Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. В случае увольнения, перевода, а также при необходимости предоставить сведения о стаже, работнику могут понадобиться копии записей из трудовой книжки и других документов, связанных с работой (приказы о приёме, переводе, увольнении и т.п.). Данная статья подробно рассматривает правовые основания, порядок выдачи трудовой книжки и копий документов, а также предоставляет образцы заявлений.
Правовая база
Основным нормативным актом, регулирующим выдачу трудовой книжки и копий документов, является Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) (в редакции Федерального закона от № 439‑ФЗ). Ключевые положения статьи:
- Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).
- По письменному заявлению работника работодатель обязан в течение трёх дней со дня получения заявления выдать копии документов, связанных с работой (приказы о приёме, переводе, увольнении, изменения условий труда и др.).
- Копии документов должны быть заверены подписью и печатью работодателя (если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации).
- В случае отказа работника от получения оригинала трудовой книжки (например, при переходе на электронный вариант) работодатель обязан выдать заверенную копию в указанные сроки.
Эти нормы закреплены в Трудовом кодексе и подтверждаются практикой судов общей юрисдикции (см. решения, опубликованные в КонсультантПлюс).
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении
Когда трудовой договор заканчивается (по инициативе работника, работодателя или по соглашению сторон), работодатель обязан:
- Составить и подписать приказ об увольнении.
- Оформить запись в трудовой книжке (дата увольнения, основание, должность).
- В день увольнения (последний рабочий день) выдать работнику трудовую книжку.
- Если работник просит копию трудовой книжки (например, для подачи в Пенсионный фонд), он может подать письменное заявление – в этом случае копия выдаётся в течение 3 дней.
При переводе на другую должность или в другое подразделение
При переводе запись в трудовой книжке делается в тот же день, когда подписан приказ о переводе. Копию приказа и запись в книжке работник может получить по письменному заявлению в течение трёх дней.
При переходе на электронную трудовую книжку
С 2023 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). При переходе:
- Работодатель оформляет перевод записи в электронный реестр.
- Работнику предоставляется доступ к личному кабинету на портале Госуслуги или в системе ЭТК.
- Если работник требует бумажную копию, он подаёт заявление, и работодатель выдаёт заверенную копию в течение 3 дней.
Порядок выдачи копий документов, связанных с работой
Письменное заявление работника
Для получения копий документов работник обязан направить работодателю письменное заявление. В заявлении указываются:
- ФИО работника, должность, подразделение.
- Перечень требуемых документов (приказ о приёме, приказ о переводе, приказ об увольнении, копия трудовой книжки и т.д.).
- Причина (необязательно, но часто указывается, например, для подачи в Пенсионный фонд).
- Ссылка на статью 62 ТК РФ.
- Подпись и дата.
Сроки и форма выдачи
Работодатель обязан:
- Принять заявление и зарегистрировать его в кадровой документации.
- В течение трёх календарных дней подготовить заверенные копии.
- Выдать копии лично работнику или отправить их заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если копии выдаются в электронном виде (PDF), они также должны быть заверены электронной подписью работодателя.
Что считается «заверенной копией»?
Заверенная копия – это копия оригинального документа, на которой проставлена подпись ответственного лица (начальника отдела кадров, директора) и печать организации. При оформлении копии следует соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (оформление копий официальных документов).
Образцы заявлений
Заявление о выдаче трудовой книжки
Заявление
Работнику: ______________________ (ФИО)
Должность: ______________________
Подразделение: ______________________
Прошу выдать мне трудовую книжку в день увольнения (______) и, в случае необходимости, заверенную копию трудовой книжки.
Ссылка: ст. 62 ТК РФ.
Подпись: ____________
Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой
Заявление
Я, ______________________ (ФИО), паспорт: _______________, работающий(ая) в ______________________ (наименование организации) на должности ______________________, прошу выдать мне копии следующих документов, связанных с моей работой:Основание: ст. 62 ТК РФ.
- Приказ о приёме на работу от ____.__.____;
- Приказ о переводе на должность ____ от ____.__.____;
- Приказ об увольнении от ____.__.____;
- Копию трудовой книжки.
Подпись: ____________
Как оформить заверенную копию трудовой книжки
Для HR‑службы подготовлен простой чек‑лист:
- Сделать чистовую копию всех страниц трудовой книжки (включая ьный лист).
- Проверить, что копия полностью соответствует оригиналу (нет пропусков, размытости).
- На первой странице копии поставить отметку «Копия», подпись ответственного лица и печать организации.
- Если копия выдаётся в электронном виде – подписать PDF электронной подписью, указать дату и время подписи.
- Внести запись в реестр выдачи копий (журнал выдачи документов).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если работодатель не выдал копии в установленный срок?
Работник имеет право:
- Обратиться в трудовую инспекцию (Федеральная служба по труду и занятости).
- Подать иск в суд общей юрисдикции о принуждении работодателя к выдаче копий и возмещении морального вреда.
Можно ли получить копию трудовой книжки без письменного заявления?
Теоретически, работодатель может выдать копию по устному запросу, однако в случае спора отсутствие письменного подтверждения усложняет доказывание правомерности требования. Поэтому рекомендуется всегда подавать заявление в письменной форме.
Какие документы считаются «связанными с работой»?
К ним относятся:
- Приказы о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда.
- Трудовой договор и его дополнения.
- Справки о заработной плате, премиях, надбавках.
- Свидетельства о прохождении профессионального обучения и аттестации.
Нужно ли заверять копию трудовой книжки, если она выдаётся в электронном виде?
Да. Электронная копия должна быть подписана электронной подписью уполномоченного лица и иметь метку времени, что приравнивается к бумажному заверению.
Практические рекомендации для работодателей
- Создайте в отделе кадров шаблон заявления и регламент обработки запросов (приём, регистрация, выдача).
- Ведите журнал выдачи копий (дата, ФИО работника, список выданных документов, подпись ответственного).
- Обучайте персонал отдела кадров правилам оформления заверенных копий и работе с электронной подписью.
- При переходе на электронную трудовую книжку информируйте сотрудников о порядке получения бумажных копий.
Согласно статье 62 ТК РФ, работник имеет законное право получить трудовую книжку в день увольнения и заверенные копии всех документов, связанных с его трудовой деятельностью, в течение трех дней после подачи письменного заявления. Соблюдение сроков и правильное оформление копий – залог безконфликтных отношений между работодателем и сотрудником, а также важный элемент защиты прав работника.
При возникновении споров рекомендуется обращаться к юридическим специалистам и в органы по защите прав работников.
Дата актуализации статьи: