Кратко о главном: для расчёта пенсионных прав ПФР использует сведения, внесённые в трудовую книжку. При оформлении пенсии обычно требуется предоставить копию этой книги (или выписку из электронной версии). Ниже – полное руководство, основанное на действующем законодательстве и практике кадровиков.
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника. Только записи, внесённые в неё, учитываются при расчёте страховых и накопительных пенсий (см. источник 1). Даже если в ПФР хранятся сведения о страховых взносах, без подтверждения из трудовой книжки они не могут быть использованы для начисления пенсии.
Ключевые сведения, которые фиксируются в книжке
- Дата начала и окончания каждого места работы;
- Наименование организации, её ИНН, ОКТМО;
- Должность, разряд, тарифная ставка;
- Сведения о периодах отпуска, командировок, увольнений.
Нормативно‑правовая база
С 2015 года (ФЗ № 216‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ», ФЗ «О страховых пенсиях», ФЗ «О накопительной пенсии») работодателю обязано выдавать трудовую книжку работнику, который оформляет пенсию. До 2014 года работодатель мог отказать без увольнения.
Основные нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑68) – порядок ведения и выдачи трудовых книжек.
- Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании» (ст. 31‑33) – необходимость подтверждения стажа.
- Приказ Минтруда РФ № 3н от «Об использовании электронной трудовой книжки».
Когда нужна копия трудовой книжки в ПФР?
Копия (или электронный документ) требуется в следующих случаях:
- Первичное оформление страховой пенсии.
- Перерасчёт пенсии (добавление недостающих периодов).
- Оформление накопительной пенсии при переходе с одного места работы на другое.
- Подтверждение стажа при получении льготных условий (например, досрочная пенсия по выслуге лет).
Если у вас уже есть электронная трудовая книжка (ЭТК), ПФР принимает её выписку в виде PDF‑файла, подписанного квалифицированной электронной подписью (см. источник 2).
Как оформить копию трудовой книжки?
Существует два способа получения копии:
Обычная (бумажная) трудовая книжка
- Подготовка заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать трудовую книжку для копирования. Пример текста (см. ниже).
- Подписание заявления. Руководитель ставит резолюцию «Выдать» и подпись.
- Выдача оригинала. Сотрудник получает книжку и подписывает расписку (указываются серия, номер, дата получения).
- Создание копии. В отделе кадров (или у сотрудника) делается фотокопия всех страниц, включая листы с записью о приёме и увольнении.
- Возврат оригинала. После копирования оригинал возвращается сотруднику, а расписка хранится в кадровом деле.
Пример заявления (свободная форма)
Заявление _______________________ (ФИО работника) на должность _______________________ к _______________________ (наименование организации) Прошу выдать мне трудовую книжку (серия ___, № ___) для предоставления копии в Пенсионный фонд РФ в целях оформления (указать тип пенсии). Обязуюсь вернуть оригинал в течение ___ дней и нести полную ответственность за его сохранность. _______________________ (подпись работника) «___» _______ 2026 г.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Войти в личный кабинет СФР с помощью Госуслуг.
- Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» → «Скачать выписку».
- Скачать PDF‑файл, подписать квалифицированной электронной подпись (КЭП) или предоставить без подписи, если ПФР принимает «неподписанные» выписки (уточнить в отделении).
- Распечатать копию (по желанию) и приложить к заявлению в ПФР.
Порядок выдачи оригинала и копии
Для снижения риска потери оригинала рекомендуется:
- Оформить заявление и расписку (см. пункт 4.1).
- Сделать фото‑ или скан‑копию всех страниц в присутствии ответственного лица.
- Хранить копию в личном деле сотрудника и в отдельном архиве отдела кадров.
- При необходимости предоставить копию в ПФР в течение 5 рабочих дней после получения заявления от работника.
Электронная трудовая книжка: плюсы и ограничения
ЭТК позволяет:
- Получать доступ к сведениям 24/7 через портал «Госуслуги».
- Избежать физического перемещения оригинала.
- Сократить время оформления пенсии (выписка генерируется автоматически).
Ограничения:
- Не все отделения ПФР принимают электронные выписки без подписи – уточняйте заранее.
- Требуется наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у работника или у представителя.
- При технических сбоях возможны задержки в получении выписки.
Ответственность сторон
Согласно ТК РФ и ФЗ «О страховых пенсиях»:
- Работодатель несёт ответственность за сохранность оригинала, пока он находится у работника, если в заявлении указано «передача ответственности». При утере оригинала работодатель обязан возместить стоимость книги (примерно 300–500 руб.) и компенсировать возможные штрафы.
- Работник обязан вернуть оригинал в установленный срок и несёт полную ответственность за его сохранность.
- Нарушение порядка выдачи может привести к административной ответственности (штрафы для юридических лиц – до 300 000 руб.)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отправить копию по почте? Да, если ПФР принимает документы в электронном виде (PDF) – достаточно отправить скан‑копию с подписью. При обычной бумажной форме копию следует передать лично или заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Нужна ли нотариальная заверка копии? Обычно нет. ПФР принимает обычные копии, подписанные работником и подтверждённые распиской. Нотариальная заверка может потребоваться только в случае спора о подлинности.
- Сколько времени занимает процесс? При наличии всех документов – от 1 до 3 рабочих дней. Электронная выписка доступна мгновенно.
- Что делать, если оригинал утерян? Работник обязан написать заявление о потере, а работодатель – оформить акт утраты и выдать новую трудовую книжку. ПФР может потребовать справку из организации о стаже.
Предоставление копии трудовой книжки в Пенсионный фонд – обязательный этап при оформлении любой пенсии. С 2015 года законодательство чётко регламентирует обязанность работодателя выдавать оригинал книги для копирования, а также фиксировать передачу ответственности через заявление и расписку.
Для ускорения процесса рекомендуется:
- Подготовить заявление заранее и уточнить у руководителя резолюцию «выдать».
- Сделать полную копию (или выписку из ЭТК) в присутствии ответственного лица.
- Сохранить оригинал в надёжном месте и вернуть его в срок.
- При возможности использовать электронную трудовую книжку – это экономит время и исключает риск потери оригинала.
Следуя описанному алгоритму, вы избежите задержек в получении пенсии и минимизируете юридические риски как для работника, так и для работодателя.
Дата актуализации: г.