Дата получения информации из сети: 10:19:46 ()

Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника․ Её правильный учёт и хранение являются обязательными требованиями трудового законодательства и непосредственно влияют на соблюдение прав сотрудников‚ а также на возможность своевременного оформления пенсии‚ пособий и других социальных выплат․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66‚ 65․1);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок);
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» (в части подтверждения стажа);
• Приказы Минтруда России‚ регламентирующие ведение электронных трудовых книжек․

Обязанность работодателя по учёту движения трудовых книжек

Согласно пункту 40 Порядка‚ работодатель обязан вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в неё․ В этом журнале фиксируются все операции с трудовыми книжками:

1. приём трудовых книжек от newly hired сотрудников;
2. выдача трудовой книжки работнику при увольнении;
3. внесение изменений (вкладыши‚ дубликаты);
4. возврат трудовой книжки сотруднику после хранения;
5. уничтожение (в случае утраты или порчи) с оформлением соответствующего акта․

Что не отражается в журнале при электронной трудовой книжке

Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой‚ информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения трудовых книжек в бумажном виде․ Однако работодатель всё равно обязан:

• обеспечить доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или иной утверждённой системе;
• своевременно вносить сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых изменениях в электронный формат;
• хранить подтверждающие документы (заявления‚ приказы) в соответствии с требованиями к архивному хранению кадровой документации․

Формат и ведение журнала учёта движения трудовых книжек

Журнал может вестись в бумажном или электронном виде‚ но должен обеспечивать:

• постраничную нумерацию;
• запрет на подчистки и исправления (при необходимости – оформление отдельного листа с подписью уполномоченного лица);
• хранение не менее 50 лет после последней записи (в соответствии с требованиями к кадровым документам)․

Пример структуры записи в журнале

Хранение трудовых книжек в организации

Трудовые книжки сотрудников‚ находящихся в штате‚ хранятся у работодателя в условиях‚ обеспечивающих их сохранность:

• в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом;
• в сухом помещении‚ защищённом от прямых солнечных лучей‚ влажности и перепадов температуры;
• с ведением журнала выдачи и возврата (если книжка временно выдаётся сотруднику для предоставления в другие организации)․

После увольнения сотрудника трудовая книжка выдаётся ему лично под расписку в течение трёх рабочих дней․ Если сотрудник отказывается принять книжку‚ она направляется ему заказным письмом с уведомлением о вручении‚ а факт отправки фиксируется в журнале․

Электронные трудовые книжки: особенности учёта

С года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Работодатель‚ ведущий кадровый учёт в электронном формате‚ обязан:

1. передавать сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях в ПФР через единую систему взаимодействия;
2. обеспечить сотруднику доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» для просмотра своей ЭТК;
3. хранить электронные копий приказов и других документов‚ подтверждающих внесённые записи‚ не менее 50 лет․

При наличии у сотрудника как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки‚ бумажный экземпляр считается основным до момента его замены на электронный (по заявлению сотрудника)․

Ответственность за нарушения порядка учёта и хранения

Нарушение требований по ведению журнала учёта движения трудовых книжек и их хранению влечёт:

• административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб․ для организаций);
• возможные трудовые споры‚ связанные с невозможностью подтверждения стажа работы;
• риски при проведении проверок государственными органами (трудовая инспекция‚ ПФР‚ налоговая)․

Практические рекомендации для организаций

1. Назначить ответственного специалиста (кадровика‚ бухгалтера) за ведение журнала учёта движения трудовых книжек․
2. Разработать внутренний нормативный акт («Положение о ведении и хранении трудовых книжек»)‚ регламентирующий порядок приёма‚ выдачи‚ хранения и уничтожения документов․
3. Периодически (не реже одного раза в год) проводить инвентаризацию трудовых книжек и сверку с данными журнала․
4. При переходе на электронные трудовые книжки обеспечить обучение кадровой службы работе с личным кабинетом на портале «Госуслуги» и с системой взаимодействия с ПФР․
5. Обеспечить резервное копирование электронных данных о трудовых книжках в соответствии с требованиями к защите персональных данных․
6. Хранить бумажные трудовые книжки в условиях‚ исключающих доступ посторонних лиц‚ и вести журнал выдачи/возврата․

Правильный учёт и хранение трудовых книжек – важная составляющая кадровой политики любой организации․ Соблюдение требований Порядка‚ пункта 40 которого обязывает вести журнал движения трудовых книжек‚ а также учёт особенностей электронных трудовых книжек‚ позволяет минимизировать риски административных штрафов‚ защитить права сотрудников и обеспечить прозрачность кадрового процесса․ Рекомендуется регулярно обновлять внутренние нормативные документы‚ проводить обучение ответственных сотрудников и осуществлять контроль за исполнением установленных процедур․