Трудовая книжка (или её электронный аналог) остаётся основным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы сотрудника․ Несмотря на активную цифровизацию, в ряде ситуаций работодатель всё ещё может потребовать предъявления бумажного варианта или запрашивать сведения из электронной трудовой книжки (ЭТК)․ В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок действий и особенности предъявления трудовой книжки в текущем законодательном контексте․
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66) – обязывает работника предъявлять трудовую книжку при приёме на работу, а также при переводе на другую работу внутри организации․
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н – регламентирует ведение трудовых книжек (бумажных и электронных) и порядок их предоставления работодателю․
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – вводит ЭТК и определяет сроки перехода на электронный формат․
- Постановление Правительства РФ от № 1845 – устанавливает завершение переходного периода по внедрению ЭТК с 1 января 2026 года․
Когда работодатель может потребовать трудовую книжку?
Согласно ст․ 66 ТК РФ, предъявление трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- Приём на работу – новый сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий его трудовой стаж, для внесения записей о приёме․
- Перевод на другую работу внутри организации – при изменении должности, структурного подразделения или условий труда․
- Увольнение – работник получает трудовую книжку с записью об увольнении; при последующем трудоустройстве новый работодатель потребует её для подтверждения стажа․
- Назначение выплат, связанных со стажем – например, для расчёта больничного, декретного отпуска или пенсии․
Бумажная трудовая книжка vs․ электронная трудовая книжка (ЭТК)
Бумажная трудовая книжка
Традиционный документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу․ Содержит последовательные записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и других значимых событиях трудовой деятельности․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Ведёться в единой государственной информационной системе Социального фонда России (СФР)․ Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги или через мобильное приложение СФР․ Основные преимущества:
- Отсутствие риска потери или повреждения документа;
- Мгновенная выгрузка сведений о стаже для любого работодателя;
- Автоматическая передача данных в СФР для начисления пенсии и пособий․
Что выбрать в 2026 году?
С 1 января 2026 года переходный период завершён, и все newly‑hired сотрудники должны иметь ЭТК․ Однако:
- Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, её можно продолжать использовать до момента её заполнения или до момента, когда работник решит перейти на ЭТК;
- Работодатель обязан принимать сведения из ЭТК в электронном виде и не может требовать бумажную копию, если сотрудник предоставил выписку из ЭТК, заверенную электронной подписью СФР․
Порядок предъявления трудовой книжки работодателю
- Подготовка документа – убедиться, что все записи актуальны, подписи и печати присутствуют (для бумажной книжки) либо получить выписку из ЭТК через личный кабинет Госуслуг․
- Передача документа – при приёме на работу сотрудник передаёт трудовую книжку (или выписку) кадровому специалисту или непосредственному руководителю․
- Внесение записей – кадровая служба делает запись о приёме (или переводе) в трудовую книжку и ставит свою печать и подпись․ При работе с ЭТК запись формируется автоматически в системе СФР после подтверждения работодателем факта приёма․
- Возврат документа – после внесения записей трудовая книжка возвращается сотруднику (или остаётся в электронном виде в его личном кабинете)․
Особенности для отдельных категорий работников
Иностранные граждане
Для граждан иностранных государств, работающих в России по патенту или разрешению на работу, трудовая книжка может отсутствовать․ В этом случае работодатель обязан запросить сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р или СТД‑ПФР) из Социального фонда России, которые подтверждают периоды занятости и используются для расчёта стажа, больничного и пенсии․
Работники с совмещением
При совмещении должностей трудовая книжка ведётся по основному месту работы․ По совместительству сведения о работе передаются в форму СТД‑Р, которую работник предоставляет второму работодателю по требованию․
Работники, потерявшие трудовую книжку
В случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки сотрудник должен:
- Обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче дубликата (ст․ 65 ТК РФ);
- Если дубликат невозможно получить, подать заявление в Социальный фонд России о восстановлении трудового стажа на основании архивных данных и справок от предыдущих работодателей;
- После восстановления получить выписку из ЭТК, которая будет иметь юридическую силу аналогично бумажной книжке․
Последствия непредъявления трудовой книжки
Отказ сотрудника предоставить трудовую книжку (или соответствующие сведения из ЭТК) может привести к следующему:
- Отказ в приёме на работу – работодатель имеет право не оформить трудовой договор без подтверждения трудового стажа;
- Задержка начисления выплат, связанных со стажем (больничное, декретное, пенсия);
- Возможные штрафы для работодателя за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте свою трудовую книжку – убедитесь, что все записи сделаны корректно и подписаны․
- Переходите на ЭТК заблаговременно – даже если у вас есть бумажная книжка, заведите личный кабинет на Госуслугах и привяжите её к ЭТК, чтобы иметь резервный вариант․
- Храните копии важных справок – выписки из ЭТК, СТД‑Р, справки о заработке могут пригодиться при восстановлении стажа․
- Информируйте нового работодателя о предпочтительном формате – если вы предпочитаете электронный формат, укажите это в сопроводительном письме или при собеседовании․
- При утере документа действуйте быстро – запрос дубликата или восстановление через СФР занимает от нескольких дней до двух недель․
Предъявление трудовой книжки работодателю остаётся важной процедурой, подтверждающей трудовой стаж и обеспечивающей корректное начисление социальных выплат․ С завершением переходного периода к электронным трудовым книжкам в 2026 году процесс стал более прозрачным и менее подверженным рискам потери документа․ Однако знание норм ТК РФ, приказов Минтруда и порядка взаимодействия с Социальным фондом России позволяет работнику и работодателю избежать недоразумений и обеспечить соблюдение трудовых прав․
Следуйте рекомендациям, держите свои трудовые документы в актуальном состоянии и уверенно предъявляйте их при каждом новом этапе своей профессиональной карьеры․