Трудовая книжка и её вкладыш – официальные документы‚ подтверждающие трудовой стаж работника и его профессиональные квалификации. Их правильное ведение‚ хранение и перемещение регулируются федеральным законодательством‚ в частности Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н и Порядком № 40. Ниже приведена подробная инструкция‚ как работодателю правильно вести учет и хранить трудовые книжки и вкладыши.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт‚ регулирующий вопросы трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – устанавливает порядок ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Порядок № 40 «Учет и хранение трудовых книжек и их вкладышей» – конкретизирует обязанности работодателя и требования к документам.
- Письмо Минтруда от 5 июня 2021 г. (№ 123‑П) – уточняет требования к бумажному носителю и электронному учёту.
Обязанности работодателя
- Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки на бумажном носителе.
- Записывать в книгу каждый факт перемещения трудовых книжек и вкладышей: выдачу‚ возврат‚ хранение в архиве‚ отправку почтой и т.д.
- Обеспечивать сохранность трудовых книжек и вкладышей в течение всего срока их хранения.
- При увольнении сотрудника отправлять трудовую книжку почтой (если это предусмотрено договором) и фиксировать эту операцию в книге учета движения.
- Провести проверку достоверности данных в книге учета при проверках инспекторов Роструда.
Как вести книгу учета движения трудовых книжек
Книга должна быть оформлена в соответствии с требованиями Порядка № 40. В ней фиксируются:
- № и дата выдачи/получения трудовой книжки.
- ФИО сотрудника.
- Дата и место перемещения (выдача‚ возврат‚ хранение).
- Подпись лица‚ ответственного за перемещение.
- Краткое описание причины перемещения (например‚ «отправка почтой»).
При отправке трудовой книжки почтой необходимо:
- Записать в книгу дату отправки‚ адрес и способ доставки.
- Сохранить копию отправления (накладной‚ квитанции).
- После получения от сотрудника подтвердить факт получения и записать дату возврата.
Хранение трудовых книжек и вкладышей
Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в безопасном месте‚ защищённом от огня‚ влаги и несанкционированного доступа. Рекомендуется использовать:
- Секретные шкафы с замком.
- Местные архивы с ограниченным доступом.
- В случае крупного предприятия – специализированные архивные помещения с системами контроля температуры и влажности.
При хранении в архиве необходимо вести отдельный журнал‚ где фиксируется дата и место хранения‚ а также кто имеет доступ к документу.
Электронный учёт (опционально)
Согласно письму Минтруда от 5 июня 2021 г.‚ электронный учёт трудовых книжек возможен‚ но при этом бумажный носитель остаётся обязательным. Если вы решите использовать электронный формат‚ обязательно:
- Сохранять электронные копии в соответствии с требованиями безопасности (шифрование‚ резервное копирование).
- Обеспечить доступ только уполномоченным сотрудникам.
- Регулярно проверять целостность и актуальность данных.
Проверка инспекторов Роструда
Инспекторы могут запросить:
- Книгу учета движения трудовых книжек.
- Копии всех записей о перемещении.
- Документы‚ подтверждающие отправку и получение трудовых книжек почтой.
- Сведения о хранении и доступе к трудовым книжкам.
Нарушения могут повлечь за собой штрафы‚ а также негативно сказаться на репутации компании.
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте наличие всех трудовых книжек в архиве.
- Обучайте сотрудников‚ ответственных за выдачу и хранение‚ правилам работы с документами.
- Проводите периодические внутренние аудиты учёта трудовых книжек.
- Ведите дублирующие записи в электронном формате для быстрого доступа.
- Соблюдайте политики конфиденциальности и защиты персональных данных.
Правильный учет и хранение трудовых книжек и вкладышей – это не только соблюдение законодательства‚ но и гарантия прозрачности и доверия в отношениях с сотрудниками. Следуя рекомендациям‚ изложенным выше‚ вы минимизируете риски штрафов и обеспечите надёжную защиту важных кадровых документов.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям‚ не стесняйтесь обращаться к специалистам по трудовому праву или к инспекторам Роструда.