В современной практике ведения кадровой документации важно понимать, какие сведения о работнике и его трудовой деятельности фиксируются в трудовой книжке. Ниже подробно рассматривается порядок заполнения, изменения и особенности ведения трудовых записей.
Виды сведений, вносящихся в трудовую книжку
Сведения, которые могут быть записаны в трудовую книжку, делятся на два основных типа:
- О работе – информация о местах работы, должностях, периодах занятости, переводах, увольнениях.
- О работнике – данные о личности: ФИО, дата рождения, место рождения, сведения о семье (при необходимости), образование, военный учёт и т.д.
Сведения о работе
В эту категорию входят:
- Приём на работу (дата, место, должность, основной трудозанятый договор).
- Переводы на другую постоянную работу.
- Увольнение (дата, основание, реквизиты приказа);
- Изменения в трудовом статусе (частичная занятость, совмещение).
Сведения о работнике
К ним относятся:
- ФИО (фамилия, имя, отчество).
- Дата и место рождения.
- Гражданство.
- Образование и квалификация.
- Сведения о военной службе (при наличии).
- Награды и отличия, полученные за трудовые заслуги.
Порядок внесения изменений и дополнений
Изменения в трудовую книжку вносятся по следующей схеме:
- Подготовка документа – составляется приказ или иное служебное решение, регламентирующее изменение.
- Указание даты – в записи указывается дата события и дата записи.
- Заполнение реквизитов – вносятся сведения о месте работы, должности, основании увольнения и т.д.
- Подпись ответственного лица – после подписания приказа ответственное лицо вносит запись в книжку.
- Оформление вкладыша (если требуется) – в случае существенных изменений оформляется отдельный документ‑вкладыш.
При работе с электронным документооборотом данные автоматически передаются в Пенсионный фонд и другие контролирующие органы.
Электронная vs бумажная форма
С 2021 года для новых сотрудников вводятся электронные трудовые книжки. Это значит, что:
- Бумажные формы заполняются только при выдаче дубликата или вкладыша.
- Все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронной базе данных.
- Преимущества электронного формата:
- Быстрый доступ к информации.
- Снижение риска потери или порчи документа.
- Автоматическая передача данных в Пенсионный фонд.
- Недостатки:
- Необходимость обеспечения доступа к цифровой системе.
- Зависимость от технических сбоев.
Что фиксируется в разделе «Сведения о награждении за трудовые заслуги»
В соответствии с пунктом 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек в книжку вносятся сведения о:
- Похвалах, благодарностях, дипломах.
- Поощрениях (премии, денежные выплаты).
- Почетных грамотах и других официальных наградах.
Вопрос о необходимости внесения записи о выдаче почетной грамоты рассматривался в письме Минтруда России от (№ 14‑1). Согласно разъяснению, такие сведения могут фиксироваться, но не являются обязательными.
Как использовать информацию из трудовой книжки
Трудовая книжка служит подтверждением:
- Опыта работы для расчёта заработной платы, премирования.
- Стажа для назначения пенсии, соцвыплат.
- Прав на льготы и компенсации.
Если книжка утеряна, её можно восстановить, предоставив в HR‑отдел копию приказа о приёме на работу и другие подтверждающие документы.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вносить сведения о прохождении военной службы? – Да, такие сведения фиксируются в книжке, если они имеют отношение к трудовому статусу.
- Стоит ли вносить запись о выдаче грамоты за достижения в спорте? – Это необязательно, но может быть сделано по желанию организации.
- Как оформить исправление ошибки в уже записанных данных? – Делается запись об исправлении с указанием даты, причины и подписью ответственного лица.
В трудовую книжку вносятся комплексные сведения как о работе, так и о самом работнике. Правильное оформление и своевременное внесение изменений позволяют:
- Подтвердить опыт и стаж сотрудника.
- Обеспечить юридическую корректность кадровых документов.
- Упростить расчёт пенсионных и соцвыплат.
- Сократить административные ошибки.
Понимание требований к заполнению трудовых книжек помогает как работодателям, так и сотрудникам соблюдать нормы Трудового кодекса и избегать недоразумений.