Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) возникло множество вопросов о том‚ какой именно вариант считается действительным‚ как долго хранится и действует копия‚ а также какие требования предъявляются к её оформлению и заверению. В данной статье подробно рассмотрены все аспекты действительности трудовой книжки в современном российском законодательстве.

Что такое трудовая книжка

Согласно статье 66 ТК РФ‚ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она содержит сведения о:

• приёме на работу;
• переводах на другую постоянную работу;
• увольнении;
• основаниях прекращения трудового договора;
• награждениях за успехи в работе.

Трудовая книжка может вестись в двух формах:

1. бумажная трудовая книжка (традиционный вариант на бумажном носителе);
2. электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог‚ хранящийся в информационной базе Социального фонда России (СФР).

Бумажная трудовая книжка: срок действия и хранение

Срок действия самой книжки

Бумажная трудовая книжка не имеет ограничения срока действия – она остаётся действительной до момента её замены на электронную форму или до момента‚ когда работник прекращает трудовую деятельность и получает её на руки при увольнении.

Хранение у работодателя

Согласно законодательству‚ работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него более пяти дней‚ если работа является для работника основной. Книжка хранится у работодателя (или у уполномоченного лица – кадровика‚ специалиста отдела кадров) и выдаётся сотруднику только:

• при увольнении;
• по письменному заявлению работника для целей обязательного социального страхования (в этом случае выдача осуществляется не позднее трёх рабочих дней с дня подачи заявления).

Срок действия копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки‚ заверенная работодателем‚ принимается всеми инстанциями‚ за исключением Пенсионного фонда (который работает непосредственно с оригиналом или ЭТК). На практике:

• Банки и другие финансовые организации обычно принимают копию‚ действительную до 30 дней с даты её выдачи;
• Некоторые организации могут устанавливать собственный срок (например‚ 10 дней)‚ но это должно быть оговорено внутренними нормативными актами;
• Для подтверждения трудовой деятельности в государственных органах (например‚ при получении пособий) часто требуется оригинал или заверенная копия‚ не старше 10 дней.

Важно: заверение копии осуществляет специалист отдела кадров или иное уполномоченное лицо‚ имеющее право подписи документов по кадрам.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности и срок действия

Что такое ЭТК

С 1 января 2020 года в России ведётся электронная трудовая книжка. Информация о трудовой деятельности с этой даты фиксируется в ЭТК в полном объёме‚ а данные за период до хранятся в сокращённом виде (с учётом сведений из бумажных книжек и баз СФР).

Доступ к ЭТК

Работник может получить выписку из ЭТК:

• через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• в Многофункциональном центре (МФЦ);
• в клиентской службе Социального фонда России.

Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал бумажной трудовой книжки.

Срок действия выписки из ЭТК

Выписка из ЭТК‚ полученная в электронном виде и заверенная электронной подписью СФР‚ считается действительной бессрочно до момента внесения изменений в трудовую деятельность (новый приём‚ перевод‚ увольнение). Однако многие организации (банки‚ нотариусы) устанавливают свой срок принятия такой выписки‚ обычно от 10 до 30 дней‚ поэтому рекомендуется уточнять требования конкретного получателя.

Когда бумажная книжка больше не ведётся

Если у работника есть бумажная трудовая книжка по предыдущей деятельности‚ но текущая работа ведётся в электронной форме‚ то:

• бумажная книжка хранится у работодателя (или у работника‚ если он её получил при увольнении) как архивный документ;
• сведения о текущей трудовой деятельности вносятся исключительно в ЭТК;
• при необходимости подтвердить общий стаж можно представить обе выписки: из бумажной книжки (заверенную копию) и из ЭТК.

Копия трудовой книжки: порядок заверения и срок действия

Кто заверяет копию

По общему правилу заверением копий трудовой книжки занимаются специалисты отдела кадров (кадровик‚ ответственный за ведение трудовых книжек). В небольших организациях эту функцию может выполнять директор или уполномоченное лицо‚ указанное в локальном нормативном акте.

Как оформляется заверение

На копии ставится отметка:

«Копия верна»‚
должность‚
Ф.И;О. заверяющего‚
подпись‚
дата‚
печать организации (если есть);

Если копия заверяется электронным способом (например‚ сканированная копия с электронной подписью)‚ то используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица.

Срок действия заверенной копии

Как уже отмечалось‚ большинство банков и финансовых организаций принимают заверенную копию‚ действительную не более 30 дней с даты выдачи. Некоторые государственные органы могут требовать копию не старше 10 дней. Поэтому перед подачей документов рекомендуется уточнить требуемый срок у конкретного получателя.

Что делать‚ если срок копии истёк

В этом случае работник должен:

1. подать письменное заявление работодателю о выдаче (или повторной выдаче) трудовой книжки или её заверенной копии;
2. получить документ в течение трёх рабочих дней (по ТК РФ);
3. представить актуальную копию получателю.

Когда требуется подтверждение трудовой деятельности

Подтверждение трудовой деятельности (трудовой стажа) может понадобиться в следующих ситуациях:

• при оформлении кредита или ипотеки в банке;
• при получении государственных пособий и выплат (например‚ пособие по безработице‚ материнский капитал);
• при назначении пенсии (в Пенсионном фонде требуется оригинал трудовой книжки или выписка из ЭТК);
• при трудоустройстве на новую работу (новый работодатель может запросить копию для проверки стажа);
• при оформлении визы или разрешения на работу за границей;
• при судебных спорах‚ связанных с трудовыми отношениями.

В каждом случае важно уточнить‚ какой именно документ принимается: оригинал трудовой книжки‚ заверенная копия‚ выписка из ЭТК или их комбинация.

Особенности для разных категорий работников

Студенты и специалисты без официального опыта работы

Если работник никогда ранее не был официально трудоустроен‚ у него может не быть трудовой книжки. В этом случае при приёме на работу достаточно:

• паспорта;
• СНИЛС;
• ИНН;
• документов об образовании (диплом‚ аттестат);
• трудового договора и приказа о приёме.

Трудовая книжка будет заведена работодателем после пяти дней работы‚ если работа является основной.

Работники‚ совмещающие несколько должностей

Для каждого места работы‚ где трудовая деятельность является основной и продолжительностью более пяти дней‚ ведётся отдельная трудовая книжка (или отдельный раздел в ЭТК). При необходимости подтвердить общий стаж предоставляются выписки из всех источников.

Работники‚ уволенные по соглашению сторон или по инициативе работника

При увольнении работнику на руки выдаётся оригинал трудовой книжки (или выписка из ЭТК) под расписку. Если работник нуждается в копии для дальнейшего трудоустройства‚ он может запросить её у бывшего работодателя в течение трёх рабочих дней.

Итак‚ ответ на вопрос «Какая действительна трудовая книжка» зависит от контекста:

1. Оригинальная бумажная трудовая книжка действительна бессрочно‚ пока не заменена на электронную форму или не выдана работнику при увольнении.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) также действительна бессрочно; выписка из неё имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал.
3. Заверенная копия трудовой книжки принимается в большинстве случаев в течение 10–30 дней с даты выдачи; точный срок уточняется у конкретного получателя (банк‚ государственный орган и т.д.).
4. Для подтверждения трудовой деятельности необходимо предварительно уточнить требования организации‚ в которую подаются документы‚ и при необходимости запросить актуальную копию или выписку из ЭТК.

Соблюдение этих правил позволит избежать задержек при оформлении кредитов‚ пособий‚ пенсии и при трудоустройстве‚ а также обеспечит законность и прозрачность трудовых отношений;