Вопрос о необходимости ведения трудовой книжки остается одним из самых актуальных как для работодателей‚ так и для сотрудников. С переходом на электронный формат учета стажа появилось множество нюансов: нужно ли дублировать записи‚ что делать с новыми сотрудниками и как быть с совместительством? В этой статье мы подробно разберем все правила и исключения‚ актуальные на сегодняшний день.
Общие обязанности работодателя
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ в случае‚ когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это правило действует за исключением работодателей — физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Изменения‚ внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ‚ также обязали работодателей — индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки на своих работников. Таким образом‚ у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые книжки тех сотрудников‚ которые не отказались от их бумажного варианта.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и её сосуществование с бумажной
В соответствии с законом от № 439-ФЗ‚ до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том‚ в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Что произошло дальше?
- Если сотрудник сохранил бумажную трудовую: Работодатель обязан вести её параллельно с электронной. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также и в бумажную версию.
- Если сотрудник не подал заявление в течение 2020 года: Несмотря на то‚ что он трудоустроен‚ работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
- Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК: Работодатель делает закрывающую запись в бумажной книжке (о том‚ что сотрудник перешел на электронный учет) и выдает документ на руки работнику. В дальнейшем сведения ведутся только в электронном виде.
Что делать‚ если работник принес бумажную трудовую с закрывающей записью?
При трудоустройстве сотрудник может предъявить работодателю бумажную трудовую книжку‚ в которой последняя запись — об увольнении с предыдущего места работы или о переходе на ЭТК. В таком случае документ остается у работника‚ и никаких сведений туда вносить не нужно. Важно именно убедиться в наличии или отсутствии закрывающей записи. Если она есть‚ работодатель может вести только электронную трудовую книжку.
Первое трудоустройство в 2026 году: нужна ли бумажная книжка?
Теперь разберемся‚ нужна ли бумажная трудовая книжка‚ если сотрудник трудоустраивается на работу в 2026 году впервые.
Ответ однозначный: бумажную трудовую книжку не оформляют. Если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года‚ сразу оформляйте такому работнику электронный документ. Информация о его трудовой деятельности должна вестись только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от № 14-2/В-136). Бумажная книжка нужна только в том случае‚ если у сотрудника по какой-то причине нет электронной.
Особенности перевода на ЭТК уже работающего сотрудника
Специалисты сайта Онлайнинспекция.рф разъясняют важный нюанс: соискатель‚ еще не принятый на работу‚ не является сотрудником организации. Поэтому‚ если новый работник хочет сразу перейти на ЭТК‚ работодателю сначала нужно принять его на работу‚ сделать пометку в бумажной трудовой книжке (о приеме)‚ а затем уже принять заявление о переводе на электронную трудовую книжку.
Работа по совместительству
Работа по совместительству не является основной‚ поэтому работодатель по совместительству не обязан вести трудовую книжку сотруднику. Однако у работника есть право внести сведения о такой работе в свой основной документ.
Для этого сотрудник должен взять справку с места работы по совместительству и принести её своему основному работодателю. Основной работодатель на основании полученных данных сделает запись в трудовой книжке. Причем‚ принести такое письмо можно в любое время: как в период работы по совместительству‚ так и после увольнения с места дополнительного заработка.
Трудовые книжки старого образца (до 2004 года)
Если трудовая книжка вашего работника была заведена до ‚ необходимо вносить записи именно в нее‚ а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме. Это делается при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе». Когда свободное место закончится‚ следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку.
Учет трудовых книжек в организации
Помимо ведения самих книжек‚ закон требует их правильного учета. С целью учета трудовых книжек‚ а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее‚ работодатель обязан вести:
- Книгу учета движения трудовых книжек;
- Книгу по учету бланков трудовой книжки.
Обратите внимание: вести эти книги учета нужно только на бумажном носителе. Об этом разъяснил Минтруд в своем письме от № 14-6/ООГ-6245.
Краткие итоги
- В привычном понимании трудовые книжки больше вести не нужно только тем‚ кто перешел на ЭТК или устраивается на работу впервые после . Для них сведения заменены отчетами в СФР по форме ЕФС-1.
- Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой‚ работодатель обязан вести обе версии параллельно.
- При приеме на работу впервые в 2026 году оформляется только электронная трудовая книжка.
- Записи о совместительстве вносит основной работодатель на основании справки от дополнительного работодателя.
- Журналы учета трудовых книжек ведутся исключительно на бумаге.
Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать штрафов и претензий со стороны трудовой инспекции‚ а работнику — сохранить непрерывный и подтвержденный трудовой стаж.