Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При приеме на работу сотрудник передает её работодателю, и с этого момента наступает ответственность компании за сохранность документа. Фраза «трудовая книжка хранится в личном деле» часто используется в кадровом делопроизводстве, однако за ней скрывается целый ряд строгих правил и законодательных норм, которые должен знать каждый работодатель и кадровик.

Что такое личное дело и можно ли хранить в нем трудовую книжку?

Для начала важно разобраться в терминологии. Личное дело работника — это комплекс документов, содержащих сведения о сотруднике, его биографию, квалификацию, а также факты его профессиональной деятельности в данной организации. В личное дело подшиваются:

• Заявление о приеме на работу
• Копии паспорта, СНИЛС, ИНН
• Копии документов об образовании
• Приказы о переводах, поощрениях и увольнениях
• Характеристики и аттестационные листы

Согласно российскому законодательству, оригинал трудовой книжки не подшивается в само личное дело (в подшивку). Трудовые книжки должны храниться отдельно, в специальных сейфах, металлических шкафах или несгораемых кассах. Однако на практике под фразой «хранится в личном деле» чаще всего понимают следующее:

1. Физическое соседство: папки с личными делами и ячейки с трудовыми книжками хранятся в одном запирающемся шкафу.
2. Юридическая привязка: трудовая книжка учитывается в книге учета движения трудовых книжек, где ей присваивается номер, а сама книжка вкладывается в отдельный конверт или файл, который может располагаться в общей папке работника, но не прошивается вместе с остальными копиями.

Законодательные требования к хранению

Ведение и хранение трудовых книжек регламентируется Постановлением Правительства РФ от № 225 и Постановлением Минтруда России от № 69. Основные требования:

• Трудовые книжки и дубликаты должны храниться в организации в специальных несгораемых сейфах или шкафах.
• Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся отдельно от заполненных книжек.
• Работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• При увольнении работника оригинал трудовой книжки должен быть выдан ему на руки в день увольнения.

Переходный период: бумага и электронный формат

С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это существенно изменило правила хранения и учета. На сегодняшний день действует важнейшее правило:

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Это означает, что за сотрудником сохраняется право выбора. Если работник предпочел оставить бумажный формат, работодатель обязан:

1. Продолжать вести бумажную трудовую книжку по всем правилам.
2. Одновременно передавать сведения о его трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного фонда России (СФР).

Если же работник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки с соответствующей записью, и работодатель освобождается от ответственности за её хранение.

Ответственность работодателя

Утрата, порча или задержка выдачи трудовой книжки — это серьезное нарушение, которое влечет за собой:

• Материальную ответственность: работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Административную ответственность: штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц).
• Обязанность выдать дубликат: если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, он обязан оформить дубликат, собрав документы, подтверждающие стаж работника.

Рекомендации для кадровых служб

Чтобы избежать проблем и обеспечить сохранность документов, рекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Разделяйте хранение: не сшивайте оригинал трудовой книжки вместе с копиями документов из личного дела.
2. Используйте надежные сейфы: доступ к шкафам с трудовыми книжками должен быть строго ограничен.
3. Ведите книгу учета скрупулезно: каждая передача книжки (прием, выдача на время, выдача при увольнении) должна быть зафиксирована с подписями сторон.
4. Учитывайте статус ЭТК: заведите отдельный журнал или добавьте отметки в личные дела о том, кто из сотрудников перешел на электронный формат, а кто продолжает вести бумажный вариант.

Хотя в обиходе часто говорят, что «трудовая книжка хранится в личном деле», профессиональный кадровик должен помнить о строгих правилах ее физического хранения. Оригинал документа требует особой защиты и учета. Кроме того, в эпоху цифровизации критически важно учитывать статус сотрудника по отношению к электронной трудовой книжке. Помните: одновременное применение электронного и бумажного вариантов обязательно для тех, кто не отказался от бумажного носителя, и это двойная ответственность для работодателя, которую нельзя игнорировать.