Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему сохраняет свою актуальность для многих категорий граждан. В ряде случаев бумажная трудовая книжка может быть единственным источником информации не только о работе россиян, но и об имеющихся наградах, поощрениях или специальных стажах.

В этой статье мы подробно разберем, кто и как имеет право заполнять трудовую книжку, что делать, если место в документе закончилось, и как вносить пропущенные записи.

Кто имеет право заполнять трудовую книжку?

Важно понимать базовое правило: сам работник не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку. Это строгое нарушение законодательства. Заполнение документа — это обязанность работодателя.

Как правило, эту функцию делегируют:

• Специалисту отдела кадров;
• Бухгалтеру, который ведет кадровый учет;
• Руководителю организации (если штат небольшой и нет других специалистов).

При приеме на работу гражданина, у которого отсутствует бумажная трудовая книжка (например, если он впервые устраивается на работу или написал заявление о переходе на ЭТК), работодатель обязан завести ему новый бумажный бланк, если сотрудник не отказался от его ведения.

Особенности для иностранных граждан

Частый вопрос возникает при трудоустройстве иностранных граждан. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Бумажной трудовой книжки у него нет. Как быть?

В этом случае работодатель по просьбе сотрудника оформляет на него новую трудовую книжку российского образца. Записи о предыдущем опыте работы на территории иностранного государства в российскую трудовую книжку не вносятся (так как это не соответствует российскому трудовому законодательству), однако стаж может быть подтвержден иными документами.

Что делать, если в трудовой книжке закончилось место?

Если вам необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»), а все графы этого раздела уже заполнены, нельзя продолжать записи на свободных местах других разделов или на обложке.

В такой ситуации необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку. Он вшивается в саму книжку и является ее полноценным продолжением. При этом на титульном листе основной трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер этого вкладыша. Заполнение вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой трудовой книжки.

Как внести пропущенную запись

На практике часто возникает ситуация: кадровик забыл внести запись о переводе сотрудника на другую должность, а после этого сотрудник уже уволился, и в книжке стоит запись об увольнении. Как исправить эту ошибку?

Рассмотрев этот вопрос, специалисты приходят к следующему выводу:

1. Аннулировать запись об увольнении нельзя;
2. После записи об увольнении необходимо внести пропущенную запись о переводе, указав в графе 2 дату фактического перевода.
3. Затем нужно заново внести запись об увольнении (с новой датой, если работник фактически продолжал работать, или с той же датой, если это техническая ошибка).
4. Все внесенные изменения должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).

Помните, что за пару минут видео в мини-курсах по кадровому делу подробно разбирают, как перевести работника на другую должность, какие для этого есть ограничения и как правильно оформить это документально. Однако при реальных ошибках лучше руководствоваться актуальными правовыми актами.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная: работаем параллельно

Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). Значит ли это, что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда? Нет.

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа, но бумажная книжка продолжает действовать для тех, кто сохранил за ней право.

Многие сотрудники, когда на работе предложили перейти на ЭТК, обрадовались: в XXI веке живем, кругом цифровизация, зачем лишняя бумага? Однако важно помнить о преемственности:

• Если работник сохранил бумажную книжку, работодатель обязан дублировать записи и в бумажный бланк, и в электронный отчет (ЕФС-1).
• В 2025 году вступили в силу поправки к отчету ЕФС-1. Сдавать ЕФС-1 — обязанность каждого работодателя. Поэтому изменения в нем имеют критическое значение для кадровиков.

Связь с отчетностью (СЗВ-ТД и ЕФС-1)

Переход на электронный учет потребовал от работодателей подачи отчетов. Обнаружено, что при переходе в 2021 году на подачу СЗВ-ТД, в конце 2020 г. были поданы данные о сотрудниках и их местах работы и ведении трудовых книжек. Сейчас эти данные интегрированы в единую форму ЕФС-1. Если вы принимаете работника с бумажной трудовой книжкой, вы обязаны подавать о нем отчетность в Социальный фонд России.

Основные правила заполнения

Чтобы избежать ошибок при заполнении бумажной трудовой книжки, соблюдайте следующие правила:

1. Чернила: Записи производятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. Скоросшиватели и карандаши запрещены.
2. Без сокращений: Все слова пишутся полностью (нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
3. Нумерация: Графа 1 («Запись №») должна иметь сквозную нумерацию в пределах соответствующего раздела.
4. Исправление ошибок: Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» нельзя. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с пометкой «Запись за номером таким-то недействительна».

Заполнить трудовую книжку можно, но делать это должен исключительно уполномоченный представитель работодателя с соблюдением всех строгих правил трудового законодательства. Наличие электронных систем учета не отменяет ответственности за ведение бумажного документа для тех сотрудников, которые за ним сохранились.

Внимательность при внесении записей, своевременное оформление вкладышей и корректное исправление пропущенных записей, залог того, что стаж работника будет учтен корректно, а работодатель избежит штрафов от трудовой инспекции.