Дата публикации: 22 мая 2026 года

Правовые основы ведения трудовой книжки

Нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки

Основные положения о трудовой книжке закреплены в следующих нормативных документах:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
   • Статья 66 — определяет статус трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности
   • Статья 65 — перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора
   • Статья 81 — основания прекращения трудового договора
2. Постановление Правительства РФ от № 225: Утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек
3. Постановление Минтруда РФ от № 69: Устанавливает Инструкцию по заполнению трудовых книжек
4. Федеральный закон от № 439-ФЗ: Вводит электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2020 года
5. Приказ Минтруда РФ от № 320н: Утверждает новую форму электронной трудовой книжки

Юридическая сила трудовой книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка:

• Является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже
• Подтверждает стаж работы для назначения пенсии
• Используется при оформлении пособий и льгот
• Может быть истребована при проверках трудовой инспекции

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые правила с 2020 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая:

• Формируется работодателем в электронном виде
• Хранится в Пенсионном фонде России (ПФР)
• Доступна работнику через личный кабинет на портале госуслуг
• Может быть распечатана при необходимости

Кто ведет электронные трудовые книжки?

Согласно ФЗ № 439-ФЗ, ведение ЭТК обязательно для:

• Всех работодателей с 1 января 2020 года
• Сотрудников, проработавших у работодателя не менее 5 дней
• Новых сотрудников, принятых на работу после 1 января 2020 года

Для сотрудников, работающих до 2020 года, ведение бумажных трудовых книжек продолжается до их увольнения, если они не подали заявление о переходе на ЭТК.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Работник может подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой деятельности в электронном виде. В этом случае:

1. Работодатель прекращает ведение бумажной трудовой книжки
2. Все записи о трудовой деятельности вносятся в ЭТК
3. Работник получает доступ к своей ЭТК через портал госуслуг

Важно! Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.

Правила заполнения и ведения трудовой книжки

Основные требования к заполнению

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила (п. 11 Правил ведения трудовых книжек):

• Не допускаются сокращения (например, «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»)
• Записи делаются ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета
• Исправления вносятся зачеркиванием и написанием правильной записи выше или на полях
• Не допускаются подчистки, помарки и неоговоренные исправления
• Все записи должны быть четкими и разборчивыми

Что записывать в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (п. 4 Правил ведения трудовых книжек):

1. Сведения о работнике:
   • Фамилия, имя, отчество
   • Дата рождения
   • Образование
   • Профессия и специальность
2. Сведения о работе:
   • Прием на работу
   • Перевод на другую работу
   • Увольнение
   • Награждения и поощрения
3. Сведения о награждениях и поощрениях

Как оформлять записи?

Записи в трудовой книжке оформляются в следующем порядке:

Что делать, если закончились страницы?

Если в трудовой книжке закончились страницы для внесения записей, необходимо:

1. Приобрести вкладыш в трудовую книжку (форма Т-2)
2. Вшить вкладыш в трудовую книжку
3. На вкладыше указать:
   • Серию и номер трудовой книжки
   • Данные работника
   • Записи о работе
4. Если нет штампа, серию и номер вкладыша можно указать вручную

Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших у него не менее 5 дней
• Обеспечивать сохранность трудовых книжек
• Вносить записи о трудовой деятельности в установленные сроки
• Выдавать трудовую книжку работнику при увольнении
• Своевременно передавать сведения в ПФР (для ЭТК)

Ответственность за нарушения

За нарушения правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной: Штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Дисциплинарной: Замечание, выговор, увольнение
• Материальной: Возмещение ущерба, причиненного работнику

Часто задаваемые вопросы

Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении трудовой книжки
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры, справки, приказы)
3. Работодатель на основании имеющихся документов восстановит трудовую книжку

Можно ли работать без трудовой книжки?

Нет, работать без трудовой книжки нельзя. Трудовая книжка является обязательным документом, подтверждающим трудовой стаж.

Можно ли внести изменения в трудовую книжку после увольнения?

Нет, после увольнения внесение изменений в трудовую книжку не допускается. Все записи должны быть внесены до даты увольнения.

Можно ли вести только электронную трудовую книжку?

Да, можно. С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки, но бумажные аналоги сохраняют свою юридическую силу до тех пор, пока работник не подал заявление о переходе на ЭТК.

Трудовая книжка — это важнейший документ, который подтверждает трудовой стаж работника и используется при назначении пенсий, пособий и льгот. С 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки, но бумажные аналоги сохраняют свою юридическую силу.

Работодатель обязан соблюдать все правила ведения и заполнения трудовой книжки, а работник должен следить за правильностью внесенных записей. В случае ошибок или утери трудовой книжки необходимо своевременно принимать меры по их устранению.

Помните! Трудовая книжка — это не просто формальность, а важный документ, от которого зависит ваше будущее.