Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, её выдача и возврат регулируется строгими правилами. Ниже приведён подробный разбор ситуаций, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику «на руки».

Общие правила выдачи трудовой книжки

По умолчанию трудовая книжка выдается работнику только в момент прекращения трудового договора (увольнение, перевод, расторжение и т.п.). Однако в некоторых случаях допускается её выдача в течение рабочего периода.

Выдача при увольнении

При увольнении работника в последний день его работы работодатель обязан передать ему оригинал трудовой книжки. Это правило закреплено в статье 37 Трудового кодекса РФ и в Правилах выдачи трудовой книжки.

• Трудовая книжка выдается в день увольнения.
• Если работник подал заявление о выдаче менее чем за три рабочих дня до увольнения, то она должна быть выдана не позднее дня увольнения.
• После увольнения работник обязан вернуть книжку в течение 3 рабочих дней с даты её получения.

Выдача по запросу работника в период работы

В обычных условиях работодатель не вправе выдавать трудовую книжку на руки, пока не наступит увольнение. Однако в исключительных случаях допускается её временная выдача по запросу работника. Это может быть необходимо, например, при необходимости предоставить оригинал в другой организации, в суде или при оформлении кредита.

• Работник должен предоставить письменное заявление с указанием уважительной причины выдачи.
• Кадровый отдел обязан зафиксировать выдачу в отдельном журнале: работник подписывает акт при получении, а кадровик – при возврате.
• Срок возврата обычно устанавливается в заявлении и не должен превышать 3 рабочих дней.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки на руки

Ниже перечислены основные ситуации, когда работодатель может выдать трудовую книжку работнику «на руки» в течение трудового договора.

Смерть работника

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из ближайших родственников, если это предусмотрено законодательством.

Переезд работника в другой регион

При необходимости предоставить оригинал трудовой книжки в другой регион (например, для оформления военной службы), работник может получить её на руки с согласия работодателя.

Оформление кредита или ипотечного договора

В банках часто требуется оригинал трудовой книжки для подтверждения стажа; В таком случае работник может получить её на руки, но обязательно оформляется акт выдачи и возврата.

Судебные разбирательства

При участии в судебном процессе работник может потребовать оригинал трудовой книжки. В таких случаях работодатель обязан выдать её, но с обязательным оформлением актов.

Процедура выдачи трудовой книжки на руки

Ниже приведён пошаговый алгоритм, который должен соблюдать кадровый отдел.

1. Получение заявления – работник подает письменное заявление с указанием причины выдачи и срока возврата.
2. Проверка основания – кадровик проверяет, соответствует ли причина законодательству.
3. Формирование акта выдачи – в акте фиксируются дата выдачи, срок возврата, подписи сторон.
4. Передача документа – работник получает оригинал трудовой книжки.
5. Возврат – по истечении срока работник возвращает книжку, подписывая акт возврата.
6. Обновление журналов – кадровик обновляет журнал выдачи и возврата.

Ответственность за невозврат трудовой книжки

Если работник не вернул трудовую книжку в установленный срок, работодатель вправе потребовать компенсацию за возможные убытки. Кроме того, в случае утраты документа работник обязан компенсировать расходы на изготовление новой трудовой книжки.

Пример заявления на выдачу трудовой книжки

Ниже приведён шаблон заявления, который можно использовать в кадровом отделе.

Заявление

Я, ФИО работника, прошу выдать мне оригинал трудовой книжки в связи с уточненной причиной (например, оформление кредита, судебное разбирательство). Срок возврата – дата возврата.
Подпись: ___________

Выдача трудовой книжки на руки – это исключительный случай, регулируемый Трудовым кодексом РФ и внутренними правилами организации. В большинстве случаев документ выдается только при увольнении, но в определённых обстоятельствах работник может получить его в течение трудового договора, если соблюдены все формальные требования и оформлены соответствующие акты.