информационную систему «Трудовая деятельность» (ФГИС «Труд»).
- Сделать в бумажной трудовой книжке специальную запись. Формулировка: «В соответствии с заявлением работника от [дата] сведения о трудовой деятельности и (или) трудовом стаже будут предоставляться с использованием электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка недействительна.»
- Завершить эту запись подписью и печатью.
- Вернуть бумажную ТК работнику. После внесения записи бумажная книжка возвращается сотруднику. С этого момента для подтверждения стажа он будет использовать данные из своего личного кабинета на портале Госуслуг.
Запись в бумажной ТК при переходе на ЭТК (образец)
В графы бумажной трудовой книжки вносятся следующие данные:
- Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи (например, продолжение нумерации предыдущих записей).
- Графа 2 (Дата): Дата выдачи/возврата трудовой книжки (дата, когда работодатель вернул документ после внесения записи).
- Графа 3 (Сведения о работнике и основании возникновения трудовых отношений): «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4 (Подпись работника): Подпись работника, подтверждающая, что он ознакомлен с записью.
Что делать, если работник не принёс трудовую книжку?
Ситуация, когда новичок не имеет при себе бумажного документа (утерял, не успел получить и т.д.), требует особого внимания.
- Не отказывать в приёме на работу. Отсутствие ТК не является основанием для отказа в трудоустройстве.
- Запросить письменное объяснение. Попросите работника написать заявление или объяснительную записку с указанием причины отсутствия документа.
- Оформить приём без записи в ТК. Приказ о приёме и трудовой договор подписываются. Запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) будет сделана позже, когда документ будет предоставлен.
- Назначить срок. Установите работнику разумный срок (например, 3-5 дней) для предоставления трудовой книжки.
- Если ТК так и не предоставлена: Если работник не представил ТК по своей вине, работодатель вправе уволить его за не предоставление документа по требованию работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но это крайняя мера. Лучше продолжить работать, а при увольнении оформить запись на основании имеющихся данных (например, по заявлению работника).
Выдача трудовой книжки при увольнении
Ключевое правило: В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать сотруднику его трудовую книжку с внесённой записью об увольнении. Если этого не сделать, работодатель будет обязан выплачивать работнику средний заработок за весь период вынужденного прогула.
Запись об увольнении должна содержать точную дату прекращения трудового договора и основание увольнения (например, «Уволен(а) по инициативе работодателя на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»).
Типичные ошибки и как их избежать
- Непринятие ТК «на хранение». ТК не хранится в отделе кадров как архивный документ. Она выдается обратно работнику сразу после внесения необходимой записи (или возвращается при переходе на ЭТК).
- Неправильное заполнение. Записи должны быть разборчивыми, без исправлений и подчисток. Исправления допускаются только путем зачёркивания неправильного текста и написания правильного рядом с ним, с указанием даты исправления и подписью ответственного лица.
- Отсутствие даты или подписи. Каждая запись должна быть датирована и подписана уполномоченным лицом (обычно начальником отдела кадров или руководителем организации).
- Задержка внесения записи; Запись о приёме вносится в день допуска к работе. Запись об увольнении — в день увольнения. Нарушение сроков влечёт административную ответственность;
- Игнорирование заявления о переходе на ЭТК. Если работник подал заявление, отказывать в переходе на электронный формат нельзя. Необходимо действовать в установленные законом 5 дней.
Приём трудовой книжки — формальная, но критически важная процедура. Работодатель должен:
- Принять документ, проверить его состояние и содержание.
- Своевременно и корректно внести запись о приёме на работу.
- При наличии заявления — организовать переход на электронную форму.
- В день увольнения вернуть документ с записью об увольнении.
Соблюдение этих правил защищает интересы и работника, и работодателя, обеспечивая юридическую чистоту трудовых отношений.