Трудовая книжка (или её электронный аналог) является официальным документом, фиксирующим трудовую деятельность работника. Помимо сведений о приёме, переводе и увольнении, в неё вносятся данные о наградах, поощрениях и других формах признания трудовых заслуг. Эти записи важны как для самого сотрудника (подтверждение квалификации и достижений), так и для работодателя (учёт мотивационных мероприятий, соблюдение трудового законодательства).
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 65.1);
- Федеральный закон «О трудовых книжках» от № 197‑ФЗ;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и хранении их копий»;
- Приказ Минтруда России от № 567н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (в редакции, действующей с ).
Какие сведения о награждении и поощрении вносятся в трудовую книжку
Согласно действующим нормативным актам, в трудовую книжку записываются следующие данные:
- Наименование награды или поощрения (орден, медаль, знак отличия, благодарность, грамота, премия и т.п.).
- Дата награждения (день, месяц, год).
- Основание награждения – номер и дата приказа, распоряжения, постановления или иного нормативного акта, на основании которого совершено награждение.
- Наименование организации, выдавшей награду (федеральный орган исполнительной власти, субъект РФ, ведомство, предприятие и т.д.).
- Краткое описание заслуг, за которые награждение произведено (например, «за высокие показатели в выполнении производственного плана», «за вклад в развитие инновационных технологий»).
- Форма поощрения (если речь о премиях, надбавках, объявлении благодарности и т.п.).
Пример записи в бумажную трудовую книжку
2025 г. 15 марта – Награждён орденом «За заслуги перед Отечеством» IV степени (Приказ Минобороны РФ № 123‑к от ) – за выдающийся вклад в обеспечение обороны государства.
В электронной трудовой книжке (ЭТК) такая же информация фиксируется в соответствующем разделе «Награды и поощрения» в виде структурированных полей, что облегчает поиск и анализ данных.
Особенности внесения сведений в электронную трудовую книжку (с )
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению ЭТК. При работе с электронным форматом необходимо учитывать следующее:
- Все поля заполняются в соответствии с утверждённой схемой XML/JSON, предусмотренной приказом Минтруда.
- Дата награждения указывается в формате
ГГГГ‑ММ‑ДД. - Основание награждения хранится как ссылка на электронный документ (приказ, распоряжение) в системе документооборота организации.
- При наличии нескольких наград за один период каждая запись формируется отдельным элементом.
- Данные о наградах доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» и могут быть выгружены в виде выписки.
Рекомендации по оформлению записей
- Проверяйте точность наименования награды и её степени (если applicable).
- Указывайте полный номер и дату основания награждения – это упрощает последующую проверку.
- Если награждение носит коллективный характер (например, благодарность коллективу), в трудовой книжке делается запись о поощрении конкретного сотрудника в составе коллектива.
- При переходе на ЭТК сохраняйте скан‑копии бумажных записей на случай технических сбоев.
- Регулярно обновляйте сведения в электронной системе, чтобы избежать расхождений между бумажным и электронным вариантами.
Внесение сведений о награждении и поощрении за трудовые заслуги в трудовую книжку – это не только формальность, но и важный инструмент документирования профессионального роста сотрудника. Правильное оформление таких записей обеспечивает прозрачность трудовой истории, упрощает подтверждение квалификации при приёме на новую работу и способствует повышению мотивации работников за счёт публичного признания их достижений. С учётом перехода на электронные трудовые книжки с 2026 года особое внимание следует уделять соблюдению установленных форматов и своевременному обновлению данных в информационных системах кадрового учёта.